הכללים המחייבים לגבי הוצאת חשבונית מס - מידע חשוב!

הוצאת חשבונית מס היא אחת הפעולות הבסיסיות ביותר בעולם העסקים. לכאורה מדובר בפעולה פשוטה, אבל חשוב לדעת את כל הכללים המחייבים לגביה בהתאם לדרישות רשויות המס. בפרט מומלץ לבעלי עסקים מתחילים ללמוד מי חייב להוציא חשבוניות כאלה ומי לא, באילו מקרים מוצאת חשבונית, מהו המועד הנכון לעשות זאת, אילו פרטים חייבים להופיע על גבי כל חשבונית מס, מהם הנהלים לגבי החשבוניות הדיגיטליות שהופכות פופולריות יותר ויותר, ועוד. תשובות לכל השאלות האלה תוכלו למצוא בעמוד זה.

מי חייב להוציא חשבוניות מס ומי לא?

כל בעל עסק שמוגדר כ"עוסק מורשה" מורשה, ולמעשה מחויב, להנפיק חשבוניות מס עבור כל העסקאות שהוא מבצע. מי שמוגדר כ"עוסק פטור" פטור מחובה זו, ולמעשה אסור לו להוציא חשבוניות מסוג זה (הוא כן מחויב לספק קבלות ללקוחותיו).

הסיווג לעוסקים מורשים ועוסקים פטורים נקבע ע"י רשויות המס. ככלל, עסקים שההכנסות השנתיות שלהם גבוהות מהרף שנקבע בתקנות – כ-100,000 ש"ח (הסכום המדויק משתנה משנה לשנה) – הם עוסקים מורשים ואלה שהכנסותיהם נמוכות יחסית הם פטורים. הסיווג נקבע במועד פתיחת העסק, במשרדי מס ערך מוסף, על פי צפי ההכנסות. אם לאורך השנים ההכנסות עולות, עוסק פטור יהפוך לעוסק מורשה. המעבר בכיוון ההפוך לא מתבצע בדרך כלל באופן אוטומטי.

בכל מקרה חשוב לדעת שישנם תחומים מסוימים שבהם גם בעלי ההכנסות הנמוכות נרשמים במשרדי מס ערך מוסף כעוסקים מורשים. בין העיסוקים שהופכים את בעליהם תמיד לעוסקים מורשים: כלכלנים, אדריכלים, חוקרים פרטיים, טכנאי שיניים, רופאי שיניים, יועצים ארגוניים, מודדים, שמאים, יועצי מס, רואי חשבון, מנהלי חשבונות, סוכני ביטוח, מתורגמנים, עורכי דין, וטרינרים, פסיכולוגים, פיזיותרפיסטים, בוני תפאורות, מרצים, מתרגמים, עורכים, כותבי תוכן, מתווכי מקרקעין, סוחרי רכב ובעלי גני ילדים.

עבור אילו עסקאות יש להוציא חשבונית?

הוצאת חשבונית מס הינה חובה מבחינת העוסקים המורשים עבור כל עסקה, בכל סכום שהוא. אי הוצאת חשבונית היא עבירה חמורה, ועלולה להוביל להסתבכות ממשית מול רשויות המס – גם כשמדובר על טעות בתום לב ועל עסקה בסכום לא משמעותי.

מהו המועד האחרון שבו מותר להוציא חשבוניות מס בגין עסקאות שבוצעו?

בשנת 2012 נכנס לתוקף תיקון חשוב בחוק מס ערך מוסף – תיקון מס' 42 אשר עוסק במועד הוצאתה של חשבונית המס.

לפי החוק המעודכן, וליתר דיוק סעיף 46 בו, המועד האחרון להוצאת חשבונית הוא תמיד 14 ימים מ"מועד החיוב במס". מאחר שתיקון 41 משנת 2011 קובע כי לגבי עוסקים שהמחזור שלהם הוא עד 15 מיליון ש"ח החיוב במס יחול עם קבלת התמורה הכספית, ועל אותו סכום שהתקבל, המשמעות היא שברוב המקרים ניתן להנפיק את חשבונית המס תוך שבועיים ממועד קבלת הכסף עבור העסקה.

דגש חשוב נוסף הוא לגבי עסקאות בתשלומים: ניתן להוציא חשבונית מס על כל תשלום בנפרד בהתאם למועד שבו הוא מתקבל (ועד 14 יום לאחריו) – ואין חובה להוציא מראש חשבונית אחת על כל סכום העסקה. כמו כן לקונים – בין אם מדובר בסחורה ובין אם בשירות – אין זכות לדרוש הוצאת חשבונית מס לפני ששילמו, אלא רק חשבונית עסקה.

אילו פרטים חייבים להופיע על כל חשבונית מס?

הפרטים שחובה לציין על גבי חשבוניות המס הם:

* מספר רץ – כמובן ייחודי לכל חשבונית וחשבונית, בין אם מדובר בחשבונית נייר בפנקס (ולכן כשמדפיסים פנקס חשבוניות חשוב לוודא שהמספור הוא בהתאם למספרה של החשבונית האחרונה שהוצאתם) ובין אם מדובר על חשבונית דיגיטלית.

* תאריך הוצאתה של החשבונית

* שם העסק, כתובתו, מספר הטלפון ומספק העוסק המורשה – ניתן לציין גם פרטים נוספים (דוא"ל, אתר אינטרנט וכו')

* פרטי הלקוח – בחלק מהמקרים נדרש גם מספר ח.פ. או מספר תעודת זהות. מומלץ פשוט לציין אותם בכל חשבונית, וכך תוכלו להיות בטוחים שאתם מתנהלים לפי הכללים של רשויות המס.

* פרטי העסקה – כולל תיאור קצר של השירות או המוצר, הכמויות וכו'.

* הסכום – סכום העסקה, המע"מ בגינה והסכום הכולל.

חשבונית מס שהיא גם קבלה / חשבונית עסקה

עוסקים מורשים נדרשים להוציא 3 סוגי מסמכים: חשבוניות מס, קבלות וחשבוניות עסקה (עוסקים פטורים כאמור מנועים מלהוציא את הסוג הראשון, ורשאים להנפיק רק קבלות וחשבוניות עסקה).

קבלה היא מסמך המעיד על קבלת כסף. חשוב להדגיש כי הדיווח למע"מ ולמס הכנסה מסתמך אך ורק על חשבוניות מס ולא על קבלות. עוסקים מורשים יכולים להוציא חשבונית מס שהיא גם קבלה כדי לא להרבות במסמכים. באופן טבעי הלקוח יעדיף לקבל חשבונית מס קבלה מיד עם התשלום ולא להמתין עד 14 ימים.

חשבונית עסקה היא דרישת תשלום. בחלק גדול מהמקרים עוסקים מורשים מוציאים חשבוניות מס שהן גם חשבוניות עסקה, גם כן כדי להימנע מבזבוז זמן יקר על מסמכים והתעסקות איתם.

מה קובע החוק לגבי חשבוניות דיגיטליות?

בשנים האחרונות יותר ויותר עסקים בוחרים לנצל את האופציה של תוכנה להפקת חשבוניות מס. הסיבה העיקרית לכך היא הפשטות שבה מתבצעת הפעולה בדרך זו. סיבה טובה נוספת להעדיף הוצאת חשבונית מס דיגיטלית היא שכך קל יותר לעקוב אחרי החשבוניות, הגבייה וההכנסות. גם הפקת הדוחות השונים הופכת קלה הרבה יותר, ובנוסף אין סיכון שפנקס חשבוניות ילך לאיבוד. יתרונות נוספים הם המיתוג של העסק כמתקדם והידידותיות לסביבה של החשבוניות הדיגיטליות שנקראות גם חשבוניות ירוקות. החוק מחייב להשתמש בתוכנה מאושרת לשימוש ע"י משרד המשפטים.

המשמעות של ניכויי מס באמצעות חשבוניות

ניכויי מס הם עניין חשוב בניהול פיננסי הן עבור עצמאים והן עבור עסקים. בעת הנפקת חשבונית מס או קבלת חשבונית, צריך להבין כיצד הוצאת חשבונית יכולה להשפיע על ניכויי המס. כל חשבונית חייבת לשקף במדויק את העסקה כדי להבטיח דיווח וניכוי מס נאותים. עבור עסקים הוצאות המתועדות באמצעות חשבונית מס יכולות להפחית באופן משמעותי את ההכנסה החייבת. לכן גם כדאי לתעד את כל ההכנסות וההוצאות בתוכנה מקוונת.

המשמעות של פרטי חשבונית מדויקים

דיוק הפרטים בחשבונית הוא בעל חשיבות עליונה. בעת הוצאת חשבונית מס לא מדובר רק בעמידה בתקנות של ברשויות המס. מדובר גם בשמירה על רשומות פיננסיות ברורות ומדויקות לצרכי מעקב פנימי ובקרה. הפרטים בחשבונית, כגון תאריך, סכום ותיאור של סחורות או שירותים שניתנו, ממלאים תפקיד חשוב ביותר בתכנון וניתוח פיננסי לאורך זמן. הפקת חשבוניות מדויקת מסייעת במעקב אחר הכנסות והוצאות, מסייעת בתקצוב ותפעול עסקי. לכן, חיוני להקפיד על מסמכים אלה ושימוש בדוחות המבוססים עליהם.

חשבוניות דיגיטליות מתקדמות

התפתחות הטכנולוגיה הדיגיטלית השפיעה באופן משמעותי על תהליך של הנפקת חשבוניות מס. חשבוניות דיגיטליות מציעות יתרונות כמו נוחות למעקב, אחסון מקוון ואוטומטי, ניהול יעיל של רשומות פיננסיות. הן גם תורמות מבחינה סביבתית, על ידי הפחתת השימוש בנייר. עם זאת, חשוב לוודא שמערכת הפקת החשבוניות הדיגיטלית שבה נעשה שימוש תואמת לחוקי המס ומוכרת על ידי מס הכנסה.