למה צריך לשמור חשבוניות ולכמה זמן

עצמאים ובעלי עסקים נדרשים לשמור על סדר וארגון באופן קבוע בכל הקשור לניירת, לא רק לצורך הניהול השוטף אלא בייחוד בשל הצורך להעביר את החשבוניות לרשויות, בתום השנה. לכמה זמן נדרש לשמור על החשבונית ומה חשוב לדעת בנושא? על כך – במדריך המקוצר הבא.

מדוע נדרש לשמור חשבוניות של העסק?

שמירה על סדר וארגון מהווים את השלבים הבסיסים בתהליך של ניהול עסק, בין אם מדובר בעסק קטן ובוודאי כאשר בחברה. למעשה, רבים מבעלי העסקים נאלצים להתמודד לא פעם עם קשיים מול הרשויות בשל אובדן של חשבוניות, ובהתאם לכך נאלצים לשלם סכומי כסף גבוהים בשל חוסר מעקב אודות התשלומים השוטפים כמו גם נדרשים לטרטר את עצמם בחיפוש אחר הוכחות בנוגע לגובה ההכנסות. בשל כך, נדרש לשמור על חשבוניות למשך כשנה, ולארגן את המסמכים בקלסרים מסודרים, אותם יהיה קל לשלוף בעת הצורך.

חשבוניות – חלק בלתי נפרד מהניהול השוטף של בית העסק

כאמור, חשוב מאוד לשמור על החשבוניות שלכם למשך כשנה לכל הפחות, וזאת בשל הצורך להגיש את אותן חשבוניות בעבור דוח שנתי מס הכנסה. למעשה, דוח שנתי בעבור מס הכנסה כולל את כל החשבוניות מהספקים ומהלקוחות, כאשר במסגרת הגשת הדוח תידרשו לשלם מקדמות לביטוח לאומי ולמס הכנסה – בהתאם לגובה ההכנסות וההוצאות של אותה השנה. לכן, יש משקל אדיר לסדר ולארגון, כאשר היום ניתן באמצעות אמצעים דיגיטליים להתכונן להגשת הדוח, באופן נגיש וקל. חשוב מאוד ליצור קשר עם רואה חשבון בעל ניסיון והמלצות בתחום, וזאת בכדי שתוכלו לקבל ליווי מקצועי כמו גם פיקוח מצד רואה החשבון, כך שניתן יהיה לנהל את תהליך הנפקת המסמכים ובהתאם לכך תשלום או בקרה באופן המשקף סטנדרטים מקצועיים גבוהים, כפי שמצופה מכל בית עסק.

שמירה על סדר וארגון של מסמכים – כך תעשו זאת בצורה הטובה ביותר

על מנת לשמור על המסמכים ניתן לפעול בשני אופנים: תיוק של כל מסמך באמצעות קלסר ייעודי המחולק לחוצצים או דרך אתרים מתמחים המאפשרים להוציא חשבונית דיגיטלית, ולהנפיק דוח מסודר בכל חודש, רבעון או שנה. באמצעות שימוש באמצעים דיגיטליים ניתן לשמור על סדר בניירת, ובכך גם למנוע חילוקי דעות עם ספקים, לקוחות והרשויות. נוסף לכך, החשבונות משמשים לצורך ביצוע השוואה ובדיקה, ועל כן בתהליך הסדר והארגון הקפידו לסדר את הניירת ע"פ סדר כרונולוגי, כך שניתן יהיה לקחת באופן קל ונגיש את המסמכים הרלוונטיים לאותה התקופה, כמו גם לטפל בהקשר של התשלומים בחשבונית מהדחוף ביותר לטיפול עד למסמכים הדורשים התייחסות במועד מאוחר יותר.

מסמכים מאורגנים = חיים קלים

לסיכום, אין ספק כי תהליך של סדר וארגון בעבור בעלי עסקים נחשב לאתגר לא קטן, אולם הוא חיוני. זכרו כי באמצעות המעטפת הנכונה הכוללת רואה חשבון צמוד כמו גם שימוש באמצעים דיגיטליים, תוכלו לשמור על המסמכים שלכם לא רק במשך שנה אלא לשנים רבות (כך לדוגמא, באמצעות הגשת מסמכים רלוונטים ניתן לבחון אפשרות לקבלת החזר מס) כמו גם לנהל את העסק בצורה הטובה ביותר, לצורך הגשה של דוח שנתי למס הכנסה כמו גם לרשויות השותפות בעסק שלכם.