הוצאת חשבונית מס דיגיטלית – לא להאמין כמה שזה קל!

לא ניתן לנהל עסק בלי לנהל ספרים או פנקסים, כלומר בלי לבצע רישום של כלל העסקאות לצורך דיווח לרשויות המס. אך האם זאת אומרת שכל מי שמנהל עסק צריך להתנהל בדרך הישנה, של הזמנת פנקסי חשבוניות או קבלות וכל יתר המסמכים? האם לא התקדמו הזמנים, באופן שניתן יהיה להתנהל אחרת? אז מסתבר שזה בהחלט אפשרי. הוצאת חשבונית מס באינטרנט, באופן דיגיטלי, זה יותר מאשר רק אפשרי. למעשה, זה כל כך פשוט עד שלא כדאי להתנהל כיום באופן אחר.

הוצאת חשבונית מס עם חתימה אלקטרונית

לכאורה, כל מי שיש ברשותו מדפסת משרדית יכול להדפיס לצרכים עסקיים חשבונית או קבלה. למעשה, העובדה שיש צורך לעמוד בתנאים קשיחים של שלושה העתקים לכל מסמך והעובדה שצריך למספר כל קבלה, כל חשבונית, כל הצעת מחיר או תעודת משלוח הופכים את הצעד הזה לבלתי משתלם ובלתי מקובל למרבית העסקים. אבל מכיוון שהעולם כולו עובד לפעילות דיגיטלית ומכיוון שאיש אינו חפץ בבזבוז של נייר לחינם, גם ברשות המיסים הבינו כי הוצאת חשבונית מס דיגיטלית הינה כורח המציאות.

מכיוון שכך, שקדו ברשות המיסים על שינוי בתקנות ועל שינוי בנהלי העבודה, על מנת לאפשר הוצאת חשבונית מס גם ללא צורך בפניה לבית הדפוס. המכשול לעניין זה היה טמון בעובדה שכל בעל עסק או מורשה חתימה אמור לחתום על כל מסמך לפני מסירתו ללקוח או לספק. איך אפשר להתגבר על הבעיה? הפתרון נמצא במתן הרשאה לחתימה מסוג חדש – חתימה אלקטרונית. מרגע שהוחלט שהדבר יהיה אפשרי, קצרה הדרך להפקת חשבוניות מקונות באופן חוקי, כדין.

מעצבים בקלות ושולחים בקלות

חשוב להבין כי הוצאת חשבונית מס באופן מקוון איננה מחייבת שינוי כלשהו מבחינת העסק המורשה, העצמאי או החברה בע"מ. כל גוף מסוג זה יכול ומורשה להפיק חשבוניות דיגיטליות ללא כל בעיה, באמצעות האינטרנט. חברת Invoice Maven הקימה מערכת לצורך כך, שהיא ידידותית לתפעול ופועלת אונליין. אין כל צורך להתקין תוכנה במחשב או לבצע שדרוגים. כל מה שצריך זה להירשם, להזין את פרטי העסק ולהתחיל לעבוד.

לאחר ההרשמה ניתן לבחור מאיזה מספרי חשבוניות תתחיל המערכת להפיק מסמכים. כך, המערכת מתאימה לא רק לעסקים חדשים אלא גם לעסקים וותיקים, שרוצים לשמור על רציפות במספרי המסמכים. ניתן להפיק קבלה ירוקה, חשבוניות, חשבוניות מס, חשבונית מס קבלה, הצעות מחיר ועוד מסמכים מקובלים אחרים.

נדגיש כי אין צורך להתפשר על נראות המסמכים. ניתן לקבוע עיצוב אישי, בצירוף הלוגו של העסק ועם מגוון עיצובים נוספים לבחירה. מעתה, שליחה של כל מסמך תהיה קלה יותר, פשוטה יותר וחסכונית יותר. המערכת מאפשרת אמנם להדפיס כל מסמך שרוצים, אבל נהוג לשלוח את המסמך לנמען, ישירות למייל. זאת ועוד, ניתן לעביר רשימות של מסמכים שהופקו, באופן מסודר, לרואה החשבון או ליועץ המס המלווה את העסק.

קבלו נתונים עסקיים חשובים

המערכת שמאפשרת להוציא את החשבוניות במייל מאפשרת גם הפקת דוחות וקבלת נתונים שעוזרים לניהול העסק ולגביה. ניתן להגדיר את המערכת כך שתשלח התראה על חוב פתוח שלא סולק בזמן. ניתן להפיק דוחות של ספקים, לקוחות, מכירות. ניתן להתנסות בשירות לתקופת ניסיון – ללא עלות. לאחר מכן, מתברר כי העלות נוחה להפליא ומאפשרת הפקת חשבוניות ומסמכים נוספים בכמות שהוגדרה מראש (עד מאות מסמכים בחודש). עם ממשק ידידותי ופשטות של הפעלה, לא צריך יותר מאשר מחשב וחיבור לאינטרנט בשביל להתחיל. זה כל כך פשוט עד שכל מי שניסה לא חזר לחשבוניות הנייר הישנות, המיושנות, המסורבלות והבזבזניות. מהיום – גם אתם יכולים.