כיצד לבחור שעוני נוכחות לארגון שלך?

שעוני נוכחות הם אמצעי לניטור ובקרה של שעות העבודה של העובדים, והם למעשה הדרך הבלעדית לבצע פעולה זאת באופן אמין. שעוני הנוכחות מחוברים למערכות הארגון, ומעדכנים אותם בזמן אמת, וכך קל יותר לקבל מידע אמין אודות נוכחות או היעדרות העובדים. כיצד תבחרו שעוני נוכחות לארגון שלכם? מהם היתרונות והחסרונות של השיטות השונות?

הפרמטר הראשון: גודל הארגון

ככלל, שעוני נוכחות מתאימים לארגונים בינוניים וגדולים, היכן שקיים קושי אמיתי לעקוב אחרי כניסה ויציאה של מאות ואלפי עובדים. רבים מהארגונים הללו, יכולים לבחור בשעוני נוכחות, הפועלים על הרשת באמצעות קירוב של כרטיס עובד או אף באמצעות טביעת אצבע. ניתן לבחור במכשירים אשר תומכים באלפי כניסות ביום.

הפרמטר השני: סגנון העבודה בארגון

ישנם ארגונים אשר מאופיינים בעבודת שטח, כלומר העובדים עשויים להתחיל את יום העבודה במשרד, אך לסיים אותו מחוץ למשרד, בין אם מדובר על אתר אחר באחריות הארגון, או אצל לקוח. ולכן ארגונים אלו נדרשים למערכת דיווח נוכחות, המתממשקת לרשת האינטרנט, ומאפשרת דיווח מרחוק, כלומר באמצעות SMS, הודעה או דיווח באמצעות אפליקציה.

מהם היתרונות והחסרונות של השיטות השונות?

דיווח באמצעות שעוני נוכחות הנשענים על טביעת אצבע:

דיווח באמצעות טביעת אצבע מתאפשר, כאשר העובד מגיע פיזית לאתר. היתרון המרכזי בדיווח זה הוא ברמת האמינות הגבוהה שלו. טביעת אצבע לא ניתן לזייף או להעביר, בשונה מדיווח באמצעות כרטיס (שאותו העובד יכול להעביר לקולגה) ולכן על העובד להקפיד לעמוד בזמנים ולמלא את המכסות, הנדרשות ממנו.

החיסרון בשיטה זו, שהיא אינה מתאימה לכולם, ישנם עובדים, אשר נאלצים לעבוד מהשטח, ואז נדרשים לבצע השלמות של דיווחים אל תוך המערכת, באופן ידני, וכך יוצא שיתרון האמינות המובהקת פשוט נעלם.

למי השיטה מתאימה?

אנשים אשר מקום עבודתם מתבצע on site אנשים אשר נעים בין האתרים השונים של הארגון.

למי השיטה פחות מתאימה?

אנשי שטח, פקחים, דוורים, בלדרים, סוכני מכירות ועוד.

דיווח באמצעות אפליקציה

דיווח באמצעות אפליקציה מאפשר גמישות גבוהה במיוחד, אך לא פחות חשוב גם רמת אמינות. ניתן כמובן לאמת את דיווח האפליקציה ב check in  שנעשה לאורך היום. בין אם מדובר על מערכות להוצאות דוחות, מסופונים ועוד.
היתרון המרכזי של שיטה זאת כאמור בא לידי ביטוי בגמישות שלה- ולכן היא מתאימה במיוחד לתועמלנים, סוכני שטח, פקחים, בלדרים ועוד.

בשיטה זו נדרש לוודא רמת אמינות גבוהה במיוחד

לסיכום, שעוני נוכחות הם האמצעי הבלעדי לניתור שעות העבודה של עובדי הארגון. קיימות מספר שיטות דיווח, שיטות און ליין, אשר דורשות אמינות גבוהה, ושיטות on site אשר מעניקות ודאות גבוהה.  חשוב להתאים את שעון הנוכחות לגודל הארגון ולאופי הפעילות בו. כיום ניתן למצוא שעוני נוכחות, אשר תומכים גם באלפי משתמשים.