הפקת קבלות עצמאיות – איך עושים את זה נכון?

בעזרת כלי נוח לשימוש, יכול כל עסק להפיק קבלות בצורה עצמאית ובקלות. את כל זה אפשר לעשות מבלי להעסיק פקידת חשבונות או מנהלי חשבונות. הסוד הוא להיעזר בתוכנה אינטרנטית מתאימה. כך תעשו את זה נכון ותיהנו ממגוון רחב של יתרונות.

נרשמים לתוכנה מוכרת

הצעד הראשון כדי שתוכלו להפיק קבלות לבד עבור עסק עצמאי, הוא להירשם אונליין. תוכלו למצוא תוכנה להנהלת חשבוניות לעצמאיים, שפועלת אונליין ומצריכה הרשמה בלבד (ללא התחייבות מוקדמת לזמן שימוש מינימלי). איך יודעים מהי תוכנה מוכרת? בודקים שלתוכנה יש רישיון מרשות המיסים. אם זו חברה מורשית, המסמכים שהיא מאפשרת לכם להפיק, תקינים על פי חוק.

להבין כמה זה פשוט

הצעד הבא הוא להבין עד כמה זה פשוט. תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות במיטבה, מציגה ממשק משתמש שכל אחד יבין בקלות. זהו ממשק משתמש שמתאים למשתמשים כולל בעלי עסקים קטנים ובינוניים, פרילנסרים וכדומה. התוכנות האלה בהגדרה לא נועדו לעסקים מורכבים, ואין בהן הנהלת חשבנות דו צידית (שנדרשת לחברה בע"מ). בכל פעם שהשלמתם עסקה עם לקוח, פשוט ממלאים את הפרטים לפי מה שרשום במסך שבחרתם. למשל, בחרתם להוציא קבלה? התוכנה תפתח מסמך מובנה חדש ופשוט תמלאו את השדות הריקים. אם שכחתם משהו, המערכת תציין שחסר פרט חשוב.

תמיכה למשתמש המתחיל

הבא נודה על האמת – הרבה בעלי עסקים לא מנוסים בנושא של הנהלת חשבונות. לכן, הנהלת חשבונות באינטרנט עשויה להישמע דבר מסובך. אז חשוב להבין שבמערכת יש כלי עזר מגוונים. מידע שניתן לגבי יכולות המערכת והתפריטים השונים. הצוות שמאחורי התוכנה או האפליקציה לרוב מעלה הסברים במאמרים (לפי נושאים) או בסרטונים. זוהי תמיכה שתאפשר אפילו לבעל עסק חדש, להבין מה עושים ואיך עושים. כמו כן יש אפשרות לפנות לתמיכה אנושית אם בכל זאת יש שאלות. מכיוון שהדברים חוזרים על עצמם ובכל קבלה וקבלה משתנים רק פרטים כמו שם הלקוח, הסכום לתשלום, תאריך וכדומה, ברגע שמבינים את הפרינציפ, הכל זורם על מי מנוחות.

הכללים לקבלה נכונה

כעת נדגים עד כמה פשוט להוציא לבד קבלות ממוחשבות בצורה עצמאית:

1. במערכת בוחרים לקוח קבוע או שממלאים את השם של לקוח מזדמן.
2. המערכת נותנת אוטומטית מספר לקבלה. הראשונה תקבל את המספר 1, השנייה את המספר 2 וכן הלאה.
3. ממלאים את התאריך של ביצוע העסקה.
4. ממלאים את סכום העסקה. אפשר לפרט סכומים לכל סוג של פריט, אם מוכרים כמה פריטים שונים.
5. רושמים האם התקבל מזומן, צ'ק, תשלום באשראי וכדומה.
6. ממלאים את המייל של הלקוח.
7. לאחר רישום כל הפרטים מאשרים, את נכונות הקבלה פלוס הפקה.
8. המסמך יישלח ללקוח.
9. בעל העסק מקבל אישור שמסמך נשלח.
10. במידה וקבלה הופקה אך פרט מסוים נרשם כשגוי, אפשר לבצע ביטול קבלה. המערכת תדע להוציא מסמך זהה, עם סכום במינוס. לאחר מכן מפיקים מחדש את הקבלה התקינה.
11. הערה חשובה – במערכת ניתן להזין יותר מעסק אחד. אם פותחים יותר מעסק אחד, שימו לב שאת הקבלה אתם מוציאים תחת העסק הנכון.

חושבים ירוק – תרומה לסביבה ותרומה לעסק

שימו לב כי כאשר אתם מפיקים קבלה בעצמכם, אתם חוסכים כסף על הנהלת חשבונות וגם מוציאים קבלות ירוקות. כלומר, אתם חוסכים כסף על נייר ועל דיו (שכבר לא צריך אותם). זה נוח ויעיל וגם ירוק מבחינה סביבתית. אגב, אותה מערכת יכולה להפיק מסמכים נוספים כגון תעודות משלוח, חשבוניות ועוד.