הנהלת חשבונות אונליין – איך זה עובד?
השימוש ברשת האינטרנט ככלי עבודה מתקדם ונגיש לכל בעידן המודרני, חיוני מאוד בהתנהלות של כל גוף עסקי. אחד התחומים החשובים ביותר בהתנהלות כל גוף שכזה הוא תחום הנהלת החשבונות, כאשר כיום ניתן לבצע כמעט כל מרכיב של הנהלת חשבונות והפקת חשבוניות אונליין ואפשרות זו מייעלת משמעותית את ההתנהלות הנדרשת.
מרבית ההתכתבויות בין גופים עסקיים ובינם ובין לקוחותיהם מתבצעת לרוב ממילא דרך האינטרנט, ומשום כך, אך זה טבעי שגם ההתכתבות החשבונאית והוצאת חשבוניות מס דיגיטליות אונליין באינטרנט תיעשה בדרך זאת. בדרך זו שיח הזה החשבונאי הכולל יכול להתנהל במישור אינטרנטי ישיר, יעיל ומהיר.
הפקת חשבוניות דיגיטליות כחוק
הפקת חשבוניות באינטרנט היא פעולה שיש לדווח עליה במסודר לרשויות המס, ולכן כל ההתנהלות אמורה להיעשות כחוק. בשנת 2001 נכנס לתוקף חוק חתימה אלקטרונית שמסדיר את הנושא ובעקבותיו כל עסק חייב להסדיר את הפרוצדורה הנדרשת מול רשויות מס הכנסה ולקבל אישור להנפקת חשבוניות דיגיטליות כחוק. כך למעשה נסללת הדרך הבטוחה והנכונה לביצוע הנהלת חשבונות אונליין שכוללת גם הפקת חשבוניות דיגיטליות בקלות וביעילות.
אוהבים את הכתבה?
מוזמנים לנסות את המערכת שלנו!
חודש ראשון חינם
ישנן בישראל מספר חברות, אשר נבחרו על ידי משרד המשפטים, המורשות לספק שירותי חתימה אלקטרונית. טכנולוגיה זו מבוססת על תיאוריית הצפנה של מפתח ציבורי ומפתח פרטי. המפתח הציבורי מופץ לקהל הרחב והפרטי שייך בלעדית לבעליו. כאשר משתמשים בשניהם יחד החתימה האלקטרונית תקפה ומאושרת. מנפיק החשבונית האלקטרונית חייב לידע את הלקוח המקבל חשבונית, לקבל אישור ממנו ולשמור אותו אצלו.
10 יתרונות שבהנהלת חשבונות אונליין
לתוכנות שמספקות שירות של הנהלת חשבונות באינטרנט יש יתרונות רבים ומגוונים:
- התנהלות אונליין שכזו מייעלת באופן מידי את העבודה וחוסכת כסף רב.
- החיסכון מתבטא גם בשימוש בנייר ובשמירה על הסביבה – אין צורך להדפיס כמויות מטורפות של נייר להתכתבויות, להוצאת חשבוניות, חשבוניות עסקה, קבלות וכדומה.
- אין צורך לרכוש בולים ומעטפות ולשלוח בדואר – התעסקות ובזבוז זמן מיותר.
- ניתן לחסוך בכוח אדם מאחר ועובד אחד יכול להשתלט ביעילות על כמות עבודה גדולה, וזאת, בניגוד להתנהלות המסורתית מהעבר.
- ניתן לשלוח הודעות, התראות, לנהל את גביית הכספים, לבצע סליקת כרטיסי אשראי וכו', והכול ללא צורך בהתקשרויות טלפוניות.
- ניתן לעבוד בתוך אגפי המערכת הפנימיים ביעילות רבה, וכמובן, שגם מול הלקוחות.
- ניתן לעקוב אונליין ובלחיצת כפתור אחת אחר דו"חות, לאתר מסמכים והתכתבויות ולמנוע סרבול מיותר במערכת.
- כמובן שניתן להדפיס מסמכים לצורך הכנה לפגישות, להוצאתם מחוץ למשרד ולמטרות נוספות.
- ניתן לבצע את כל הפעולות הללו מכל מחשב, טאבלט או טלפון נייד שמתחבר למערכת באמצעות שם משתמש וסיסמא.
- את כל המסמכים המופקים ניתן לעצב בדרכים שונות ולהוסיף עליהם את הלוגו ואת פרטי העסק.
חשוב לציין…
במקרים רבים, הנהלת חשבונות אונליין אינה באה בהכרח לגמרי על חשבון ו/או במקום שירותי הנהלת חשבונות מקצועיים מלאים שהינם הכרחיים בעיקר עבור חברות גדולות ועמותות להתנהלות שוטפת ותקינה אל מול רשויות המס. ישנם בתי עסק שהנהלת החשבונות מתנהלת אצלם באופן מלא INHOUSE וישנם כאלו השוכרים שירותיו של רואה חשבון מנוסה לטובת ביצוע דו"חות שוטפים על הכנסות, תשלומי מע"מ, דיווח ותשלום לרשויות וכיוצא בזה. בנוסף חברות בע"מ צריכות להכין מאזנים ולבצע פעילות חשבונית האופיינית להן על פי אופיין – אי לכך הנהלת חשבונות אונליין יכולה לסייע וייעל מאוד חלק מהתהליכים אך לא תמיד להחליפם במלואם.
