הוראת ניהול ספרים

ההוראות המחייבות בעניין ניהול ספרים נוגעות לכל עסק ולכל מי שמנהל פעילות עסקית עצמאית. על פי הוראות החוק בעניין זה, כל עסק חייב למעשה לנהל את חשבונותיו באופן שקוף, מלא וגלוי. כל המידע הנרשם צריך להיות חשוף לביקורת לפי הצורך. עסק שלא ממלא את ההוראות ולא מתנהל על פי תקנות מס הכנסה עלול להסתבך בצרות צרורות. לדוגמא, עלויות של קנסות גבוהים וזימון לחקירות מול חוקרי מס הכנסה. נסביר עוד על המשמעות, מה חל על עוסקים פטורים, עסקים קטנים וחברות גדולות ועוד.

מי חייב לנהל ספרים וכיצד?

מי שלא מבצע ניהול ספרים בצורה תקנית ומלאה עלול למצוא עצמו מחויב בחיובי מס גבוהים במידה ניכרת. כלומר, פקיד השומה עשוי להעריך בעצמו את גובה ההכנסות, במידה וישנה סיבה להאמין שבעל העסק או נציג מטעמו לא דיווח על כל ההכנסות ולא הביא להם ביטוי בספרי העסק. רישום בספרי העסק יתבע בכל סוג של עסק, החל ברמת העצמאי שלא מעסיק עובדים, דרך רמת העסקים הקטנים וכלה ברמת העסקים הגדולים ביותר והתאגידים. כל ישות עסקית מחויבת בכך (אך לא שכירים).

חשוב להבין שניהול ספרים הוא מושג היסטורי. בעבר אכן היה צורך לרשום את כל ההכנסות על מחברות או פנקסי נייר, כיום זה כמעט לא מתקיים. הרבה יותר מקובל להשתמש בתוכנה ייעודית. הדבר היחיד שחייבים לוודא הוא – שמדובר על תוכנה להפקת חשבוניות שקיבלה אישור ממס הכנסה.

המשמעות של ניהול ספרים תקין, בקצרה

המשמעות של ניהול ספרים תקין, בצורה הכי פשוטה להבנה: רישום כל עסקה שהעסק מבצע, במקביל להוצאת חשבוניות מס כחוק. כל הכנסה שהעסק מקבל מלקוח או כל עסקה שצפויה להניב הכנסה בהמשך (למשל במכירת מוצר באשראי או תשלום עתידי בצ'ק) חייבים לרשום. מכיוון שלעסק יש גם הוצאות במקביל להכנסות, חשוב לרשום בספרים גם את ההוצאות השונות. הוצאות שמאפשרות לעסק לבצע את פעילותו העסקית מותרות ברישום ובניכוי. כלומר, מנכים (מפחיתים) את ההוצאות מתוך ההכנסות. כך מגיעים לשורה התחתונה – לרווח השנתי. מתוך הרווח הזה גוזרים את חבות המס, את השומה. יתר על כן, רישום כל ההכנסות וההוצאות מאפשר לעסק לבצע ביקורת עצמית ולעיתים רבות גם לשפר את אופן הפעילות, להתייעל ולהשתפר.

מי יכול לבצע ניהול ספרים באינטרנט?

מס הכנסה החליט להתיר לכל עסק שרוצה בכך לנהל את ספריו באינטרנט. הנהלת חשבונות באינטרנט אפשרית בזכות מנגנון שנקרא חתימה דיגיטלית או חתימה אלקטרונית. כל מסמך שמפיקים באינטרנט מקבל מספור אוטומטי בתוכנה. זאת אומרת שספק השירות מחויב למספר וגם לשמור את התיעוד. ניהול ספרים אונליין, באינטרנט מותר לכל עסק, הן לעוסק פטור והן לעוסק מורשה או לחברה. יש בכל זאת הבדל מסוים שצריך לשים עליו דגש. עסק שמוגדר חברה או עוסק מורשה צריך להשתמש בתוכנה שמאפשרת הפקת חשבוניות באינטרנט. כל חשבונית כוללת את מרכיב המע"מ. עוסק פטור צריך להשתמש בתוכנה שמאפשרת להפיק קבלות, תוך קבלת פטור ממע"מ.

איך לנהל ספרים כחוק בצורה פשוטה במיוחד

ניהול ספרים בצורה כי נוחה, פשוטה ומשתלמת נעשה כיום אונליין, באינטרנט. אם אתם רוצים לנהל ספרים כחוק, בלי להסתבך עם רשות המיסים ובלי לשלם קנסות, הירשמו לתוכנה מקוונת בעלת אישור מרשות המיסים. אלו תוכנות ידידותיות למשתמש, שכל אחד יכול להפעיל. אין צורך בניסיון קודם ואפשר לקבל תמיכה והסברים, כשצריך. מכיוון שהתוכנה שומרת את כל הרישום וגם שולחת עותק מכל קבלה ללקוח, אין צורך יותר לשמור עותקים מודפסים של חשבוניות או קבלות שהוצאתם.