הנהלת חשבונות באינטרנט – זול, חסכוני ויעיל

האבולוציה הטכנולוגית הגיעה גם להנהלת החשבונות לעסקים. פעם, ניהול החשבונות נעשה תוך שימוש בפנקסים וספרים ממש, תוך תכתובת ורישום ידניים. לאחר מכן היה צורך לקנות תוכנות להנהלת חשבונות, לפי סוג העסק וטיבו, והרישום נעשה באופן ממוחשב. כיום אנו בשלב מתקדם יותר, נוח יותר. כיום, ניתן לרכז את כל מה שקשור בהיבטים הכספיים, רישום העסקאות והפקת הקבלות באינטרנט. הנהלת חשבונות באינטרנט איננה רק נוחה יותר. זוהי הדרך הנכונה לחסוך בכסף ובזמן. זו הדרך לעקוב אחר ביצועי העסק ולהפיק מסמכי עסקה מכל מקום – מהמשרד ואפילו מהבית (באמצעות המכשיר הנייד). זה מתאים רק לעסקים גדולים? בוודאי שלא. בזכות מחירי השירות שנחשבים כיום לנמוכים מאוד, זוהי הדרך לניהול חשבונות גם לעסקים קטנים ואפילו לעוסקים פטורים.

הנהלת חשבונות באינטרנט – עושים סוף לניירת

למרות שעידן המחשב כבר כאן, בהמון עסקים נעשה שימוש בכמות בלתי נתפסת של ניירת. אחת הבשורות של הנהלת חשבונות באינטרנט טמונה בכך שכך מביאים לשינוי המצב. ההיבט הבולט ביותר שניתן למצוא במסגרת הנהלת חשבונות באינטרנט ניתן לתמצות במשפט – עושים סוף לניירת. ולמה בדיוק הכוונה? בזכות אישור שהתקבל מרשויות המדינה וממס הכנסה, ניתן לשלוח את כל מסמכי העסקה המקובלים באינטרנט. כך, אם צריך למסור ללקוח קבלה – לא צריך להדפיס אותה עבורו או למלא את הפרטים בפנקס קבלות ולשלוח בדואר. כל מה שצריך לעשות זה למלא את הפרטים ברגעים ספורים ולשלוח קבלה מקוונת. כך הדבר גם כאשר צריכים להוציא חשבונית עסקה, חשבונית מס קבלה וכיוצא באלה.

אז כן, בהנהלת החשבונות הזאת אפילו לא צריך לחתום עם מסמכים ומפחיתים בירוקרטיה ובזבוז זמן. אך עולה השאלה החשובה – אבל איך מוותרים על הצורך בחתימה על המסמכים? הרי עד כה היה מקובל שמס הכנסה דורש להוציא חשבוניות וקבלות מקוריים, עם חתימה בכתב יד? גם לכך ניתן למצוא פתרון בתוך אותה הנהלת חשבונות באינטרנט. פותח מנגנון שנקרא חתימה אלקטרונית מאובטחת. כך, סוגים שונים של תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט שקיבלו הכרה מרשות המיסים הטמיעו אבטחה וחתימה אלקטרונית לכל מסמך ולכל קבלה. המסמכים ממוספרים באופן אוטומטי ולא צריכים להוסיף חתימה ידנית. כך, בלחיצת כפתור, באינטרנט, במייל, שולחים מסמכי עסקה ומוותרים מכל וכל על הניירת. ידידותי לסביבה? זול יותר, נוח יותר? מהפכת האינטרנט אכן הגיעה לניהול החשבונות העסקי.

מערכת מאובטחת אונליין

חברות שפיתחו מערכות לניהול חשבונות באינטרנט מציעות חדשנות בעוד היבטים נוספים. קודם כל, הרישום לשירות פשוט וקל, ללא צורך בהתקנת תוכנות. התוכנה המתקדמת יושבת על השרת של הספק, כך שהמחשב של המשתמש לא צריך להקצות זיכרון ואין צורך בזמני הטענה או שדרוג. לכל לקוח שם משתמש וסיסמא והמערכת מאובטחת בפרוטוקול אבטחה מתקדם. אחרי הכל, באותה מערכת עושות שימוש חברות מהמובילות בארץ וזאת, לצד עסקים קטנים, עוסקים מורשים, עוסקים פטורים ואחרים.

גם השימוש בכל הפונקציות של הנהלת החשבונות קל במיוחד. המערכת נבנתה במיוחד בכדי לשרת בעלי עסקים ומשתמשים שאינם בהכרח מנהלי חשבונות. השימוש אינטואיטיבי ופשוט יותר מכל תוכנה רגילה לעיבוד תמלילים. קל מאוד להזין נתונים, לשלוח מסמכים, לקבל עדכונים. ואם בכל זאת צריכים עזרה? לצורך כך ישנה תמיכה – שולחים שאלה או בירור דרך האינטרנט והתשובה תתקבל במהירות.

משדרגים את העסק

האם יש פונקציות נוספות המוטמעות במערכת להנהלת החשבונות באינטרנט? ללא שמץ של ספק. למשל, ניתן לבצע סליקה בכרטיס אשראי, במילים אחרות – ניתן לשלוח לחיוב את כרטיסי האשראי המקובלים במקום לקבל אך ורק תשלום מזומן או שיקים. בנוסף, קל מאוד להגדיר את התצורה של הקבלות או החשבוניות. אפשר ללא קושי להוסיף את הלוגו של העסק, בקלות מעדכנים את שם העסק, את פרטי כל לקוח, את כתובת העסק, טלפון ומייל. כאשר התפעול פשוט, וניתן לגשת למערכת המאובטחת אפילו באמצעות טלפון סלולרי חכם או מחשב נייד – הנהלת החשבונות של העסק זוכה לשדרוג משמעותי.

חשוב שיהיה ברור כי השירות החשוב הזה מתאים מאוד למגוון רחב של עסקים. גם לעצמאים ופרילנסרים, זהו פתרון יעיל וטוב מאין כמוהו. אחרי הכל, הגישה לטכנולוגיה הזאת נעשית דרך האינטרנט. אפשר לנהל את הנהלת החשבונות החדשנית הזאת ולשלוח מסמכים במייל, דרך המחשב שבמשרד, דרך המחשב שבבית ואפילו דרך הסמרטפון. עסק יכול להעניק גישה והרשאה לעובד שאמור לטפל בנושא זה או שבעל העסק עצמו מטפל בכך. הפשטות של התוכנה והעובדה שהיא אינטואיטיבית מאוד מאפשרים להשתמש בה ללא חבלי קליטה. בתוך זמן קצר רואים שאפשר לא רק לחסוך זמן אלא גם לחסוך כסף. לא צריך עודף ניירות, לא צריך עודף תיוקים, אפשר לנצל את הזמן שחוסכים לאין ספור דברים אחרים, שיקדמו את העסק בצורה פרודוקטיבית. מגוון הפונקציות שיש בתוכנה וכל אותן יכולות חכמות יכולים להזניק קדימה גם את העסק שלכם!