חשבונית עסקה וחשבונית מס - ההבדלים שכולכם צריכים לדעת עליהם

רוב בעלי העסקים רואים בהנהלת החשבונות טרדה וטרחה. בפרט כך המצב בעסקים הקטנים שבהם הבעלים מבצעים בעצמם מטלות רבות ומתקשים לפנות זמן לדברים החשובים באמת, ולמעשה ישנם מקרים שבהם גם מונחים בסיסיים כמו חשבונית מס או חשבונית עסקה אינם מובנים עד הסוף לבעל העסק – וחבל. כשמבינים מהו תפקידה של כל חשבונית ולמשל מי רשאי להוציא חשבונית עסקה ובאילו מקרים, קל יותר לנהל את העסק מבלי להקדיש לכך יותר מדי זמן יקר.

מי חייב להנפיק חשבונית מס?

כל מי שמוגדר כ"עוסק מורשה" מחויב להנפיק חשבוניות מס בעבור כל העסקאות שהוא מבצע (בין אם מכירת מוצרים ובין אם מתן שירותים). כל חשבוניות המס צריכות לכלול את שם העסק, את כתובתו, את מספר העוסק המורשה, את צירוף המלים "חשבונית מס" שמבהיר את מהות המסמך, מספר חשבונית (שהינו ייחודי, כמובן) ואת תאריך הנפקתה של החשבונית. כמו כן מופיעים בכל חשבונית שכזו שם הלקוח, פירוט מהות העסקה והתשלום שהתבצע בגינה (כולל מס ערך מוסף, שכן עוסקים מורשים מחויבים לגבות מס זה בכל עסקה שהם מבצעים).

חשוב לציין כי חשבונית המס אינה מהווה אישור על קבלת התמורה הכספית בגין העסקה, אלא רק הצהרה מחייבת לגבי ביצוע העסקה. אישור על קבלת תשלום הוא "קבלה", ובאופן עקרוני ניתן להנפיק אותה בנפרד מחשבונית המס, אם כי בחלק גדול מהמקרים מוצא מסמך אחד בלבד וזאת על-מנת למנוע ריבוי מסמכים שלא לצורך. חשבוניות המס משמשות לחישוב המע"מ שעל העסק לשלם וכן למילוי הדו"ח השנתי למס הכנסה.

באילו מקרים מוצאת חשבונית עסקה?

"עוסקים פטורים", כלומר עסקים שפטורים מחובת גביית מע"מ מלקוחותיהם, אינם רשאים להוציא חשבוניות מס – במקומן הם מוציאים חשבונית עסקה. חשבונית זו דומה לחשבונית המס מבחינת הפרטים שיש למלא בה (מהות העסקה, שם העסק ופרטים הכרחיים לגביו, שם הלקוח ופרטים חיוניים לגביו, התאריך שבו התבצעה העסקה וסכום העסקה), אולם כמובן שהסכום אינו כולל מס ערך מוסף. בנוסף מנפיק עוסק פטור קבלה, וזאת לאחר שמתקבל התשלום בגין העסקה שעבורה הונפקה החשבונית.

חשבוניות עסקה מהוות דרישת תשלום מהלקוחות וכן את הבסיס לדוח השנתי של עוסקים פטורים שכן מבחינת מס הכנסה זוהי הוכחה לביצוע עסקה וקבלת תמורה.

במקרים מסוימים גם עוסקים מורשים מנפיקים חשבונית עסקה, וזאת על-מנת להימנע מתשלום מע"מ עוד לפני שהתקבלה התמורה הכספית בגין העסקה (שכן הנפקת חשבונית המס מחייבת תשלום מס זה גם אם טרם קיבלתם את הכסף עבור העסקה).

היתרונות המשמעותיים של חשבוניות ממוחשבות

אחת המגמות הרווחות בתחום הנהלת החשבונות בימינו הוא מעבר להנפקת חשבוניות מס ממוחשבות. הכוונה היא לא להקלדת החשבונית במחשב והדפסתה במקום כתיבת כל הפרטים על נייר באותו פנקס חשבוניות מס ישן ומוכר, אלא להפקת חשבוניות דיגיטליות, על בסיס חוק חתימה אלקטרונית.

חוק חתימה אלקטרונית מאפשר ליצור מסמכים שונים – ובהם, אגב, גם חשבונית עסקה – בקלות ובפשטות, ולכן גם במהירות רבה הרבה יותר, באמצעות תוכנות ייעודיות, וזאת מבלי שכלל תצטרכו להדפיס את החשבונית. חתימה אלקטרונית תתווסף אוטומטית לכל החשבוניות ותהפוך אותן לרשמיות, תקפות ומוכרות ע"י שלטונות המס.

להפקת חשבוניות מס באינטרנט מספר יתרונות משמעותיים, וזאת בנוסף כאמור לקלות ומהירות הפקתן. ראשית, אין סיכון שחשבוניות ילכו לאיבוד שכן כל חשבונית מגובה מיד עם הפקתה, שנית, ניתן לאתר כל חשבונית ביעילות (ועל כן למשל הפקת דוחות שנתיים הופכת למטלה קלה), ועוד יתרון משמעותי הוא התדמית הירוקה של העסק, שנתפש כמתקדם וידידותי לסביבה בזכות החשבוניות הממוחשבות.