איך יוצרים ומשתמשים בחשבונית מס?
כל בעל עסק חדש צריך לדעת כי על פי פקודת מס הכנסה עליו להנפיק בקביעות מסמכים המעידים על הכנסותיו. אחד המסמכים העיקריים שמשמשים בישראל לצורך רישום ודיווח על עסקאות נקרא חשבוניות מס. נסביר בשורות הבאות מהי הדרך הכי נוחה להפיק כיום חשבוניות, איך יוצרים אותן, מהם האירועים המחייבים הפקת חשבונית ועוד.
יצירת חשבוניות בעבר
בעבר, כדי ליצור חשבוניות היו שתי אפשרויות. אפשרות אחת, ששימשה בעיקר עסקים קטנים, הייתה להדפיס בבית דפוס פנקס מיוחד, ובו שלושה עותקים של חשבונית הממוספרות בסדר רץ. בכל פעם שהיה צריך להפיק מסמך מהסוג הזה, בעל העסק או אחד העובדים היה צריך למלא את כל הפרטים הנדרשים בצורה ידנית, בעט. לעומת זאת, עסקים גדולים נהגו לרכוש תוכנה להפקת חשבוניות. התוכנה הזאת אפשרה הדפסה של מסמכי עסקה רצויים, בכל פעם שהדבר נדרש. מילוי הפרטים נעשה לרוב בעזרת המחשב או ידנית, לאחר הדפסת מסמך ריק. אולם, האינטרנט יצר מהפכה בנושא הזה, כך שכיום ישנה אפשרות שלישית שהולך ונעשית נפוצה במיוחד.
איך האינטרנט השפיע על יצירת חשבוניות?
כיום ניתן להפיק ולייצר חשבוניות בין רגע, בשיטת אונליין, באינטרנט. הפקת חשבוניות באינטרנט דומה מאוד לשימוש בתוכנות, אולם זהו פתרון יעיל, נוח ונגיש לא רק לעסקים גדולים וחברות אלא גם לעסקים קטנים ובינוניים. עלות השירות זולה מאוד ואיך צורך לרכוש תוכנות יקרות. פשוט מתחברים לתוכנה דרך מחשב או סמרטפון וממלאים את הפרטים הרצויים. והדבר אפילו החשוב יותר זה שלא צריך להדפיס שום דבר. את המסמך המוכן שולחים בצורת מייל, ישירות מהתוכנה המקוונת. המערכת יודעת למספר את החשבוניות כפי שמחויב וזה נעשה אוטומטית. בשיטה זו יש המון יתרונות. כבר לא חייבים לשמור העתקים ולתייק אותם. מסמכים לא הולכים לאיבוד. אם רוצים, עדיין ניתן להדפיס ולמסור ללקוח ידנית, אולם בדרך כלל אין צורך בכך.
אוהבים את הכתבה?
מוזמנים לנסות את המערכת שלנו!
חודש ראשון חינם
מתי יוצרים ומשתמשים בחשבונית?
כל מסמך, חשבונית דיגיטלית או קבלה, צריך לייצר ברגע שמתקיים אירוע של יצירת הכנסה לעסק. כאשר לקוח משלם את התמורה או מתחייב לשלם בעתיד (למשל על ידי מתן שיק, תשלום באשראי וכדומה), יש למסור לו את המסמך שמתאר את העסקה. השימוש נועד לכמה מטרות:
- לפרט ולתאר את פרטי העסקה שנעשתה בספרי העסק.
- לתת ללקוח תיעוד אמין של פרטי העסקה שנעשתה. יש לציין תאריך, פרטי עסקה, אופן התשלום, חתימת בעל העסק. החתימה יכולה להיות דיגיטלית, כלומר מונפקת אונליין ביחד עם המסמך ברגע הפקתו.
- למנוע העלמת מס והסתרת עסקאות, מתוך כוונה להתחמק מתשלום מס אמת.
- לציין את גובה המע"מ, מס ערך מוסך, שנכלל בעסקה. מאוחר יותר, צריך בעל העסק לחשב את המע"מ החודשי או הדו חודשי, ולהעביר אותו לרשות המיסים.
- המע"מ שנרשם בכל החשבוניות יחד, בכל חודש, מותר לקיזוז מול מס תשומות – כלומר המע"מ שבעל העסק שילם עבור הוצאות עסקיות.
- בסוף שנה, סיכום החשבוניות מאפשר לדווח על גובה ההכנסה השנתית לצורך קבלת שומה ממס הכנסה.
איך יודע בעל עסק האם להפיק חשבונית או קבלה?
תוכנות שמפיקות קבלות יכולות להפיק גם מסמכים אחרים כגון חשבונית עסקה, קבלה ועוד. לא כל עסק או עצמאי מורשה להוציא קבלה ויש כאלה שמפיקים קבלות. הכלל הוא כזה: עסק שמוגדר במע"מ כ"עוסק פטור" פטור מחובת חשבונית אבל חייב להפיק קבלה. עסק שמוגדר כ"עוסק מורשה" או חברות רשומות בעלות ח.פ (חברה פרטית) או חברה בע"מ, חייבים להפיק חשבונית מס על כל עסקה.
