הוצאת חשבונית עצמית - כל מה שחשוב לדעת

חשבונית עצמית היא אחת מסוגי החשבוניות שמוגדרות על-ידי רשויות המס השונות, כלומר מס ערך מוסף ומס הכנסה. כפי שניתן להבין משמה של חשבונית זו, זוהי חשבונית שבעלי עסקים רושמים בעצם לעצמם, כלומר התשלום נזקף לזכותם, למרות שבפועל באופן טבעי מי שקיבל את התשלום הוא אחד הספקים של העסק.

באילו מקרים נדרשת הוצאת חשבונית עצמית?

עוסקים מורשים וחברות בע"מ מחויבים לדווח למע"מ על כל עסקה שביצעו. אם הספק אינו מורשה להוציא חשבוניות מס אלא רק קבלות (שמטבען אינן כוללות את מס הערך המוסף), הרי שהוא לא יכול לדווח למס ערך מוסף על העסקה, ומי שמחויב לעשות זאת הוא בעל העסק שקיבל שירות או תמורה כלשהי – והדרך שלו לעשות זאת היא הוצאת חשבונית עצמית.

הסיבה לכך שמדובר בחשבונית עצמית ולא בחשבונית רגילה פשוטה: אם נוציא חשבונית מס רגילה, הדבר יירשם כאילו העסקה כללה מס ערך מוסף, וזאת למרות שבפועל היא כמובן לא כללה מס זה, ששיעורו נכון להיום הוא 17%, וזאת משום שהספק אינו עוסק מורשה אלא עוסק פטור. חשבונית עצמית, לעומת זאת, מבטיחה דיווח למע"מ מבלי שיועבר תשלום ומבלי שיקוזז תשלום – שכן חשבונית עצמית נרשמת הן בטור ההוצאות והן בטור ההכנסות, וכך המע"מ מתקזז.

דוגמה נפוצה למקרים שמצריכים חשבונית עצמית היא שכירת משרד, או פתרונות אחסון, מאדם פרטי שאינו מורשה לנפק חשבוניות. במקרה זה על תשלום דמי השכירות (בין אם הם חודשיים ובין אם הם שנתיים) יש להוציא בכל פעם חשבונית עצמית. במידה ומדובר על שכירת משרד בחו"ל אפשר להוציא חשבונית באנגלית.

מה כותבים בחשבונית עצמית?

המבנה הבסיסי של הוצאת חשבוניות עצמיות זהה לתהליך הוצאת חשבונית מס, במספר הבדלים חשובים:

ראשית, בקטגוריה שהיא שם הלקוח, יש לרשום את שם העסק שלכם, שהרי מדובר בחשבונית עצמית. את שם הספק ה"אמיתי" יש לרשום בקטגוריה "הערות", וחשוב גם לפרט את מהות העסקה שבגינה הוצאה אותה חשבונית עצמית.

הסכום הוא הסכום ששולם בתוספת המע"מ: אם לדוגמה הזמנתם אצל עוסק פטור הרצאה כלשהי בסכום של 2,000 ש"ח, הסכום שיירשם הוא 2,340 ש"ח (אותם 2,000 ש"ח ששולמו בתוספת מס ערך מוסף בסך 340 ש"ח, כלומר 17%מתוך 2,000 ש"ח). את המקור חשוב לשמור אצלכם, ובמידת הצורך תוכלו למסור העתק לספק, לצורך התיעוד שלו.

בכל מקרה חשבונית עצמית מופיעה בדו"ח המע"מ של העסק שלכם פעמיים, גם בסעיף הכנסות וגם בסעיף הוצאות. בדרך זו הסכום של 340 ש"ח מופיע פעמיים גם הוא, ובעצם מתקזז, כך שמצד אחד אתם כמובן לא צריכים לשלם למע"מ עוד 340 ש"ח ובמקביל גם לא יכולים לקזז סכום זה מתשלום המע"מ שכן הספק לא מעביר את אותם 340 ש"ח למס ערך מוסף בגלל שהוא עוסק פטור.

האם צריך אישור כדי להוציא חשבונית עצמית?

באופן עקרוני הוצאת חשבונית עצמית מחייבת אישור מטעם משרד מס ערך מוסף הרלוונטי לגבי העסק שלכם (כלומר זה שאחראי על האזור שבו פועל העסק).

כיצד מופיעה חשבונית עצמית בדו"ח מקדמות למס הכנסה?

חשבונית עצמית לא מייצגת הכנסה "אמיתית" של העסק, אלא סכום ששולם לאחד הספקים, ועל כן חשבוניות עצמיות לא נכללות במסגרת דוחות המקדמות למס הכנסה, וכמובן שאין צורך לשלם בגינן מקדמות.

כיצד מופיעה חשבונית עצמית בדו"ח רווח הפסד?

כאמור הוצאת חשבונית עצמית היא הפעולה הנדרשת כשמבצעים עסקה עם ספק שאינו מורשה להוציא חשבוניות מס אלא רק קבלות עוסק פטור. בהתאם למרות שמדובר בחשבונית שהמוטב שלה הוא לכאורה העסק, היא מופיעה רק בצד של ההוצאות בדו"ח רווח הפסד, שהרי מדובר בתשלום שיצא מקופת העסק. מאחר שהסכום ששולם לא כולל מע"מ, באופן טבעי יופיע הסכום ששולם בפועל (כמו בכל מקרה, שהרי גם כשמדובר על הוצאה שכוללת מע"מ, בדו"ח רווח הפסד מופיע הסכום ללא מס זה, שהרי את המס מקבלים בחזרה כקיזוז מהתשלום למס ערך מוסף).

כך לדוגמה אם שולם שכר דירה בגובה 5,000 ש"ח, בחשבונית העצמית יירשם הסכום של 5,850 ש"ח (5,000 ש"ח ועוד 850 ש"ח שהם 17% מע"מ מתוך 5,000 ש"ח), ובדו"ח הרווח וההפסד תופיע הוצאה של 5,000 ש"ח – הסכום ששולם בפועל.

האם ניתן להוציא חשבונית עצמית דיגיטלית?

כמו כל סוגי החשבוניות – בין אם מדובר על חשבונית מס, בין אם זוהי חשבונית עסקה, בין אם קבלה וכו' – גם חשבונית עצמית אפשר להנפיק בגרסה הדיגיטלית. כמו כל חשבונית דיגיטלית, גם חשבונית עצמית דיגיטלית חייבת להיות חתומה באופן דיגיטלי, על-מנת שרשויות המס יוכלו לאמת אותה.

הוצאת חשבונית עצמית

כמו שאתם יודעים, חשבונית עצמית, עובדת כמו כל חשבונית אחרת שאתם מוציאים רק עם הבדל קטן – אתם מפיקים אותה עבור העסק שלכם. עם זאת, חשוב לציין שאם אתם עוסקים פטורים, אתם צריכים לקבל אישור מיוחד כדי להוציא אותה.

מכיוון שהסיבה המרכזית להפקת סוג כזה של חשבונית היא מעקב אחר המע"מ, התיאום צריך להתבצע מול אותה רשות. לפני מהלך כזה, בעל עסק צריך לפנות למשרדי מע"מ באזור הפעילות שלו בעזרת טופס ייעודי.

האם מדובר בהוצאה מוכרת?

העניין יכול לתעתע, אבל למרות הבלבול – חשבונית עצמית אכן נחשבת להוצאה מוכרת שניתן להתקזז עליה עם מס הכנסה. מן הסתם, אותו ספק שבגללו הוצאנו את החשבונית מלכתחילה, לא יוכל להשתמש בה כהוצאה מוכרת עבור העסק שלו.

חשוב לזכור לפני שנפרדים

אז… על מה דיברנו היום?

כל בעלי העסקים מכירים את סוגי המסמכים העסקיים המרכזיים: קבלה, חשבונית, חשבון עסקה וכו'. חשוב לדעת שרשויות המס השונות מגדירות את החשבונית העצמית כסוג נוסף.

החשבונית הזו מופקת מטעם העסק עבור העסק עצמו והתשלום כביכול נזקף לזכותו, למרות שבפועל העסקה התבצעה אל מול ספק אחר.

אם מדובר בעוסק מורשה או חברה בע"מ, אין צורך בקבלת אישור מיוחד אלא רק דיווח. אבל, אם מדובר בעוסק פטור – אשר מוציא רק קבלות ולא גובה מע"מ – הרי שחובתו לקבל אישור.

מוכנים לקחת את ניהול החשבונות צעד קדימה?

עם מייבן תוכלו להנות מאפשרות הוצאת חשבונית עצמית, אבל לא רק. התוכנה שפיתחנו עוזרת לעסקים מכל הענפים לצמוח מדי יום. מאז ומתמיד אהבנו אתגרים והצטיינו בפישוט תהליכים מורכבים.

היום, אנחנו מרגישים שזה משתלם לנו. אנחנו מקבלים סיפוק אדיר מהידיעה שבעלי עסקים כמוכם לוקחים את העניינים הפיננסיים לידיים עם הכלי שלנו.

אנחנו שמחים לעמוד לרשותכם עם פיצ'רים מיוחדים:

• עיצוב המסמכים עם הלוגו של החברה, תבניות שונות וצבעים לבחירתכם – כדי שתוכלו לשמור על עקרונות המיתוג.
• ממשק נוח וקל לתפעול שלא מצריך ניסיון קודם, עם גישה מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט.
• יצירת מאגר לקוחות חוזרים.
• סנכרון נתונים בזמן אמת וגיבוי על ענן.