המדריך השלם להפקת קבלות ממוחשבות

קבלות ממוחשבות הן דרך נוחה ויעילה להתנהלות עסקית שמאפשרת לבעל העסק להקדיש את מלוא זמנו ומרצו לפיתוח העסק ולא להתעסקות מיותרת עם ניירת, חשבוניות וכו'. קבלות שכאלה מונפקות באמצעות תוכנה להפקת חשבוניות דיגיטליות שמנפיקה את כל סוגי החשבוניות (חשבונית עסקה, חשבונית מס, קבלה ועוד).

מהי קבלה ממוחשבת?

קבלה ממוחשבת הינה קבלה המופקת באמצעים אלקטרוניים, בהתאם לחוק חתימה אלקטרונית שנחקק בשנת 2001 ולאחר שהוראות מס הכנסה הרלוונטיות עודכנו. חשוב להדגיש כי הפקת חשבוניות ממוחשבות מחייבת חתימה דיגיטלית על כל מסמך – חתימה המאשרת את האותנטיות של הקבלה או החשבונית ומאפשרת לרשויות המס לזהותה ולתת לה תוקף.

עוד כדאי לדעת שישנם מספר סוגי קבלות וחשבוניות, ובפרט כדאי להבחין בין חשבונית מס לחשבונית עסקה: הסוג הראשון מונפק ע"י מי שמוגדר ע"י מס ערך מוסף כ"עוסק מורשה", ובאופן טבעי הסכום שמופיע בהן כולל את התשלום למע"מ, ואילו הסוג השני מונפק ע"י מי שמוגדר ע"י מס ערך מוסף כ"עוסק פטור" וכמובן אינו כולל את המע"מ.

קבלה, בהגדרתה הפורמלית, היא מסמך שמעיד על קבלתה של התמורה עבור עסקה כזו או אחרת. באופן עקרוני גם חשבונית מס עשויה למעשה להוות גם קבלה, ובמקרים רבים עסקים מעדיפים להנפיק מסמך אחד שהוא גם חשבונית מס וגם קבלה, כלומר גם דרישת התשלום וגם אינדיקציה לתשלום עצמו (גם אם הוא ניתן באשראי או בצ'ק דחוי לתאריך אחר), וזאת על-מנת לחסוך במסמכים ובבלגן, ובפרט כשמדובר באופציה הלא דיגיטלית של החשבוניות.

מה חובה לכתוב בכל קבלה ממוחשבת?

קבלות ממוחשבות, בדיוק כמו קבלות "רגילות", חייבות לכלול את הפרטים הבאים: מספר הקבלה (מספר עוקב שחייב כמובן להיות ייחודי לכל קבלה ממוחשבת), שם העסק, מספר החברה (או העוסק המורשה), התאריך שבו התבצעה העסקה שעבורה הוצאה הקבלה, שמו של הלקוח והכתובת שלו (אלא אם מדובר במכירה קמעונאית שהתמורה עבורה התקבלה במזומן), מהות העסקה שבוצעה (כלומר מהו השירות שניתן או מהם המוצרים שנמכרו), הסכום שהתקבל בגין אותה עסקה, דרך התשלום (מזומן / צ'ק / אשראי / העברה בנקאית) ופרטים לגבי התשלום (מספר הצ'ק ומועד הפירעון, מספר חשבון הבנק ממנו הועבר הסכום לתשלום וכו').

בנוסף כל קבלה חייבת להיות חתומה, כשבמקרה של הקבלות הממוחשבות החתימה היא חתימה אלקטרונית בהתאם לתקן המחייב ולחוק חתימה אלקטרונית התשס"א 2001. בהקשר זה כדאי לדעת שעל פי החוק הנ"ל, כדי שחתימה אלקטרונית תהיה קבילה, ובהתאם הקבלה תעמוד בדרישות רשויות המס, עליה להיות ייחודית לבעל אמצעי החתימה, לאפשר זיהוי ודאי שלו, לאפשר זיהוי שינויים אם בוצעו כאלה בקבלה לאחר החתימה וכמו כן להיות מופקת באמצעים הנתונים לשליטתו הבלעדית של בעל העסק, כלומר בעל אמצעי החתימה.

דגש חשוב נוסף הוא החובה להוציא קבלה מיד עם קבלתו של תקבול כספי, גם אם מדובר בצ'ק דחוי או בתשלום באשראי שמועד פרעונו טרם הגיע. חובה נוספת היא מסירת המקור ללקוח המשלם, כשאצל בעל העסק נותר ההעתק. כשמדובר על קבלה ממוחשבת, מיד עם הפקת הקבלה נוצר גם גיבוי, כך שאין סיכוי לאובדן הקבלה.

קבלות ממוחשבות באנגלית

חשבונית דיגיטלית יכולה להיכתב גם באנגלית, אם הלקוח אינו ישראלי אלא נמצא במדינה כזו או אחרת מעבר לים. יחד עם זאת חשוב לדעת שהוראות מס הכנסה מחייבות רישום חשבוניות וקבלות בעברית או בערבית בלבד, כך שבמקרה זה יש להשתמש באופציה של התוכנה להפקת קבלה אחת בשתי שפות – מקור בעברית או ערבית, והעתק שיימסר ללקוח בשפה האנגלית. הסכום לתשלום במקרים אלה יירשם הן במטבע שבו בוצעה העסקה והן בשקלים, כשיחס ההמרה הוא שער החליפין במועד הרלוונטי.

היתרונות של הקבלות הממוחשבות

בין אם אתם מנפיקים קבלות עוסק פטור (כלומר כאלה שלא כוללות מע"מ) ובין אם קבלות שהן גם חשבוניות מס (כלומר אלה הנדרשות מעוסקים מורשים), בכל מקרה ישנם מספר יתרונות מובהקים לאופציה הדיגיטלית, ולא בכדי הן זוכות לפופולריות הולכת וגוברת.

יתרון אחד של הקבלות הממוחשבות הוא קלות ההפקה שלהן. הכל מתבצע תוך זמן קצר מאוד, ואם מדובר בלקוחות שכבר קיימים במערכת (כלומר לקוחות חוזרים שכבר הוצאתם להם בעבר חשבונית או קבלה) כל הפרטים כבר נמצאים ואין צורך להזין אותם – ואז אפשר בלחיצת כפתור פשוטה להכין מידית את הקבלה.

עוד יתרון משמעותי מאוד של קבלות ממוחשבות הוא כאמור הגיבוי המידי של כל קבלה וקבלה. בדרך זו אין חשש לאובדן קבלות, דבר שעלול לסבך אתכם עם רשויות המס כמו גם ליצור בלגן ולחייב אתכם להשקיע זמן רב במציאות הקבלות האבודות. בנוסף קל מאוד לעקוב אחרי הקבלות, ולהפיק את כל הדוחות הנדרשים לטובת מס הכנסה, מס ערך מוסף וגם במסגרת ניהול העסק.

יתרון אחר שגם הוא יקר ערך הוא הידידותיות לסביבה. בעולם שכבר מודע לחובה לצמצם את הפגיעה בכדור הארץ, עסקים שמוצאים קבלות דיגיטליות נתפשים כמתקדמים וכאכפתיים, וזוכים לתדמית חיובית יותר.

פרוטוקולי אבטחה מתקדמים בקבלות הממוחשבות

ככל שעסקים נוספים בוחרים להתבסס על קבלות ממוחשבות במקום קבלות מיושנות, כך עולה הצורך בשילוב של אמצעי אבטחה מתקדמים. פרוטוקולי אבטחה משופרים נדרשים כדי להגן על מידע רגיש של לקוחות, מידע פיננסי, קליטת תשלומים ומניעת הונאות. את כל זאת ניתן להשיג באמצעות יישום שיטות עדכניות של הצפנה חזקה במהלך אחסון, קליטה והעברת נתונים. כל זאת מאפשר להבטיח שכל הקבלות האלקטרוניות שלכם מאוחסנות, נשמרות ומועברות באופן מאובטח לנמענים. בנוסף, שימוש באימות מאובטח לפני קבלת גישה לנתוני הקבלות יכול להגן בצורה הדוקה ביותר ולמנוע גישה לא מורשית. על ידי שימוש במערכת עם אמצעי האבטחה המתקדמים, עסקים יכולים להבטיח את הסודיות והאבטחה של העסקאות הדיגיטליות, תוך בניית אמון מתמשך אל מול לקוחותיהם.

נגישות ואינטגרציה בקבלות ממוחשבות

בין היתרונות של קבלה ממוחשבת ניתן לציין גם את הרחבת יכולות האינטגרציה שלהן. על ידי שימוש במערכות חדישות ומתקדמות טכנולוגית, ניתן לשלב פונקציות התואמות לתוכנות CRM (ניהול קשרי לקוחות) שונות, כפי שדרוש לכם. כך עסקים יכולים לייעל את פעילותם במתן שירות ומכירה. שילוב זה מאפשר עדכון משולב ואוטומטי של רשומות לקוחות, העברת נתונים פיננסיים, צמצום שגיאות של הקלדה ידניות וחיסכון בזמן. יתר על כן, הקפדה על קבלות דיגיטליות בהרגלי העבודה שלכם משפרת את חוויית הלקוח. הלקוחות יכולים לגשת למסמכים שנשלחים אליהם, דרך המייל או בהודעה.