מה שחשוב לדעת על הוצאת חשבונית עצמית

חשבונית עצמית היא אחת מסוגי החשבוניות שמוגדרות על-ידי רשויות המס השונות, כלומר מס ערך מוסף ומס הכנסה. כפי שניתן להבין משמה של חשבונית זו, זוהי חשבונית שבעלי עסקים רושמים בעצם לעצמם, כלומר התשלום נזקף לזכותם, למרות שבפועל באופן טבעי מי שקיבל את התשלום הוא אחד הספקים של העסק.

באילו מקרים נדרשת הוצאת חשבונית עצמית?

עוסקים מורשים וחברות בע"מ מחויבים לדווח למע"מ על כל עסקה שביצעו. אם הספק אינו מורשה להוציא חשבוניות מס אלא רק קבלות (שמטבען אינן כוללות את מס הערך המוסף), הרי שהוא לא יכול לדווח למס ערך מוסף על העסקה, ומי שמחויב לעשות זאת הוא בעל העסק שקיבל שירות או תמורה כלשהי – והדרך שלו לעשות זאת היא הוצאת חשבונית עצמית.

הסיבה לכך שמדובר בחשבונית עצמית ולא בחשבונית רגילה פשוטה: אם נוציא חשבונית מס רגילה, הדבר יירשם כאילו העסקה כללה מס ערך מוסף, וזאת למרות שבפועל היא כמובן לא כללה מס זה, ששיעורו נכון להיום הוא 17%, וזאת משום שהספק אינו עוסק מורשה אלא עוסק פטור. חשבונית עצמית, לעומת זאת, מבטיחה דיווח למע"מ מבלי שיועבר תשלום ומבלי שיקוזז תשלום – שכן חשבונית עצמית נרשמת הן בטור ההוצאות והן בטור ההכנסות, וכך המע"מ מתקזז.

דוגמה נפוצה למקרים שמצריכים חשבונית עצמית היא שכירת משרד, או פתרונות אחסון, מאדם פרטי שאינו מורשה לנפק חשבוניות. במקרה זה על תשלום דמי השכירות (בין אם הם חודשיים ובין אם הם שנתיים) יש להוציא בכל פעם חשבונית עצמית. במידה ומדובר על שכירת משרד בחו"ל אפשר להוציא חשבונית באנגלית.

מה כותבים בחשבונית עצמית?

המבנה הבסיסי של הוצאת חשבוניות עצמיות זהה לתהליך הוצאת חשבונית מס, במספר הבדלים חשובים:

ראשית, בקטגוריה שהיא שם הלקוח, יש לרשום את שם העסק שלכם, שהרי מדובר בחשבונית עצמית. את שם הספק ה"אמיתי" יש לרשום בקטגוריה "הערות", וחשוב גם לפרט את מהות העסקה שבגינה הוצאה אותה חשבונית עצמית.

הסכום הוא הסכום ששולם בתוספת המע"מ: אם לדוגמה הזמנתם אצל עוסק פטור הרצאה כלשהי בסכום של 2,000 ש"ח, הסכום שיירשם הוא 2,340 ש"ח (אותם 2,000 ש"ח ששולמו בתוספת מס ערך מוסף בסך 340 ש"ח, כלומר 17%מתוך 2,000 ש"ח). את המקור חשוב לשמור אצלכם, ובמידת הצורך תוכלו למסור העתק לספק, לצורך התיעוד שלו.

בכל מקרה חשבונית עצמית מופיעה בדו"ח המע"מ של העסק שלכם פעמיים, גם בסעיף הכנסות וגם בסעיף הוצאות. בדרך זו הסכום של 340 ש"ח מופיע פעמיים גם הוא, ובעצם מתקזז, כך שמצד אחד אתם כמובן לא צריכים לשלם למע"מ עוד 340 ש"ח ובמקביל גם לא יכולים לקזז סכום זה מתשלום המע"מ שכן הספק לא מעביר את אותם 340 ש"ח למס ערך מוסף בגלל שהוא עוסק פטור.

האם צריך אישור כדי להוציא חשבונית עצמית?

באופן עקרוני הוצאת חשבונית עצמית מחייבת אישור מטעם משרד מס ערך מוסף הרלוונטי לגבי העסק שלכם (כלומר זה שאחראי על האזור שבו פועל העסק).

כיצד מופיעה חשבונית עצמית בדו"ח מקדמות למס הכנסה?

חשבונית עצמית לא מייצגת הכנסה "אמיתית" של העסק, אלא סכום ששולם לאחד הספקים, ועל כן חשבוניות עצמיות לא נכללות במסגרת דוחות המקדמות למס הכנסה, וכמובן שאין צורך לשלם בגינן מקדמות.

כיצד מופיעה חשבונית עצמית בדו"ח רווח הפסד?

כאמור הוצאת חשבונית עצמית היא הפעולה הנדרשת כשמבצעים עסקה עם ספק שאינו מורשה להוציא חשבוניות מס אלא רק קבלות עוסק פטור. בהתאם למרות שמדובר בחשבונית שהמוטב שלה הוא לכאורה העסק, היא מופיעה רק בצד של ההוצאות בדו"ח רווח הפסד, שהרי מדובר בתשלום שיצא מקופת העסק. מאחר שהסכום ששולם לא כולל מע"מ, באופן טבעי יופיע הסכום ששולם בפועל (כמו בכל מקרה, שהרי גם כשמדובר על הוצאה שכוללת מע"מ, בדו"ח רווח הפסד מופיע הסכום ללא מס זה, שהרי את המס מקבלים בחזרה כקיזוז מהתשלום למס ערך מוסף).

כך לדוגמה אם שולם שכר דירה בגובה 5,000 ש"ח, בחשבונית העצמית יירשם הסכום של 5,850 ש"ח (5,000 ש"ח ועוד 850 ש"ח שהם 17% מע"מ מתוך 5,000 ש"ח), ובדו"ח הרווח וההפסד תופיע הוצאה של 5,000 ש"ח – הסכום ששולם בפועל.

האם ניתן להוציא חשבונית עצמית דיגיטלית?

כמו כל סוגי החשבוניות – בין אם מדובר על חשבונית מס, בין אם זוהי חשבונית עסקה, בין אם קבלה וכו' – גם חשבונית עצמית אפשר להנפיק בגרסה הדיגיטלית. כמו כל חשבונית דיגיטלית, גם חשבונית עצמית דיגיטלית חייבת להיות חתומה באופן דיגיטלי, על-מנת שרשויות המס יוכלו לאמת אותה.