מדוע כדאי להפיק חשבוניות באינטרנט?

עד לפני שנים מספר, הדרך היחידה להפקת חשבוניות הייתה לפנות לבית הדפוס. בבית הדפוס היה צריך לעצב את הפנקסים, להוסיף את פרטי העסק, את פירוט אמצעי התשלום והתקבולים וכיוצא בזה. כיום, פחות עסקים פועלים באופן הזה. כיום, הרבה מאוד עסקים, לרבות קטנים או בינוניים, עובדים אחרת – בזכות האינטרנט. זה הרבה יותר פשוט, הרבה יותר כדאי, הרבה יותר משתלם.

איך מפיקים חשבוניות אונליין?

הסיבה הראשונה שבגינה כדאי להפיק חשבוניות באמצעות האינטרנט נשענת על פשטות. אין כל צורך לרכוש תוכנה מסובכת להנהלת חשבונות, לא צריך לבצע הורדות למחשב. כל מה שצריך זה פשוט – להירשם לשירות. ברגע שנרשמים, מקבלים סיסמא אישית ולמעשה יש לגם גישה ישירה לתוכנה מקצועית. זוהי תוכנת הפקת חשבוניות ולמרות שיש לה פונקציות מגוונות היא גם פשוטה מאוד להפעלה.

באמצעות אותה תוכנה, ניתן לייצר חשבוניות בין רגע, לכל לקוח. ניתן לקלוט במערכת את הפרטים של הלקוחות הקבועים והדבר אפילו מקל עוד יותר על ההפקה. הפקת חשבוניות באינטרנט נעשית במהירות, בכמה רגעים ממלאים את השדות המקובלים כגון תאריך קבלת התשלום, סוג העבודה, סוג אמצעי התשלום (למשל מזומן, העברה בנקאית, שיק וכדומה). ומה לאחר מכן? לאחר מכן אפילו לא צריך להדפיס את החשבונית. כל מה שצריך זה לשלוח אותה למייל של הלקוח. הכל – בלחיצת כפתור אחת פשוטה.

תמיכה בכל סוגי המסמכים

לא רק פשטות ההפעלה מניעה בעלי עסקים ועצמאים רבים כל כך לעבור לתהליך הפשוט הזה, של הפקת חשבוניות אונליין. יש גם סיבות רבות נוספות, למשל העובדה שניתן באופן כזה להפיק את כל סוגי המסמכים המקובלים. לא מדובר אך ורק בחשבוניות, כי אם ניתן לייצר ולשלוח כל סוג של מסמך שעולה על דעתכם. מה למשל? למשל, ניתן לשלוח אונליין גם הצעות מחיר או קבלה ירוקה. ניתן להפיק תעודות משלוח ועוד סוגי מסמכים שונים הנדרשים לכם בניהול העסק השוטף.

מכיוון שההפקה של כל המסמכים הללו נעשית ללא צורך בנייר, ללא צורך במדפסת, עם גישה לאינטרנט בלבד, ניתן לראות עוד כמה יתרונות חשובים. למשל, אלה הם מסמכים ירוקים, התומכים בשמירה על הסביבה. בנוסף, ניתן להפיק את המסמכים מכל מקום, כאשר אתם מצוידים אפילו בטלפון סלולרי בלבד. גם איש מכירות המגיע אל הלקוח איננו צריך להיות מצויד בפנקסי הקבלות הישנים. נכנסים לתוכנה באינטרנט ובתוך רגע או שניים כל מסמך, חשבונית או קבלה, הצעת מחיר או כל דבר אחר נמצאים בידי הלקוח, על צג המחשב שלו או במייל.

נהלו כמה עסקים במקביל

גם אם יש לכם כמה עסקים במקביל, אין כל מניעה להשתמש במערכת המקוונת להפקת כל המסמכים שתצטרכו. ניתן להגדיר לכל משתמש כמה וכמה עסקים נפרדים, לכל אחד מבנה שונה של מסמכי עסקה. לכל עסק מתנהל מספור נפרד ובלתי תלוי של המסמכים.

וזה המקום הנכון לדבר גם על עלויות. עלות השימוש במערכת להפקת המסמכים המקוונים נוחה במיוחד. ניתן להפיק עשרות ומאות מסמכים בכל חודש, לעסק אחד או יותר. המחיר נקבע ל"חבילות" בהתאם למספר המסמכים החזוי שתצטרכו ובסופו של דבר, המחיר יותר זול מהפקת המסמכים בבית דפוס רגיל.

ואפילו זה עדיין לא הכל. המערכת המוכרת על ידי רשות המיסים, מאפשרת לכם לנהל מעקב אחר כל מה שקורה בעסק שלכם מבחינה פיננסית. תוכלו למשל לייצר דוחות שונים של תקבולים. תוכלו לבדוק ברגע אם יש חובות פתוחים ומתי אמור כל לקוח ולקוח להסדיר את החובות שטרם שולמו.