חשבונית אוטומטית מחנות WooCommerce — התקנה וחיבור של התוסף Invoice Maven
חשבונית אוטומטית לכל הזמנה בחנות WooCommerce
התוסף Invoice Maven for WooCommerce מחבר את חנות ה-WooCommerce שלכם לחשבון באינוויס מייבן. כל הזמנה ששולמה מקבלת חשבונית מס קבלה (או קבלה, לעוסק פטור) תוך שניות, והמסמך נשלח ללקוח במייל. כל החזר כספי מקבל חשבונית זיכוי שמקושרת למסמך המקורי. אין צורך להפיק שום דבר ידנית.
למי זה מתאים: לכל עסק עם חנות אונליין שבנויה על WordPress ו-WooCommerce, עוסק מורשה, עוסק פטור או חברה בע"מ, עם חשבון באינוויס מייבן.
שלב 1: העתקת מפתח ה-API מהחשבון שלכם
מפתח ה-API מזהה את העסק שלכם, וכך התוסף יודע באיזה חשבון להפיק את המסמכים.
- היכנסו למערכת ופתחו את הגדרות ← API.
- לחצו על אייקון ההעתקה שליד מפתח ה-API.
אין לכם עדיין חשבון? פתחו חשבון חינם וחזרו לשלב הזה.
שימו לב: המפתח סודי. מי שמחזיק בו יכול להפיק מסמכים בשם העסק שלכם, ולכן אל תשתפו אותו.
שלב 2: התקנת התוסף בחנות
- בלוח הבקרה של WordPress פתחו את "תוספים" ולחצו על "הוספת תוסף".
- בשדה החיפוש כתבו Invoice Maven.
- ליד התוסף Invoice Maven for WooCommerce לחצו על כפתור ההתקנה, ואחרי שההתקנה מסתיימת לחצו על כפתור ההפעלה.
התוסף זמין גם בדף שלו בספריית התוספים של WordPress. הוא עובד רק כש-WooCommerce מותקן ופעיל.
שלב 3: חיבור החנות לחשבון
- פתחו את "ווקומרס" ← "הגדרות", ובחרו בלשונית "אינוויס מייבן". באתר שמוצג באנגלית: "WooCommerce" ← "Settings" ← "Invoice Maven".
- הדביקו את המפתח בשדה מפתח API (באנגלית: API key).
- לחצו על "שמירת שינויים".
בשמירה התוסף בודק את המפתח מול החשבון שלכם. אם הכול תקין, תופיע ההודעה "החיבור לאינוויס מייבן הצליח" (באנגלית: Connected to Invoice Maven). אם המפתח שגוי, תופיע הסיבה, ולא יופקו מסמכים עד שתתקנו אותה.
שלב 4: בחירת ההגדרות
באותה לשונית, תחת מסמכים, בחרו איך יופקו המסמכים. ההגדרות שמוגדרות מראש מתאימות לרוב החנויות:
- מסמך להזמנה ששולמה: חשבונית מס קבלה, או קבלה לעוסק פטור.
- מתי להפיק את המסמך: כשההזמנה שולמה (בטיפול), או כשההזמנה הושלמה. בהעברה בנקאית, בצ'ק ובתשלום במזומן בעת המסירה המסמך מופק תמיד רק כשההזמנה הושלמה, כי רק אז ידוע שהכסף התקבל.
- החזרים: הפקת חשבונית זיכוי לכל החזר כספי.
- מייל: שליחת המסמך ללקוח במייל.
- שפה: הפקת המסמך באנגלית כשכתובת החיוב של הלקוח מחוץ לישראל.
- מע"מ: אם המיסים ב-WooCommerce כבויים, בחרו אם המחירים בחנות כוללים מע"מ או שלא נגבה מע"מ. אם המיסים פעילים, המע"מ של כל שורה נלקח מההזמנה עצמה.
- שדה ת.ז. / ח.פ. של הלקוח: נדרש רק אם אתם מוכרים לעסקים ורוצים מספר הקצאה על החשבונית. WooCommerce לא שומר מספר עוסק של הלקוח, ולכן יש לכתוב כאן את שם השדה שבו קופת התשלום שלכם שומרת אותו.
כשמסיימים, לחצו שוב על "שמירת שינויים".
מה קורה בכל הזמנה
מרגע החיבור, אין לכם מה לעשות. כשהזמנה מגיעה לשלב שבחרתם:
- המסמך מופק בחשבון שלכם באינוויס מייבן תוך שניות, ונשלח ללקוח במייל אם בחרתם בכך.
- בדף ההזמנה מופיעה תיבה בשם אינוויס מייבן עם מספר המסמך וכפתור לצפייה ב-PDF.
- להערות ההזמנה נוספת שורה עם מספר המסמך.
החזר כספי ללקוח
כשאתם מבצעים החזר בדף ההזמנה ב-WooCommerce, התוסף מפיק חשבונית זיכוי שמקושרת למסמך של ההזמנה:
- החזר מלא: חשבונית הזיכוי מבטלת את המסמך המקורי.
- החזר חלקי: חשבונית זיכוי על הסכום שהוחזר בלבד.
- קבלה שלילית: על חשבונית מס קבלה מופקת יחד עם הזיכוי גם קבלה שלילית על הכסף שהוחזר.
שני המסמכים מופיעים בתיבה אינוויס מייבן בדף ההזמנה. סיבת ההחזר שכתבתם ב-WooCommerce נכתבת בחשבונית הזיכוי.
חשוב לדעת: אם בחרתם להפיק קבלה (עוסק פטור), התוסף לא מפיק זיכוי על החזר. הפיקו קבלה שלילית מתוך אינוויס מייבן.
מה עושים כשמסמך לא הופק
- תקלה זמנית בתקשורת: התוסף מנסה שוב לבד, כמה פעמים במשך כמה שעות, ומפיק את המסמך ברגע שהחיבור חוזר. אין צורך לעשות דבר.
- המסמך נדחה: הסיבה מופיעה בתיבה אינוויס מייבן ובהערות ההזמנה. תקנו אותה, ואז בחרו בתיבה "הזמנה פעולות" את "הפקת מסמך באינוויס מייבן" (באנגלית: Issue Invoice Maven document) ולחצו על "עדכן".
- מטבע שאינו נתמך: המסמכים מופקים בשקלים, בדולרים, ביורו ובליש"ט. הזמנה במטבע אחר לא מקבלת מסמך, וההסבר נכתב בהערות ההזמנה.
- הופיעה ההודעה שהשמירה לא התקבלה: בדרך כלל המפתח הועתק חלקית. העתיקו אותו שוב משלב 1 ושמרו.
סיום בהצלחה
זהו! החנות מחוברת, וכל הזמנה ששולמה תקבל מסמך חוקי בלי שתצטרכו לגעת בה.
טיפים נוספים לייעול העבודה:
• בצעו הזמנת ניסיון קטנה אחרי החיבור, וודאו שהמסמך מופיע ב"כל המסמכים" באינוויס מייבן (בתפריט מסמכים ← כל המסמכים).
• מוכרים גם ללקוחות בחו"ל? השאירו את הפקת המסמך באנגלית מסומנת, והלקוח יקבל מסמך שהוא יכול לקרוא.
• כל המסמכים שהחנות מפיקה נכנסים לדוחות של העסק כמו כל מסמך אחר במערכת, כך שרואה החשבון שלכם רואה אותם בלי עבודה נוספת.