עלות הפקת חשבונית דיגיטלית

התקופה שבה אנחנו חיים מוגדרת ע"י רבים כ"עידן הדיגיטלי", וקל להבין למה. כולנו מבצעים יותר ויותר פעולות במרחב הדיגיטלי, גם באופן פרטי וגם כבעלי עסקים. הימים שבהם השתמשנו בפנקסי נייר מרופטים ובניירות קופי כדי להפיק חשבוניות חלפו מזמן מהעולם, וכיום רוב מוחלט של חשבוניות המס, חשבוניות העסקה והקבלות מונפק ישירות מהמחשב – באמצעות תוכנה לחשבוניות או אתר שמספק את השירות רב התועלת.

במציאות שכזו עלויות ההפקה של החשבוניות הן מידע רלוונטי וחשוב מאוד. באופן טבעי בכל עסק, ובפרט בעסקים קטנים, השאיפה היא לצמצם את ההוצאות, ומצד שני להבטיח התנהלות יעילה ונטולת תקלות. בעמוד זה תמצאו הסברים שיעזרו לכם להגיע להחלטה הנכונה ביותר עבורכם ויאפשרו לכם להפיק חשבוניות דיגיטליות בדרך המשתלמת ביותר.

תוכנה או SaaS?

העידן הדיגיטלי משנה את ההתנהלות שלנו באופנים רבים. אחת הדוגמאות המובהקות לכך היא המעבר מצבירת רכוש לאפשרויות שימוש – למשל, במקום לקנות דיסקים / תקליטים / קסטות כדי לשמוע מוזיקה, אפשר פשוט להתחבר לספוטיפיי או להיכנס ליוטיוב. באופן דומה, גם כשהמטרה היא הפקת חשבוניות דיגיטליות ברוב המקרים אין צורך לקנות תוכנה יקרה בעלות של אלפי שקלים ולפעמים אפילו יותר, אלא אפשר לבחור במודל ה-SaaS.

המונח SaaS – ראשי תיבות של Software as a Service, כלומר תוכנה במתכונת של שירות – הפך לרווח במיוחד בשנים האחרונות. המשמעות פשוטה: במקום לקנות את התוכנה, שהעלות שלה גבוהה מאוד, קונים רק את האפשרות להשתמש בה – בעלות של כמה עשרות שקלים בחודש בלבד. למודל הזה יש עוד יתרון משמעותי והוא השירות השוטף, דבר שלא תמיד מתקיים אחרי שקונים תוכנה ומתקינים אותה במחשבי העסק, ובנוסף החברה שמפעילה את השירות מן הסתם מעדכנת ומשכללת את הממשק ואת האפשרויות – ואתם נהנים מכך.

20-30 אגורות לכל חשבונית

התשובה לשאלה כמה עולה חשבונית דיגיטלית משתנה בהתאם למסלול הנבחר. ההבדל העיקרי בין המסלולים השונים הוא כמות המסמכים שניתן להפיק מדי חודש. כך למשל עבור האפשרות להפיק 100 חשבוניות המחיר החודשי הוא 29 ש"ח, ואילו עסק שרוצה להפיק 500 מסמכים ישלם 99 ש"ח מדי חודש.

אם רוצים לחשב את העלות של חשבונית אחת, התוצאה תהיה פחות מ-30 אגורות במסלול הראשון, ופחות מ-20 אגורות במסלול השני – ובקיצור, עלות אפסית.

מה כוללת העלות?

כשבודקים עבור אפשרויות שונות של הפקת חשבונית דיגיטלית מחירים חשוב כמובן לבחון גם את התועלת ולא רק את העלות.

המרכיב הראשון בתמורה לתשלום הוא כמובן האפשרות להפיק חשבוניות שונות עד למכסה הנתונה בכל מסלול ומסלול. מרכיבים נוספים שנכללים בכל המסלולים הם האפשרות לעצב את המסמך כך שהחשבונית תיראה מרשימה, מודול ניהול לקוחות שמקל עליכם להוציא חשבוניות, דשבורד מפורט שמציג תמונת מצב עדכנית לפי פילוחים שונים רלוונטיים וכמובן חתימה דיגיטלית שהיא הבסיס החוקי לאפשרות להפיק חשבוניות ללא נייר וחתימה בעט.

מרכיב חובה נוסף הוא תמיכה מלאה, רצוי כמובן ע"י נשות ואנשי מקצוע עם ניסיון ותודעת שירות מפותחת.

אופציות מתקדמות ותועלות נוספות

לאחר שישנו הבסיס להפקת החשבוניות הדיגיטליות, שנקראות גם חשבוניות ירוקות בזכות הוויתור על הנייר, אפשר להוסיף עוד מרכיבים לממשק. למשל, דוחות מתקדמים שמסייעים בניהול העסק, מודול לניהול המלאי, מעקבים (אחרי תשלום לכל פרויקט או לפי שעות) ועוד.

חשוב להדגיש שהעלות נשארת נמוכה מאוד: למשל, 59 ש"ח להפקת עד 200 חשבוניות, כלומר פחות מ-30 אגורות לחשבונית, או 99 ש"ח להפקת עד 500 חשבוניות – פחות מ-20 אגורות לחשבונית.

עוד כדאי לקחת בחשבון שלכל פעולה בימינו יש גם עלות אקולוגית שאי אפשר להתעלם ממנה. כשמוציאים חשבונית ירוקה מחיר הפעולה בהיבט החשוב הזה נמוך בהרבה בהשוואה להוצאות חשבוניות נייר – עוד סיבה לעבור לחשבוניות דיגיטליות.