החוק שמאפשר הוצאות חשבוניות ממוחשבות

חשבוניות ממוחשבות נתפשות מן הסתם ע"י רוב בני האדם כדבר מובן מאליו, ובמציאות של היום זו אכן אופציה מתבקשת ומרובת יתרונות. מצד שני, כמו דברים רבים שכבר הפכו לחלק בלתי נפרד מהחיים של כולנו, כדאי לזכור שרק בשנת 2001 חוקק החוק שעל הבסיס שלו הפכה האפשרות של הפקת חשבוניות דיגיטליות לחוקית, ורק מ-2004 ניתן היה לעשות זאת בפועל.

החוק הרלוונטי נקרא חוק חתימה אלקטרונית, תשס"א-2001. ב-2018 הוא עודכן – עדכונים מתבקשים לנוכח השינויים המשמעותיים שמתרחשים כל הזמן במרחב הדיגיטלי – וכדאי לדעת מה קובע חוק זה לגבי החשבוניות המופקות באמצעות תוכנה ייעודית.

מהי חתימה אלקטרונית מאובטחת?

על-מנת שחתימה דיגיטלית על גבי מסמך כלשהו – כולל כמובן חשבוניות מס – תהייה תקפה, היא חייבת לעמוד ב-4 כללים, וזאת לפי פרק א' של חוק חתימה אלקטרונית.

הכלל הראשון הוא ייחודיות – כלומר החתימה הינה ייחודית עבור הגורם שמשתמש באותה תוכנת הפקת חשבוניות (שמוגדרת בחוק כ"אמצעי חתימה").

הכלל השני הוא שאותה חתימה אלקטרונית מאפשרת לזהות את הבעלים של אמצעי החתימה.

הכלל השלישי הוא בלעדיות – כל חשבונית ממוחשבת חייבת להיות מופקת ע"י תוכנה שנתונה לשליטה בלעדית של הבעלים של אמצעי החתימה.

הכלל הרביעי היא שניתן יהיה לזהות אם בוצעו שינויים במסמך לאחר שהוא נחתם באופן אלקטרוני. כל הכללים הנ"ל נועדו להבטיח שבעל העסק שחתום על החשבונית לא יוכל להתנער ממנה בטענה כזו או אחרת, שכן החתימה מזהה אותו באופן ודאי, ואמצעי החתימה נתון לשליטתו הבלעדית. כמו כן לא יוכל בעל העסק לשנות חשבוניות שכבר הופקו ונמסרו ללקוחות.

מהם חובותיו של בעל העסק בהקשר של החשבונית הממוחשבת?

סעיף 7 של חוק החתימה האלקטרונית נקרא "חובות בעל אמצעי ואחריותו". מטרת סעיף זה היא לוודא שכל מי שמפיק חשבוניות ממוחשבות באמצעות תוכנה יפעל על-מנת שאף אחד אחר לא יוכל להשתמש בתוכנה לרעה.

בפרט נדרש בעל העסק לנקוט באמצעים המוגדרים בסעיף 7 (1) בחוק "סבירים" על-מנת שאף גורם לא מורשה לא יוכל להשתמש באותה תוכנה להפקת קבלות או חשבוניות. חובה נוספת, בהתאם לסעיף 7 (2), היא להודיע באופן מידי לחברה שמתפעלת את התוכנה בכל מקרה שבו השליטה הבלעדית של בעל העסק באמצעי החתימה נפגעה, מכל סיבה שהיא. כמו כן נדרש בעל העסק – "בעל אמצעי החתימה" בלשון החוק – ליידע גורמים שעשויים להסתמך על החתימה האלקטרונית שלו כי ייתכן ונעשה בה שימוש לרעה ע"י גורמים לא מורשים.

סעיף 8 (ב) מבהיר כי בעל עסק שיעמוד בכללים הנ"ל יהיה פטור מאחריות עקב שימוש לא מאושר באמצעי החתימה.

מה כוללת חשבונית ממוחשבת?

סעיף 19 בחוק המעודכן מפרט מה חייבת לכלול תעודה אלקטרונית אשר מאושרת לפי חוק זה. בין הפרטים שחובה לציין בכל מסמך: שם בעל התעודה (או העסק), מספר תעודת זהות (או פרט אחר שמזהה אותו באופן בלעדי), אישור לגבי בדיקה של אמצעי אימות חתימת בעל התעודה, מספרה הסידורי של החשבונית, תוקף התעודה, פרטים לגבי הגורם המאשר ומידע אודות מגבלות לגבי התעודה (אם ישנן).

סעיפים מהותיים נוספים בחוק

* סעיף 9 בחוק מסמיך את שר המשפטים למנות רשם – אדם מבין העובדים במשרד זה אשר כישוריו מאפשרים לו להיות גם שופט בבית משפט שלום. הרשם מופקד על ניהול המרשם של כל הגורמים המאשרים – כלומר כל הגופים בישראל שמוסמכים להציע תוכנה לחשבוניות. בנוסף מפקח הרשם על פעילותם של גופים אלה, ואף למחוק רישום של מי שלא עמד בדרישות החוק ו/או להטיל עיצומים כספיים.

* סעיף 17 בחוק מפרט את הסמכויות שניתנות לרשם על-מנת שיוכל למלא את תפקידו. ביניהן: לדרוש מכל אדם שהוא למסור לו מסמכים הנוגעים לפעילות הגופים שמוכרים תוכנות להפקת חשבוניות ממוחשבות, לחדור אל חומרי מחשב רלוונטיים, לתפוס מסמכים ועוד.

* סעיף 20 מפרט את המצבים שבהם ניתן לבטל תעודה אלקטרונית לאחר שהוצאה. מצב אחד הוא לבקשת בעל התעודה, לאחר שאומתה זהותו. מצב שני הוא כשהגורם המאשר מגלה כי התעודה כוללת פרטים שאינם נכונים, או שהתעודה אינה מהימנה. מוות של בעל התעודה או פירוק תאגיד שחתום עליה מוביל גם כן לביטול התעודה ע"י הגורם המאשר. מצב רביעי אפשרי הוא כשלגורם המאשר נודע כי ישנו פגם בתוכנה, ועל כן אי אפשר לדעת בוודאות האם התעודות שנחתמו בעזרתה אכן מהימנות. במקרים אלה על הגורם המאשר ליידע באופן מידי את בעל התעודה.

היתרונות הנוספים של החשבוניות הממוחשבות

בעקבות כניסת החוק לתוקף, החלו בעלי חברות, גדולות וגם קטנות, להנפיק ללקוחותיהם חשבוניות ממוחשבות. הסיבה לכך היא היתרונות הרבים של חשבוניות אלה. ראשית, קל מאוד להפיק אותן – כשמדובר על לקוחות קיימים, הפעולה מושלמת כמעט בלחיצת כפתור בודדת, וגם כשמדובר על לקוח חדש ניתן להשלים את הוצאת החשבונית תוך שניות בודדות.

שנית, אין סכנה לאובדן של פנקס החשבוניות, ולכן גם אין סיכון להסתבכות מול רשויות המס. כמו כן קל מאוד להפיק דוחות שונים הנדרשים ע"י רשויות אלה או לצורך הניהול השוטף של העסק. עוד יתרון חשוב הוא הידידותיות לסביבה של החשבוניות הדיגיטליות, וגם תדמית העסק משתפרת בזכות היותו "ירוק" וגם מתקדם.

שיפורים בהפקת חשבוניות ממוחשבות

מאז הוכרה לראשונה בחוק האפשרות של הפקת חשבוניות ממוחשבות חלה ההתקדמות רבה. הטכנולוגיה הדיגיטלית השתפרה ושודרג תהליך הפקת החשבוניות. הכל נעשה יעיל וידידותי יותר למשתמש. התפתחות זו אינה רק עניין של נוחות אלא גם התאמה לחוקי המס. תוכנת חשבוניות מודרנית משתלבת כעת בצורה טובה מאוד מערכות עסקיות מגוונות ועם צרכי עסקים שונים. כל זה מסייע בצמצום טעויות ובהפחתת העומס הידני הכרוך ברישומים פיננסיים. זה משפר את היעילות העסקית הכוללת.

החוק בהוצאת חשבוניות מס ממוחשבות

החוקיות סביב חשבוניות מס ממוחשבות נידונה ברשויות המס והנושא הוסדר לפני יותר מעשור. על פי התקנות הנוכחיות, חשבוניות כאלה מוכרות מבחינה משפטית ומחייבות כמו מסמכי נייר חתומים. החוק המסדיר עסקאות דיגיטליות מבטיח כי חשבוניות אלה לא רק מופקות באופן חוקי, אלא גם נשמרות ומאוחסנות בארכיון דיגיטלי ובטכנולוגיית ענן. מסגרת חוקית זו מספקת בסיס איתן לעסקים שבעבר חששו לעבור לגישה של רישום דיגיטלי.

התקדמות עקבית וחדשנות מתמשכת

בשנים האחרונות חלה התקדמות ניכרת בתחום חשבוניות ממוחשבות. נרשמו פיתוחים טכנולוגיים רבים ונכנסו גם נהלים בחוק, שנועדו להקל על עסקים. העדכונים בחוק ובפקודת המיסים אפשרו ליישם הנחיות חדשות שהקלו על עסקים לאמץ חשבוניות דיגיטליות ללא חשש. שינויים אלה משקפים את הצורך של עסקים קטנים ובינוניים, בטכנולוגיה ידידותית, שחוסכת זמן, כסף וטרחה. כתוצאה מכך, עסקים נהנים כעת מגמישות, אבטחה טובה יותר ויעילות רבה יותר בתהליכי הפקת החשבוניות והדיווח הפיננסי.