מי רשאי להוציא חשבונית עסקה - מדריך מקיף

גם בעלי עסקים ותיקים, שלא לדבר על פרילנסרים חדשים, מתבלבלים לעתים בין כל סוגי החשבוניות הקיימות, ובפרט בין חשבוניות מס לבין חשבוניות עסקה, או בין חשבונית מס קבלה לבין חשבונית מס "רגילה".

בהתאם צצות לא מעט שאלות ואחת הנפוצות שבהן היא מי רשאי להוציא חשבונית עסקה – לפניכם התשובה המקיפה והעדכנית.

מהן חשבוניות עסקה?

כדי להבין אילו עסקים רשאים להוציא חשבוניות עסקה חשוב קודם כל להבין מהי חשבונית עסקה, ומה ההבדל בינה לבין חשבונית מס.

חשבוניות עסקה הן למעשה דרישות תשלום של העסק מהלקוחות. ניתן להפריד בין המסמכים המעידים על ביצוע העסקה לבין אלה המעידים על קבלת התשלום – הסוג הראשון הוא בעצם חשבונית העסקה, והסוג השני הוא חשבוניות המס (שאותן מחויבים להפיק עוסקים מורשים) והקבלות (שאותן מנפיקים עוסקים פטורים).

התשובה לשאלה מי רשאי להוציא חשבונית עסקה לא מושפעת מההגדרה של העסק, כלומר רשאים להוציא חשבונית שכזו גם בעלי עסקים שמוגדרים על ידי מס ערך מוסך כעוסק מורשה וגם אלה שהמעמד שלהם במע"מ הוא עוסק פטור. ההבחנה היא על סמך התשובה לשאלה האם העסק מחזיק במלאי – עסקים שיש להם מלאי לא מורשים להפיק את חשבוניות העסקה, ואילו אלה שאין בעסק שלהם מלאי מורשים להפיק חשבוניות עסקה, כך שבדרך כלל חשבונית העסקה מופקת על ידי נותני שירות למיניהם.

למעשה, לא מדובר ברשות אלא בחובה – על כל עסקה יש להנפיק חשבונית שכזו, שכאמור מהווה דרישת תשלום ועדות לכך שישנה הסכמה בין הלקוח לבין בעל העסק על מכירת מוצר/ים או אספקת שירות/ים.

חשוב לציין שחשבוניות עסקה אינן מהוות אירוע מס, ועל כן הן אינן מדווחות – לא למס הכנסה ולא למס ערך מוסף. למס ערך מוסף מדווחים מדי חודש או חודשיים רק עוסקים מורשים, ורק על חשבוניות המס שמופקות במהלך התקופה הרלוונטית (עוסקים פטורים מדווחים למע"מ אחת לשנה, על סך ההכנסות ולא על חשבוניות העסקה), ואילו בדוחות למס הכנסה נכללות הקבלות וחשבוניות המס שמנפיק העסק, בין אם הוא עוסק פטור ובין אם הוא עוסק מורשה.

מה חובה לכלול בחשבונית העסקה?

חשבוניות עסקה אינן אירוע מס, ועל כן הניסוח שלהן חופשי. למעשה ניתן להפיק את חשבונית העסקה גם כמסמך וורד רגיל, והתנאי היחיד הוא שהניסוח של החשבונית יהיה ברור – מן הסתם גם הלקוחות שלכם מצפים לכך – ואין צורך באמצעים מיוחדים כמו תוכנת הפקת חשבוניות.

יחד עם זאת תוכנה שכזו מסייעת מאוד בהנפקת חשבוניות מס וקבלות, כך שלכל סוגי העסקים כדאי להיעזר בה, ואם כבר יש תוכנה כזו כדאי כמובן להיעזר בה גם לטובת הפקת חשבוניות עסקה.

מהו המועד שבו מוציאים חשבוניות עסקה?

המועד האחרון להנפקתן של חשבוניות עסקה בגין עסקה מסוימת משתנה בהתאם לסוג העסק, לסוג העסקה (אספקת שירותים או מכירת מוצרים) וההיקף הכולל של העסקאות של העסק. באופן עקרוני המועד האחרון זהה למועד האחרון של הנפקת חשבונית מס, וכאמור ניתן לשלב את שני המסמכים לכדי מסמך אחד ולהנפיק חשבונית מס שמעידה גם על קיום העסקה וגם על קבלת התמורה עבור הסחורה.

בעסקאות שבהן ניתנה תמורה עבור מתן שירות מסוים, המועד האחרון להפקתן של חשבוניות עסקה הוא 14 ימים מהמועד שבו התקבל התשלום מהלקוח, בלי קשר למועד מתן השירות.

גם בעסקים הקטנים, כלומר אלה שמחזור העסקאות הכולל שלהם אינו גדול, ניתן להפיק חשבוניות עסקה עד 14 ימים מיום קבלת התשלום מהלקוח.

בעסקאות שבהן מעורבת סחורה, וכשמדובר בעסקים גדולים, המועד האחרון להפקתה של חשבונית העסקה הוא 14 יום מהמועד שבו נמסרה הסחורה, וזאת בלי קשר למועד התשלום עצמו. כאמור ניתן להפריד, ולספק חשבונית עסקה לאחר מסירת הסחורה, ואת הפקת חשבונית המס לדחות לאחר קבלת התשלום.

ההבחנה מהי עסקה בהיקף "גדול" ובין סוגי עסקים שונים עשויה להשתנות בהתאם לנהלי רשויות המס, וכדאי להתייעץ עם רואה חשבון מנוסה או יועץ מס מוסמך, על-מנת לוודא שאתם מתנהלים בהתאם לכל החוקים הרלוונטיים – לא כדאי להסתבך עם רשויות המס.

מי רשאי להוציא חשבונית עסקה באנגלית?

עסקים שיש להם לקוחות בחו"ל רשאים להוציא את חשבונית העסקה – בין אם באופן ידני ובין אם בעזרת תוכנת הפקת חשבוניות באינטרנט – באנגלית. יחד עם זאת הוראות מס הכנסה מחייבות ניהול ספרים בעברית או בערבית בלבד, ועל כן יש לוודא שחשבונית המס או הקבלה הן באחת מהשפות האלה. הסכום לתשלום יופיע הן במטבע שבו בוצעה העסקה והן בשקלים, בהתאם לשער החליפין במועד הרלוונטי.

היתרונות של חשבוניות דיגיטליות

לאחר שהבנתם מי רשאי להוציא חשבונית עסקה ומהו המועד האחרון הרלוונטי לסוג זה של חשבוניות, כדאי לעבור לחשבוניות דיגיטליות. המלצה זו תקפה גם לעוסקים מורשים שמנפיקים חשבוניות מס וגם לעוסקים פטורים שאם ינפיקו קבלות ירוקות – כלומר כאלה ללא נייר ועל כן ידידותיות לסביבה – יזכו לתדמית טובה יותר.

בנוסף הפקת חשבוניות דיגיטליות מייעלת את התנהלות העסק במידה ניכרת.

מי רשאי להוציא חשבונית עסקה ומתי זה נדרש?

בתחום העסקאות העסקיות, חשוב להבין מי רשאי להוציא חשבונית עסקה. מסמך זה משמש כבקשה רשמית לתשלום, שאותה מעביר עסק ללקוחותיו. חשוב לציין, שהן עוסקים מורשים והן עוסקים פטורים לפי תקנות המע"מ, רשאים להוציא חשבוניות מסוג זה. היבט חשוב שקשור לכך הוא האם העסק מחזיק במלאי. עסקים שפועלים עם מלאי אינם מורשים בדרך כלל להנפיק חשבוניות כאלה. לעומת זאת, עסקים ללא מלאי, למשל נותני שירותים, לא רק מורשים אלא נדרשים לעתים קרובות להנפיק חשבוניות עסקה במהלך העסקים הרגיל.

מתי מונפקות חשבוניות עסקה ומה חשוב שיהיה בה?

חשוב להדגיש כי חשבונית עסקה אינה נחשבת לאירוע מס, ולכן קיימת גמישות רבה בתצורה שלה. ניתן להפיק אותה עצמאית אך נוח יותר להיעזר בתוכנה ליצירת חשבוניות. השימוש בתוכנה כזו, למרות שאינו חובה, מועיל ליצירת חשבוניות מס וקבלות כאחד, באופן שמשפר את היעילות והמקצועיות של ההתנהלות הפיננסית של העסק. חשוב לעסקים לוודא שהחשבוניות נאות למראה וברורות כדי לשמור על שקיפות ואמון מול הלקוחות שלהם. העיתוי להוצאת חשבונית עסקה משתנה בהתאם למספר גורמים כגון אופי העסק, סוג העסקה (מתן שירות או מכירת מוצר) והיקף העסקאות המקובל אצל העסק. בדרך כלל, המועד האחרון הוא רגע ההפקה המאוחר ביותר שמותר בו להפיק חשבוניות מס. עבור עסקאות מכירה, במיוחד בעסקים גדולים, יש להפיק את החשבונית לרוב תוך 14 יום ממועד אספקת המוצר.