הפקת מסמכים וחשבוניות באנגלית – פריסה בינלאומית

הפקת מסמכים בשפה האנגלית – פריסה בינלאומית עם שמות בנקים באנגלית

מערכת Invoice Maven מאפשרת להפיק חשבוניות, קבלות ומסמכים נוספים בשפה האנגלית, עם פריסה בינלאומית המתאימה ללקוחות מחו"ל. במצב זה פרטי העסק, שם החברה, הכתובת ושמות הבנקים מודפסים באנגלית, כך שהמסמך נראה מקצועי ומובן גם ללקוחות שאינם דוברי עברית.

מדריך זה מסביר שלב אחר שלב כיצד להפעיל את האפשרות ולהפיק מסמך באנגלית.

טיפ חשוב: הפקת מסמכים באנגלית היא אפשרות שאתם מפעילים בעצמכם (OPT-IN), והיא כבויה כברירת מחדל. כל עוד לא הגדרתם אותה, כל המסמכים שלכם ימשיכו להיות מופקים בעברית בדיוק כמו עד היום – אין שום שינוי במסמכים הקיימים.

למי מתאים המדריך

מדריך זה מיועד לעסקים שעובדים מול לקוחות בחו"ל ומעוניינים להפיק חלק מהמסמכים (או את כולם) בשפה האנגלית, כולל פרטי עסק וחשבון בנק באנגלית.

שלב 1: הגדרת פרטי העסק באנגלית (חד פעמי)

לפני שמפיקים מסמך באנגלית, יש להגדיר פעם אחת את פרטי העסק בשפה האנגלית:

1. בתפריט הראשי, היכנסו למסך הגדרות העסק "פרטי העסק" (הגדרות מתקדמות).
2. אתרו את שדה "הפקת מסמכים באנגלית" ובחרו בו את האפשרות המתאימה.
3. לאחר הבחירה ייפתחו אוטומטית שדות נוספים למילוי פרטי העסק באנגלית:
   • שם העסק באנגלית
   • כותרת משנה באנגלית (אם קיימת)
   • כתובת באנגלית
   • עיר באנגלית
   • טלפון, פקס וטלפון נוסף (אופציונלי)
4. מלאו את הפרטים בשדות האנגליים ולחצו על "שמור".

טיפ חשוב: שדות אלה הם אלה שיודפסו על המסמך באנגלית במקום הפרטים בעברית. אם לא תמלאו אותם, המסמך עלול להופיע ללא שם או כתובת תקינים, לכן חשוב למלא לפחות את שם העסק, הכתובת והעיר.

שלב 2: הגדרת חשבון בנק (שמות הבנקים באנגלית)

כשמפיקים מסמך באנגלית, המערכת מדפיסה את שם הבנק באנגלית באופן אוטומטי. כדי שזה יעבוד:

1. ודאו שהגדרתם במערכת חשבון בנק לתשלום (בהגדרות העסק / הגדרות הבנק).
2. בחרו את הבנק מתוך רשימת הבנקים של המערכת – שם הבנק הרשמי באנגלית מוגדר אוטומטית עבור כל בנק (לדוגמה, "הבנק הבינלאומי" יודפס כ־First International Bank of Israel).
3. פרטי הסניף, מספר החשבון ושם בעל החשבון שאתם מקלידים בעצמכם יודפסו בדיוק כפי שהקלדתם אותם.

טיפ חשוב: אם אתם צריכים להציג ללקוח מחו"ל פרטי IBAN או SWIFT לצורך העברה בינלאומית, הוסיפו אותם בשדה ההערות או בכותרת התחתונה של המסמך, שכן הם אינם חלק משורת הבנק הסטנדרטית.

שלב 3: הפקת מסמך בודד באנגלית

לאחר שהגדרתם את פרטי העסק באנגלית, ניתן להפיק כל מסמך באנגלית:

1. פתחו מסמך חדש כרגיל (למשל "חשבונית מס קבלה") דרך כפתור "חדש".
2. בתוך מסך עריכת המסמך, סמנו את תיבת הסימון "הפק מסמך באנגלית".
3. מלאו את שורות המסמך כרגיל – תיאור, כמות ומחיר.
4. במידת הצורך ניתן להזין כותרת תחתונה באנגלית עבור המסמך הספציפי.
5. לחצו על "תצוגה מקדימה" כדי לוודא שהמסמך מוצג באנגלית עם פריסה בינלאומית.
6. לחצו על "שמור" כדי להפיק את המסמך.

שלב 4: כך נראית הפריסה הבינלאומית

במסמך באנגלית הפריסה מותאמת לסטנדרט הבינלאומי:

• כיוון המסמך הוא משמאל לימין (LTR), בהתאם לשפה האנגלית.
• פרטי העסק, שם החברה והכתובת מודפסים באנגלית מתוך השדות שמילאתם.
• שם הבנק מודפס באנגלית באופן אוטומטי.
• הלוגו והפרטים מסודרים בצורה המתאימה לחשבונית בינלאומית.

טיפ חשוב: תמיד הציצו ב"תצוגה מקדימה" לפני השליחה ללקוח – כך תוכלו לוודא שכל הפרטים באנגלית מולאו כראוי ושאין שדה שנשאר ריק.

שאלות נפוצות

• האם המסמכים הקיימים שלי ישתנו? לא. האפשרות כבויה כברירת מחדל, ורק מסמכים שתבחרו במפורש להפיק באנגלית יופקו באנגלית. כל היתר נשארים בעברית.
• האם אני חייב להפיק את כל המסמכים באנגלית? לא. הסימון הוא לכל מסמך בנפרד – ניתן להפיק חלק מהמסמכים בעברית וחלק באנגלית.
• מה קורה אם לא מילאתי את פרטי העסק באנגלית? מומלץ למלא אותם תחילה. ללא הפרטים באנגלית, המסמך עלול להופיע חסר. ניתן לחזור ל"פרטי העסק" ולהשלים אותם בכל עת.

סיום בהצלחה

זה הכול! לאחר הגדרה חד-פעמית של פרטי העסק באנגלית, תוכלו להפיק בקלות מסמכים בשפה האנגלית עם פריסה בינלאומית ושמות בנקים באנגלית, ולשלוח ללקוחות מחו"ל מסמך מקצועי וברור.

במידה ויש לכם שאלות נוספות, אנחנו זמינים בוואטסאפ, במייל וגם בטלפון.

---