איך לבחור תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות

מגוון רחב של תוכניות יכול להתאים כיום להפקת מסמכים עסקיים כגון חשבוניות, קבלות, תעודות משלוח, חשבונית עסקה וכדומה. לפי שבוחרים תוכנה כזאת או אחרת כדאי להתרשם מהפיצ'רים שהיא מציעה. אך אל תתרשמו יותר מדי ממגוון מאפיינים, אם הללו אינם שימושיים עבורכם, התרכזו במה שיתאים לעסק שלכם ובמה שיוכל לייעל את עבודתכם. הכללים הבאים יעזרו לכם לבחור תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות שבאמת תהפוך את החיים בעסק לקלים יותר ותאפשר לכם לשלוט באופן מיטבי בניהול החשבונות, ללא שום צורך בעזרה מקצועית יקרה.

פעולה און ליין, ככה עובדים היום

לעסקים גדולים במיוחד וארגונים מרובי עובדים, תוכנה שפועלת אופליין ומותקנת במחשב עשויה להיות בחירה סבירה, למרות שהיא לא האפשרות היחידה. אולם למרבית העסקים הקטנים והבינוניים אין שום צורך להעמיס על המחשב או על רשת המחשבים הארגונית תוכנות "כבדות" שפועלות בצורה המסורתית. הבחירה המתבקשת לעסקים שמחפשים גמישות ונוחות בעבודה היא להעדיף תוכנה להפקת חשבונית און ליין. בצורה כזאת לא מעמיסים על המעבד, לא צריכים להתעסק באין ספור גיבויים, כל העדכונים נעשים אוטומטית. בכל פעם שרוצים להפעיל את התוכנה, זקוקים אך ורק לחיבור לרשת.

ידידותית למשתמש שאיננו מנהל חשבונות

פרמטר נוסף ולא פחות חשוב שיעזור לכם לבחור תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות הוא ידידותיות התפעול. עסקים קטנים בדרך כלל לא יעסיקו מנהל חשבונות במשרה מלאה ואפילו לא פקידה עם ידע בהנהלת חשבונות. בעל העסק או עובד מטעמו יצטרכו תוכנה שפועלת בצורה הכי ידידותית שאפשר עבור המשתמש. תוכנה שפועלת למעשה באופן אינטואיטיבי ואפשר להשתמש במאפיינים השונים שלה בצורה מיטבית ומהרגע הראשון. לצורך כך וודאו שהתוכנה מצוידת בתפריטים עם גישה מידית, ממשק ניהול לא עמוס מדי אך מאורגן, נוח ויעיל לעבודה. למעשה, תוכנה טובה וידידותית יותר תוכל לאפשר אפילו למנהלי חשבונות מוסמכים לבצע את כל הפעולות השוטפות, מהר יותר, גם אם התרגלו לתוכנות וותיקות.

מגוון אפשרויות, פעולות, מסמכים ודוחות

לפני שאתם בוחרים תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות כדאי שתוודאו אילו עוד פיצ'רים ואפשרויות ופעולות היא יכולה לאפשר לכם לבצע בשוטף. אפילו עסק קטן לא זקוק רק להפקה של חשבוניות או של קבלות. הרבה יותר נוח ויעיל להשתמש בתוכנה שמאפשרת ביצוע מידי של עוד אין ספור פעולות שאתם צריכים: למשל הפקת הצעת מחיר, שליחת תעודת משלוח במייל, שליפת דוח של לקוחות שמועד הגבייה מולם מתקרב, בדיקת חשבוניות פתוחות שטרם שולמו ועוד. כשאתם יכולים לגשת בין רגע לתפריט מסמכים או לתפריט דוחות, תהיו עם היד על הדופק והעסק יתנהל הרבה יותר נכון ורווחי.

ממשק עם פתרונות סליקה חכמים

אם אתם פועלים באופן דיגיטלי מבחינה מסחרית, תצרכו תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות עם ממשק המתאים לצרכים שלכם. לתוכנות המובילות ישנה אפשרות לקיים ממשק עם פתרונות סליקה חכמים (כגון גביה בכרטיסי אשראי). כלומר, הופכים למעשה את התוכנה לכלי יעיל יותר, הרבה מעבר להפקת מסמכים שגרתית. פתרונות הסליקה עשויים להינתן על ידי גוף חיצוני, אשר מתקשר בהסכם פעילות עם התוכנה הרצויה לכם. מבחינת הלקוח, כלומר העסק שלכם, זה הופך את הניהול הפיננסי השוטף להרבה יותר נוח ולרוב גם יותר משתלם.

מחיר משתלם, לפי נפח מסמכים

כעת ניתן לדבר על מחיר, וזהו אכן שיקול מרכזי בכל פעם שרוצים לבחור תוכנה עסקית או כל אמצעי עזר לניהול העסק. לפני שאתם בוחרים תוכנה שמאפשרת הפקת חשבוניות און ליין בדקו איך קובעים את עלות השירות וכמה תצטרכו לשלם בשורה התחתונה. אם דורשים מכם מחיר פיקס, עבור שימוש בתוכנה, בדרך התוצאה תהיה מחיר יקר מכפי שתוכלו להשיג. על פי רוב, השיטה הכי טובה תהיה להעריך כמה מסמכים תצטרכו להפיק בכל חודש. העדיפו תוכנה שמתומחרת בצורה הוגנת ופשוטה ככל האפשר: כלומר התשלום הוא לפי נפח המסמכים החודשי שלכם. בכל חודש, המונה מתאפס ואתם יכולים להנפיק מחדש את מספר המסמכים בהתאם למנוי שלכם. במידה ונפח העבודה שלכם גדל, תוכלו לעבור למסלול המתאים ביותר.

הפעלה גמישה, מכל מכשיר

פעם תוכנות עסקיות היו כובלות אתכם למשרד. אם רכשתם תוכנת הנהלת חשבונות, הרי שיכולתם להפעיל אותה אך ורק מהמחשב שבמשרד. צורת עבודה כזאת איננה הגיונית בתקופה שאפשר להוציא חשבוניות אונליין. העדיפו תוכנה שמאפשרת לכם לבצע את שלל הפעולות השונות, מכל מכשיר שיש לו חיבור לרשת. זה יכול להיות המחשב במשרד או המחשב הביתי שלכם. לא צריך להתקין בכל מחשב את התוכנה משום שהיא זמינה דרך האינטרנט, ממש כפי שאתם יכולים להיכנס לחשבון הבנק שלכם, מכל מכשיר, מכל מחשב ואפילו מהסלולר. תוכנה שפועלת כמו אפליקציה: אפילו אם אתם נפגשים עם לקוח ורוצים להנפיק לו מיד מסמך או הצעת מחיר, זה אפשרי.

התאמה לאתרי מכירות E-COMMERCE

אם אתם מנהלים אתרי מכירות או בונים אתר כזה ממש כיום, העדיפו תוכנה שיכולה לפעול על גבי האתר. כלומר, הפקת חשבוניות אונליין תתבצע למעשה באופן אוטומטי, בכל פעם שלקוח יבצע רכישה. צורת עבודה שכזאת חוסכת מכם את הצורך להוציא דוח של הזמנות ומכירות והוצאת חשבונית או קבלה עם כל תשלום. למעשה, התוכנה פועלת מאחורי הקלעים של האתר ומבחינת הלקוח, הוא מקבל את הקבלה המגיעה לו מיד עם ביצוע הרכישה וללא עיכוב. הלקוח שלכם מרוצה, אתם לא צריכים לעבוד קשה. ומתי שתרצו תוכלו להוציא דוח שמסכם את המכירות, התשלומים, המסמכים שהופקו וכן הלאה. תוכנה שמאפשרת את כל זאת תהיה הטובה ביותר בשבילכם.