מהו דוח מאזן בוחן?

חשבונאות היא מרכיב הכרחי בכל ניהול עסק, בין אם גדול ובין אם קטן, בכל תחומי הפעילות. דוח מאזן בוחן הוא אחד מהכלים הבסיסיים בניהול החשבונות, ולכן כדאי להבין מהו, באילו מקרים הוא מופק ולמה ניהול חשבונות אונליין מסייע ביצירת הדוח בקלות וביעילות.

מהי החשיבות של דוחות מאזן בוחן?

כל עסק נדרש להפיק מגוון רחב של דוחות על בסיס הנתונים הכספיים הרלוונטיים. חלק מהדוחות נועדו להגשה לרשות המיסים כפי שמחייב החוק ואחרים משמשים לצרכים פנימיים – על-מנת שהמנהלים בדרגים השונים יוכלו לקבל את ההחלטות הטובות ביותר על בסיס מידע עדכני, מפורט ומדויק.

דוח מאזן בוחן הוא דוח מסוג אחר לגמרי. הוא לא מוגש לרשות המיסים ולמעשה גם לא מהווה בסיס להכנת דוח מע"מ או דוח שנתי, וגם לא מגיע לעיניהם של מקבלי ההחלטות בארגון או בעסק. למרות זאת מדובר בדוח חשוב, וזאת משום שהוא מהווה אמצעי בקרה בסיסי למניעת טעויות במסגרת הרישום החשבונאי ולכן גם מונע הגשת דוחות שגויים, בין אם לרשויות ובין אם למנהלים.

בהקשר זה חשוב לציין שגם אם היקף הפעילות מצומצם וגם אם הוא כולל עשרות פעולות חשבונאיות מדי יום – למשל הנפקת חשבונית מס קבלה היא אירוע חשבונאי – תמיד ייתכנו טעויות. מאחר שהמחיר של כל טעות גבוה, נדרשת בקרה מתמדת ומקצועית.

מתי מפיקים את דוח מאזן הבוחן?

החוק כולל כללים ברורים ואפילו נוקשים לגבי הגשת דוח מע"מ, הגשת דוח שנתי ואפילו הפקת חשבוניות בהתאם למועד ביצוע העסקה ו/או קבלת התמורה עבורה. לעומת זאת מאזן בוחן הוא כאמור דוח שנועד לצרכים פנימיים בלבד, ועל כן החוק באופן טבעי לא מתייחס אליו.

בנוסף, הוא לא נועד לבסס קבלת החלטות מיטבית, כך שבמרבית המקרים גם מבחינת מנהלי העסק או הארגון אין חשיבות לתדירות הפקדת הדוח ולתזמון של פעולה זו. זוהי החלטה של מחלקת הנהלת החשבונות או מנהל הכספים, בעיקר לפי הצורך.

מה כולל מאזן הבוחן?

ישנם 3 סוגים של מאזני בוחן: דוח יתרות, דוח תנועות ודוח משולב. דוח היתרות הוא הבסיסי ביותר ומפורטות בו רק היתרות של כל הסעיפים הרלוונטיים לפעילות החברה, בין אם מדובר בזכות ובין אם בחובה. בין השאר יופיעו בדוח זה בטור החובה שורות כמו "התחייבויות לקוחות", "רכישת סחורות", "הוצאות חשמל / מים / ארנונה", "קופה" (כלומר הכסף בחשבון הבנק או בקופת העסק) ועוד. בטור הזכות ישנם סעיפים דוגמת "ספקים", "הכנסות ממכירות" ו"צ'קים לפירעון".

בדוח תנועות בחלק מהשורות יופיע סכום כסף גם בטור הזכות וגם בטור החובה, משום שהוא מציג לא רק את השורה התחתונה נכון למועד עריכת הדוח אלא את היקף התנועות הכספיות בתקופה שאותה מתעד הדוח. הדוח המשולב כולל את היתרות בתחילת התקופה, את התנועות, ואת היתרות בסוף התקופה, כשבכל טור כזה יש כמובן גם זכות וגם חובה.

בכל הדוחות סיכום טור החובה חייב להיות זהה לסיכום טור הזכות – וזוהי למעשה הבקרה החשבונאית ההכרחית. אם אין שוויון, פירוש הדבר שבוצעה טעות ברישום החשבונאי – למשל חשבונית מס נשכחה – ולכן מחלקת הנהלת החשבונות נדרשת לעבור על כל התיעוד ולאתר את אותה טעות.

איך הנהלת חשבונות אונליין מסייעת לכם?

כשעוברים לבצע הנהלת חשבונות באינטרנט, כל אירוע חשבונאי – כאמור חשבונית מס, תשלום לספקים וכו' – נרשם במערכת באופן מידי ואוטומטי. במצב שכזה הסיכון לשגיאה שעלולה להתגלגל לדוח שנתי לא תקין או לקבלת החלטות לא מיטביות פוחת ולמעשה הופך לאפסי, כך שקל יותר להיות באופן קבוע עם אצבע על הדופק ולדעת שכל הנתונים נכונים ואמינים.