השימושים והיתרונות של תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות

באמצעות תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות שקל לנהל וקל לתפעל, כל עסק יכול להתקדם. התוכנה הזאת חוסכת הרבה מאוד כסף, בניהול החשבונות השוטף. היא מאפשר לוותר על הרגלי עבודה ישנים, בזבזניים, יקרים, לא משתלמים ומעכבים. נסביר כל מה שצריך על השימושים והיתרונות שיתאימו לכם אם אתם עצמאים, אם יש לכם עסק קטן או שאתם מנהלים עסק בינוני, עם כמה עובדים ולא מעט לקוחות קבועים או מזדמנים.

שליחה מסמכים ירוקים, בלי שצריך לבזבז ניירת

היתרון הראשון של התוכנה נשען על כך שאפשר להפיק לא רק חשבוניות אלא גם קבלות ירוקות. ולמה ירוק? מפני שבצורה כזאת כבר לא צריכים לבזבז ניירת מיותרת. שומרים על הסביבה ולא אוגרים עותקים של מסמכים. כי מי צריך נייר כשהכל בסוף זרוק בתוך קלסרים או גרוע מזה, מושלח לפח על ידי הלקוחות? באמצעות תוכנה יעילה שפועלת על בסיס ענן ממחושב של ספק השירות, אומרים שלום ולא להתראות לניירת מיותרת, מזהמת. חסכו גם אתם טרחה ותוך כדי כך, תתרמו לפחות כריתה של עצים לצרי הפקת נייר שלא צריכים.

הפקה של כל סוגי המסמכים לעסק

לכאורה, תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות משמשת רק להפקה של חשבוניות ושל קבלות. אבל למעשה, התוכנות הללו יכולות להפיק עבור העסק את כל סוגי המסמכים השוטפים שרוצים. חשבונית וחשבונית מס קבלה, הזמנות או חשבונית עסקה ובקיצור, כל מה שעד עכשיו הייתם צריכים להדפיס או הייתם צריכים לתעד בפנקס שקניתם (עם שלושת ההעתקים). כשיש לכם דרך קלה ונוחה להפיק בצורה ממוחשבת כל מסמך ומסמך, פלא שכל כך הרבה לקוחות עסקיים כבר בחרו?

הפקת מסמך מכל מקום, גם מהנייד

האפשרות לבצע הפקת חשבוניות במחשב איננה היחידה. מלבד העובדה שאשר לפתוח את המחשב הנייח, לפתוח את הדפדפן, להקליד סיסמא ולשלוח את המסמך הרצוי, אפשר גם אחרת. כל מכשיר והתקן שיש לו חיבור לאינטרנט מאפשר לכם גישה לתוכנה הרצויה. באזור האישי שלכם, של העסק שלכם, אתם פשוט בוחרים את סוג המסמך. זה יכול להתבצע ממחשב נייד, מטלפון חכם, מטאבלט. ואין שום בעיה להגדיר כמה עובדים שיוכלו להפיק מסמכים רצויים. נניח איש מכירות שמגיע ללקוח, לא חייב להחזיק בתיק פנקס עם קבלות. מהנייד נכנסים אונליין להכנת מסמכים, ממלאים צ'יק צ'ק את הפרטים – ומעבירים במייל.

רישום אוטומטי של כל הכנסות העסק

עוד דבר שצריך לומר ברורות לגבי תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות: אותה מערכת יודעת לרשום באופן אוטומטי את כל ההכנסות של העסק (וגם לא מעט היבטים אחרים של תפעול עסקי). כשאתם מכינים מסמך ושומרים אותו, הוא יופיע בדוח. בכל פעם שלקוח הסדיר תשלום והוצאתם קבלה, גם זה מופיע בדוח. אתם יכולים בכל רגע שתרצו להיכנס לרשימת הדוחות ולראות מהם ביצועי העסק. זה מאוד מקל על המנהל או העצמאי. אפשר לבדוק מי שילם ומי לא שילם. אפשר לבדוק את ההכנסה השנה ביחס לשנה הקודמת. אפשר לבדוק את תזרים המזומנים ובקיצור, להיות תמיד בעניינים.

עמידה בתנאי ניהול ספרים של רשות המיסים ומע"מ

על מנת שלא יהיה ספק, דעו שכל חשבונית אלקטרונית שהופקה בתוכנה שעומדת בתקן מקובלת על ידי רשות המיסים. הרשות קבעה מהם התנאים, על מנת להעביר מסמכים אונליין ולוותר על מסמכי נייר חתומים. קודם כל, התוכנה יודעת למספר כל מסמך באופן רציף. בנוסף, על כל המסמכים רשומים פרטי העסק וממלאים את פרטי הלקוח או המשלם. אפשר לפרט מה נמכר ומה סופק. ובמקום חתימה רגילה, כל טופס מקבל חתימה אלקטרונית. זהו תחליף מקובל שהופך את הכל לרשמי. מסמך שהופק מיד נשמר. אפשר לגשת אליו והוא מצוי גם בענן המאובטח, בתקן המחמיר והחשוב. הוראות ניהול ספרים, לפי רשות המיסים ומע"מ מאפשרות ואפשר כמעט לומר ממליצות, לעבור לדיווח אונליין שוטף. ואם פקידי השומה מאשרים, אז למה לא לעבוד חכם ומהיר יותר? לכל עסק זה מתאים.

רישום של לקוחות קבועים או מזדמנים לצורך הפקת מסמכים במהירות

עוד יתרון של תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות: לא חייבים להכין כל מסמך מאפס. אם יש לכם לקוחות קבועים, פשוט קולטים אותם לתוך התוכנה. ממלאים את הפרטים שלהם או פרטי העסק שלהם. מעדכנים מהו המייל שלהם והכל הופך אפילו עוד יותר פשוט. בכל פעם שלקוח קבוע סוגר מולכם עסקה או מזמין שירות, אתם נכנסים לכרטסת על שמו. בקליק אחד אתם בפנים ושם רושמים את סכום העסקה ותאריך. ואם מגיע לקוח מזדמן, גם אז הרישום הרבה יותר מהיר לעומת כל חלופה אחרת. לא צריך לרשום שום דבר בעט ונייר, לא צריכים לחפש היכן הנחנו את הפנקסים. כמה רגעים והמסמך מופק ונשלח במייל.

עולה עולה לנו? שירות מוזל לשלל עסקים ועצמאים

שירות של הפקת המסמכים אונליין, דרך המחשב או הנייד, חוסך לכם בזמן וחוסך לכם בכסף. לא צריכים לקנות תוכנה להנהלת חשבונות ולא צריכים לחתום על מנוי קבוע. פשוט נרשמים לשירות לפי פרופיל העסק. מנפיקים בכל חודש את מספר המסמכים שצריכים וזה הכל. גם אתם תיווכחו שלעומת כל החלופות, זהו פתרון מתבקש, זול, מהיר ומידי. רק נרשמתם וכבר אתם יכולים להתחיל לפעול. ממש מהיום. אפילו מעכשיו. בעלי חנות, עצמאים, ספקי שירותים, סוכני מכירות, קבלנים, ספרים, קוסמטיקאיות, עיתונאים פרילנסרים, כל אלה ואחרים נהנים, חוסכים ומתקדמים.