כל ההבדלים בין סוגי חשבוניות שונות

נניח שקניתם לאחרונה מוצר, כיכר לחם, עט, מחשב, מכונית, טיסה לחו"ל או מחק. נניח שמכרתם למישהו שירותי ייעוץ, עיצוב שיער או עיצוב גרפי, שיעורי נגינה או סדנה לאפיית עוגות. בכל הדוגמאות המגוונות הללו, בוצעה עסקה כלכלית שחייבים לתעד. בכל פעם שעסקה כזאת או אחרת מתרקמת, חייבים להביא לה ביטוי במסמך חשבונאי מקובל. אחד המסמכים הנפוצים ביותר, בעסקאות קטנות או גדולות, בין צרכן לעסק (B2C) או בין שני עסקים (B2B), נקרא חשבונית. אבל מסתבר כי תחת השם הזה למעשה "מסתתרים" כמה וכמה סוגים שונים של חשבוניות. על ההבדלים בין הסוגים השונים, הדגשים והמשמעויות תוכלו לקרוא בשורות הבאות.

חשבוניות מודפסת לעומת חשבונית מקוונת

בעולם מקוון, זה היה רק עניין של זמן לפני שמישהו קם והחליט שזה יהיה רעיון טוב לאפשר הכנת מסמכים חשבונאיים ועסקיים ללא ניירת. יתכן שרבים מהקוראים יודעים על מה מדובר, אך יש כאלה שהנושא עדיין חדש עבורם ולכן נתחיל עם כמה מילים בעניין זה.

חידוש שנקלט בהצלחה בארץ בשונים האחרונות בתחום המסמכים לעסקים נקרא חשבוניות באינטרנט. לכאורה, מדובר במסמך שאפשר להכין אונליין ללא כל מגבלה, אבל זה לא מדויק. את המסמך מהסוג הזה (שבאמת מופק אונליין, דרך מחשב, טאבלט או מכשיר סלולרי) יכול להפיק אך ורק בית תוכנה או ספק שירות, שעומד בקריטריונים המחמירים שקובעים ברשות המיסים. לדוגמא, המסמך חייב לכלול חתימה דיגיטלית. החתימה הזאת מאפשרת לזהות בצורה מדויקת מאיזה מחשב נשלח המסמך. כך ניתן למנוע טעויות או תקלות או התחמקות מתשלום מס.

אם כן, מרגע שהתקבל האישור מרשות המיסים (לפני מעל 10 שנים) הפכו שני הסוגים של חשבוניות, גם המודפסת וגם המקוונת למאושרות. אכן שתיהן קבילות מבחינה חוקית. שתיהן צריכות להכיל מגוון רחב של נתונים ופירוט, כמתחייב על פי רשות המס. אבל ההבדל הוא שאת המסמך המודפס חייבים להזמין בכמה עותקים בבית הדפוס וצריך למלא אותו ידנית. את המסמך הממוחשב אין צורך להזמין מראש, הוא תמיד זמין במחשב, לאחר תהליך הפקה שאורך בדרך כלל לא יותר משניות ספורות.

כמובן, המסמך המקוון נחשב ליותר זול להפקה, הוא חוסך בזבוז של דפים, חסוך בזבוז של דיו והופך את כל תהליך התיוק המתיש למיותר. לכן, אין פלא שמרבית העסקים כיום, בוודאי שהחדשים שבהם, עוברים למסמכים מקוונים. אגב, אין שום בעיה לעבור ממסמכי נייר למסמכים מקוונים. אין צורך להודיע על כך מראש לפקיד השומה ולא צריך להיערך לכך בפרוצדורה מסובכת. כל מה שצריך זה להירשם לשירות מקוון, לבחור מסלול המתאים לסוג העסק וכמות המסמכים הרצויה. במקום, מקבלים סיסמא ומיד אפשר להתחיל לעבוד בצורה חכמה וחסכונית.

חשבונית מס לעומת חשבונית מס קבלה

אחרי שהבהרנו כמה דברים עקרוניים לגבי חשבונית אונליין לעומת מסמך נייר או מסמך מודפס, נשים את האצבע על חידוד נוסף. רק לפני כן נציין, ששני הסוגים עליהם נצביע כעת גם הם יכולים להגיע בצורת מסמך נייר וגם בצורת מסמך אונליין, ללא הדפסה. לפי העניין, עסק יכול להנפיק מסמכים שנחשבים לחשבונית קבלה ומסמכים שהם למעשה חשבוניות בלבד.

אם כן, מהי חשבונית לעומת חשבונית מס קבלה: שני המסמכים הללו מונפקים על ידי עסק המוגדר כעוסק מורשה. כלומר, זה מותר רק לעסקים גדולים, בעלי מחזור מכירות משמעותי או בעלי עסקים שהחוק מחייב אותם לקבל הגדרה של "עוסק מורשה". אז מדוע יש לנו כאן שני סוגי מסמכים שונים? זה פשוט. שני המסמכים מעידים על כך כי התבצעה עסקה, פעולת מכירה או מתן שירות, ונוצרת למעשה התחייבות להעברת מע"מ מטעם העסק (כיום, כמעט 20 אחוז מתוך כל סך של מכירה). לאחר ביצוע תשלום, בעל עסק צריך להכין קבלה, המעידה שהחיוב נסגר. אולם, מותר להוציא מסמך יחיד שגם מעיד על ביצוע עסקה וגם על התשלום, בעת ובעונה אחת. כלומר חשבונית / קבלה, מסכמת עבור הקונה ועבור המוכר (או הספק), שהעסקה הושלמה ולא נותרו דרישות כספיות.

חשבונית רגילה לעומת חשבונית עצמית

כל חשבונית אלקטרונית או בגרסה המודפסת, מונפקת, מודפסת, נשלחת או נמסרת ללקוח, על ידי בית עסק או נותן שירות כזה או אחר. לכאורה, זה פשוט, ברור ומובן, אבל ישנם מקרים, לא רבים, שבהם מורשה בעל עסק להוציא מסמך שכזה עבור עצמו. חשוב להדגיש כי מדובר על מצב שבו בעל העסק נמצא הפעם בצד של לקוח (קונה סחורה או שירות). כלומר, במצבים מיוחדים, כאשר בעל עסק מבצע עסקה מול גורם שאיננו יכול להוציא חשבונית, הוא מורשה להכין חשבונית מפורטת על שמו. כך אפשר לתעד עסקה וגם להזדכות (לפי העניין) בהוצאה מוכרת.

חשבונית מס לעומת חשבונית עסקה

כאמור בפקודות המיסים, חשבוניות מהוות מסמך עסקי מחייב, שמוטל על בעלי עסקים להוציא כחלק מתיעוד עסקאות. אולם בשל הגדרות שונות של עסקים שונים, לא כולם מורשים להוציא את אותו הסוג של חשבונית. חשבונית מס מותר אך ורק לעוסק מורשה או לחברה בע"מ להנפיק. לעומת זאת, חשבונית עסקה מותרת להנפקה גם על ידי עסק קטן או זעיר, או עסק שאיננו מורשה לגבות מע"מ מכל מיני סיבות. מבחינה מעשית, שני המסמכים הללו מאוד דומים האחד לשני אולם רק אחד מהם מאפשר להזדכות על מרכיב המע"מ (בהנחה שמדובר על עוסק מורשה).