חתימה דיגיטלית על חשבוניות

כיום, לחתום עם מסמכים באופן רגיל – זה אאוט. לעומת זאת להשתמש בשיטה עדכנית, שנקראת חתימה דיגיטלית – זה אין. השיטה החדשה חסכונית בזמן, חוסכת כסף, היא מאוד נוחה וידידותית למשתמש.

ברוכים הבאים לעידן דיגיטלי

שימוש בחתימות ידניות מקובל מזה שנים, אולם הדברים משתנים בקצב מואץ. כיום הולך ותופס מקום נכבד החיתום הדיגיטלי. הוא אפשרי לא רק לארגוני ענק כי אם גם עבור עסקים מסדר גודל בינוני ואפילו לעסקים קטנים. על מנת לאשר ביצוע פעולות או כדי לסכם על עסקאות, לחתום חוזים או להעביר כספים כבר לא צריכים להשתמש בחתימה ידנית. למתעניינים ולבעלי עסקים נסביר מה חשוב לדעת על חתימה דיגיטלית על מסמכים, מהי החתימה הזאת, איך משתמשים בה ומה הקשר שלה לחשבוניות מקוונות. ברוכים הבאים לעידן הדיגיטלי, הרבה יותר נוח, הכי מתקדם שיש.

מהי המשמעות של חתימה דיגיטלית?

לפני שנסביר איך קשורה חתימה דיגיטלית לחידושים החשובים של הנהלת חשבונות באינטרנט, כדאי להדגיש את המשמעות העקרונית של הפעולה הזאת. החתימה הזאת לא נעשית בצורה ידנית אלא בכלי דיגיטלי שחייב להתאים לכך ולקבל אישורים של הרגולטור. המשמעות של חתימה מהסוג הזה היא שאת המסמך הזה, לאחר יצירתו וחתימתו, אין אפשרות לבטל מתוך עצמו, לא ניתן לשנות ולא ניתן "להעלים". זהו תיעוד שכאילו חקוק באבן (אלא שכאן הוא חקוק בקוד דיגיטלי). כלומר, מי ששולח או מקבל מסמך שנחתם בנוהל הזה יכול לדעת שמדובר בחשבונית או קבלה אותנטיים, לא מזויפים אלא חוקיים. ביטול או שינוי של מסמך מהסוג הזה מחייבים הכנת מספר נוסף, חתום, שמתאר את הביטול בצורה מפורשת ומתועדת.

איך נוצרת החתימה הדיגיטלית?

שימוש מאוד נפוץ במסמך חתום דיגיטלית נעשה תוך כדי הפקת חשבוניות באינטרנט. החתימה עצמה נוצרת על ידי התוכנה. מה שקורה זה שתוך כדי שמירה של מסמך לצורך העברה ללקוח, התוכנה מעבדת את הנתונים ומכינה סוג של הצפה וגם קוד זיהוי מספרי. שימו לב שכל קבלה או חשבונית מקבלים מספר מתוך (סדרת מספרים עוקבים) ביחד עם החתימה הדיגיטלית. התוכנה היא זו שחותמת בשם בעל העסק או מורשה החתימה, כך שאין צורך להדפיס את המסמך ולחתום או לשים חותמת דיו כפי שבעבר.

איך יודעים האם מדובר בתוכנה מוכרת?

למרות שניתן להכין מסמכים שנראים כמו חשבוניות בכל מעבד תמלילים, הרי שזה לא חוקי להעביר מסמך לא חתום, שרק נראה דומה לדבר האמיתי. כדי לדעת אם מדובר באמת על תוכנה להפקת חשבוניות שמורשת להוסיף חתימה דיגיטלית, אפשר לחפש את האישור שניתן לכך. רשות המיסים היא זאת שמגדירה אילו תוכנות נבדקו ואושרו. אם תוכנה לא נמצאת ברשימה העדכנית או שהיא הייתה שם בעבר אך לא חידשה את האישור, מדובר בתוכנה שלא מורשת להוסיף חתימה דיגיטלית. לצד חתימה, השירות של החשבוניות הללו גם כולל שמירה של המסמך, בשרתים חיצוניים. כלומר בעסק ששולח חשבוניות מהסוג הזה, אתם יכולים לדעת שחיבור למערכת, מכל מחשב ובכל זמן, יאפשר לכם לצפות, להדפיס או לשלוח שוב, עותק רשמי של המסמך שהפקתם בעבר.

חותמים דיגיטלית, לא רק על חשבוניות

מלבד על גבי חשבוניות מס, חתימה דיגיטלית מספקת הוכחת אותנטיות גם מסמכי הנהלת חשבונות אחרים. כך למשל מדובר על קבלות או על חשבונית מס – קבלה. בעידן הדיגיטלי, ישנן חברות שמספקות פתרונות של חתימה דיגיטלית גם למסמכים שונים, לצרכים פנים ארגוניים או חוץ ארגוניים. כך לדוגמא אפשר להחתים ולאשר דיגיטלית מסמכים שמועברים בתוך ארגון, עם חתימות דיגיטליות בין דרגות שונות של מורשי חתימה.