מהם הכללים החשובים לגבי הפקת חשבוניות מס באנגלית

אנחנו חיים בעידן שבו יותר ויותר פעולות ואינטראקציות מתבצעות במרחב הדיגיטלי, שבו מן הסתם למרחקים פיזיים אין חשיבות, ובהתאם עוד ועוד עסקים ישראלים מוכרים מוצרים ושירותים לא רק כאן בארץ אלא גם ללקוחות שונים מעבר לים. למעשה לא צריך להיות חברת ענק עם מחלקת יצוא ויבוא כדי להרחיב את מאגר הלקוחות ולכלול בו גם אנשים מארה"ב, קנדה, אירופה, אוסטרליה, דרום אפריקה וכו' – כל מה שצריך הוא אתר אינטרנט, ולפעמים אפילו "רק" דף באמזון או איביי כבר ימשוך אליכם קונים.

כשמתחילים למכור מוצרים גם ללקוחות בחו"ל, ובעצם עוד לפני שמתחילים למכור אלא כשהאופציה הזו מתווספת לעסק שלכם, חשוב להבין גם כיצד מתבצעת הפקת חשבוניות מס באנגלית, שהרי מן הסתם עבור לקוח בארה"ב או בגרמניה חשבונית מס בעברית אינה רלוונטית.

חובה העתק שהוא מקור גם בעברית (או ערבית)

הפקת חשבוניות מס באנגלית מתאפיינת באופן טבעי בכך שכל הפרטים על גבי החשבונית כתובים בשפה האנגלית. הפרטים שאותם חובה למלא בכל חשבונית עסקה הם שם העסק, כתובת העסק, מספר הטלפון, פרטים מלאים של הלקוח, המוצר או המוצרים שנרכשו על ידי אותו לקוח מעבר לים והתאריך.

יחד עם זאת על פי הוראות מס הכנסה חובה לשמור עבור כל עסקה חשבונית בשפה העברית או הערבית – "הרישום במערכת החשבונות ייעשה בעברית או בערבית" [סעיף 21 (ב) להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) התשל"ג 1973]. מאחר שאסור כמובן להוציא שתי חשבוניות עבור אותה עסקה, אי אפשר להוציא חשבונית אחת בעברית ועוד חשבונית אחת באנגלית, ולכן מה שצריך לעשות הוא להנפיק חשבונית מס בעברית או בערבית, והעתק באנגלית שאותו שולחים ללקוח מעבר לים.

חשוב לסייג ולציין שבמקרים מסוימים אפשר לוותר על הנפקת החשבוניות בשתי השפות ולהנפיק חשבוניות רק באנגלית – אולם לשם כך ישנו צורך בהיתר מיוחד מפקיד השומה. מאחר שסביר להניח שממילא נוח לכם יותר לנהל את הספרים בעברית או בערבית, ומאחר שישנן תוכנות שמפיקות חשבוניות בשתי שפות במקביל בפשטות ובקלות, ברוב המקרים אין צורך לפנות לפקיד השומה.

באיזה מטבע רושמים את סכום העסקה?

חשבונית באנגלית, כמו כל חשבוניות המס שמונפקות על ידי העסקים השונים, כוללת כמובן גם את הסכום ששולם עבור המוצר/ים. בשביל לעבוד עם חשבוניות מס באנגלית, לא חייבים לשלוט בשפה ברמה גבוהה ביותר – מספיק לשלוט באנגלית מדוברת בסיסית.

כשמדובר על עסקה עם גורם מעבר לים, והחשבונית היא בשפה האנגלית, יש לרשום בחשבונית גם את הסכום ששולם במטבע שבו בוצעה העסקה בפועל וגם את הסכום בשקלים, בהתאם לשער החליפין הרלוונטי במועד שבו בוצעה העסקה. חובה זו היא על פי סעיף 22 בהוראות מס הכנסה, סעיף אשר קובע ש"הרישום במערכת החשבונות ייעשה במטבע ישראלי. היה והתקבול במטבע שאינו ישראלי, יצוין גם סוג המטבע והסכום ששולם באותו מטבע".

עבור עסקים שנעזרים בתוכנה להנפקת חשבוניות – שכאמור מאפשרת יצירת עותק הן בעברית או ערבית והן באנגלית בקלות ובמהירות – גם חובה זו לא מכבידה יתר על המידה שכן התוכנה ממירה אוטומטית כל מטבע רלוונטי לשקלים בהתאם לשער החליפין שמוזן אליה, וכל הפרטים הדרושים מתקבלים בלחיצת כפתור אחת.

ומה לגבי הוצאת חשבוניות מס עבור עסקים בינלאומיים? אם יש לכם לדוגמא אזרחות גזרמנית או אזרחות פורטוגלית (קראו על זה כאן) ועסק באירופה, חשוב שתהייה יכולת להוציא חשבוניות מס באנגלית.

היתרונות של הפקת חשבוניות מס באנגלית באופן דיגיטלי

כאמור הדרך הקלה ביותר והנוחה ביותר לבצע הפקת חשבוניות מס באנגלית, ובעצם לא רק באנגלית אלא גם בעברית, היא באמצעות תוכנה – שמנפיקה חשבוניות הנקראות חשבוניות דיגיטליות.

הפקת חשבוניות באינטרנט היא אופציה שמתאימה לכל סוגי העסקים, גם אלה שמוכרים מוצרים ושירותים רק בארץ וגם אלה שנהנים מלקוחות גם בחו"ל, גם עסקים קטנים יחסית ואפילו פרילנסרים שמנהלים עסק של אדם אחד וגם עסקים גדולים – כולם כולל כולם.

יתרון משמעותי אחד של החשבוניות הדיגיטליות הוא קלות ההפקה שלהן, ובפרט כשמדובר בלקוחות קיימים שכל פרטיהם כבר נמצאים במערכת ועל כן בתוך שניות ניתן להכין כל חשבונית, וגם השליחה שלה אל הלקוח היא מידית ובלחיצת כפתור אחת.

יתרון יקר ערך אחר הוא הגיבוי האוטומטי של כל החשבוניות שאתם מנפיקים, בין אם באנגלית ובין אם בעברית. כל מי שאיבד פעם אחת פנקס חשבוניות יודע עד כמה מסובך לשחזר חשבוניות שאבדו, וכמה זמן יש להשקיע במהלך שכזה, וכמובן שלא צריך לאבד פנקס או חשבוניות כדי להבין למה גיבוי אוטומטי של כל חשבונית הוא דבר חשוב לכל עסק, מה גם שבדרך זו קל יותר לעקוב אחרי החשבוניות – בין אם לצרכי גביית התשלום ובין אם לצרכי הפקת דוחות שונים לרשויות המס.

יתרון שלישי של החשבוניות הדיגיטליות הוא התדמית שנוצרת לעסק שמנפיק אותן: ראשית הוא נתפש כמתקדם יותר, ובנוסף הוא נחשב, ובצדק כמובן, כידידותי לסביבה שהרי קבלות ירוקות, כלומר כאלה שלא נדרש נייר עבורן, מצמצמות את הפגיעה בסביבה.

חשוב להדגיש שחשבוניות דיגיטליות צריכות להיות חתומות באופן דיגיטלי, בהתאם לחוק חתימה אלקטרונית התשס"א 2001, שכן רק בדרך זו רשויות המס יכולות לאמת אותן.

עוד דגשים בהפקת חשבוניות מס באנגלית

תהליך הפקת חשבוניות מס באנגלית נשען על הבנה שיש מסמכים שצריכים להיכתב בשפה בין לאומית. לרוב זה מגיע עם דרישה שכל הפרטים על החשבוניות נדרשים להיות באנגלית ולא בעברית. בין היתר זה כולל את שם העסק, כתובת, מספר טלפון, פרטי לקוח, תיאורי מוצרים ותאריך הרכישה. חשבוניות אלו מיועדות במיוחד ללקוחות בינלאומיים, בהם חשבונית בעברית לא תספיק או תתקבל בחוסר הבנה. עם זאת, חשוב לזכור כי על פי חוקי המס בישראל, לכל עסקה חייבת להיות חשבונית גם באחת השפות הרשמיות המקובלות בארץ. כך נוצר מצב ייחודי בו עסקים עשויים להידרש להפיק חשבונית דו לשונית. במקרים מסוימים, עסקים יכולים לקבל אישור להנפיק חשבוניות באנגלית בלבד. עם זאת, חברות רבות מוצאות את זה נוח דווקא להשתמש בתוכנת חשבוניות דו לשונית, אשר מפשטת את התהליך ומאפשרת ניהול יעיל בכל שפה שנדרשת.

כאשר מדובר בעסקאות בינלאומיות, הפקת חשבונית מס באנגלית צריכה לכלול את המטבע בו נרשם סכום העסקה. חשבונית באנגלית חייבת להציג לא רק את הסכום ששולם במטבע חוץ אלא גם את שווה הערך שלו בש"ח,  תוך שמירה על שער החליפין מקובל שידוע בעת ביצוע העסקה. דרישה זו עולה בקנה אחד עם סעיף רלוונטי בתקנות מס הכנסה, המחייב רישום עסקאות במטבע חוץ בשקלים, לרבות סכום המטבע המקורי. עבור עסקים המשתמשים בתוכנת חשבוניות, תהליך זה הוא יעיל ופשוט מאי פעם. תוכנה כזו יכולה להמיר באופן אוטומטי מטבעות זרים לשקלים, ולהפך.