ייצוא והורדת מסמכים מרובים – PDF, ZIP ושליחה במייל

ייצוא והורדת מסמכים מרובים – הורדת קובץ ZIP ושליחה במייל

במדריך זה נסביר כיצד לייצא ולהוריד מספר מסמכים בבת אחת מתוך מערכת Invoice Maven – כקובץ ZIP אחד המרכז את כל קבצי ה‑PDF של המסמכים בטווח תאריכים שתבחרו. בנוסף נראה כיצד לשלוח את אותו קובץ ישירות לכתובת מייל, אפשרות הנוחה במיוחד למשתמשי האפליקציה במובייל.

השתמשו במסך זה כשאתם צריכים, למשל, להעביר לרואה החשבון את כל הקבלות של חודש מסוים, או לשמור גיבוי של כל החשבוניות שהפקתם ברבעון – בלחיצה אחת, במקום להוריד כל מסמך בנפרד.

שלב 1: כניסה למסך ייצוא המסמכים

1. היכנסו למערכת בכתובת app.invoice-maven.co.il/login עם שם המשתמש והסיסמה שלכם.
2. פתחו את תפריט ייצוא נתונים (האייקון בצורת מסמך).
3. בחרו באפשרות ייצוא מסמכים.

טיפ חשוב: המסך מיועד לייצוא של קבצי המסמכים עצמם (PDF). אם אתם מחפשים ייצוא נתונים לתוכנת הנהלת חשבונות (חשבשבת, ריווחית וכדומה) או לקובץ אקסל – אלו אפשרויות נפרדות באותו תפריט.

שלב 2: בחירת המסמכים לייצוא

לאחר הכניסה למסך, מלאו את שדות הסינון כדי להגדיר אילו מסמכים ייכללו בקובץ:

1. בשדה סוג מסמך בחרו את סוג המסמכים שברצונכם לייצא (למשל חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה). שדה זה הוא חובה.
2. בשדה בחר טווח תאריכים הגדירו את התקופה הרצויה. ייכללו רק מסמכים שתאריך ההפקה שלהם נמצא בתוך הטווח שבחרתם.
3. בשדה מקור או העתק בחרו אם להוריד את עותקי המקור של המסמכים או את ההעתקים. גם שדה זה הוא חובה.
4. בשדה לקוח (אופציונלי) ניתן לבחור לקוח מסוים, אם ברצונכם לקבל רק את המסמכים השייכים לאותו לקוח. השאירו ריק כדי לכלול את כל הלקוחות.

שימו לב: לקובץ ייכללו רק מסמכים סופיים – טיוטות אינן נכללות בייצוא.

שלב 3: הורדת המסמכים כקובץ ZIP (במחשב)

לאחר שהגדרתם את הסינון, ניתן להוריד את כל המסמכים כקובץ אחד:

1. לחצו על כפתור ייצא מסמכים.
2. המערכת תאסוף את כל קבצי ה‑PDF התואמים ותארוז אותם בקובץ ZIP אחד.
3. הקובץ יירד למחשב שלכם באופן אוטומטי. בתוכו תמצאו את כל המסמכים, כשכל קובץ נושא את מספר המסמך שלו לזיהוי נוח.

אם לא נמצאו מסמכים מתאימים לתנאי הסינון, תוצג ההודעה "לא נמצאו מסמכים בטווח התאריכים הנבחר." – במקרה כזה הרחיבו את טווח התאריכים או שנו את סוג המסמך ונסו שוב.

טיפ חשוב: כפתור ייצא מסמכים (ההורדה הישירה) זמין בגרסת המחשב בלבד. במכשיר נייד או באפליקציה הכפתור אינו מוצג, ובמקומו משתמשים בשליחה במייל – כפי שמוסבר בשלב הבא.

שלב 4: שליחת המסמכים במייל (מומלץ במובייל)

במקום להוריד את הקובץ, ניתן לשלוח אותו ישירות לכתובת מייל. אפשרות זו זמינה בכל המכשירים, ומאפשרת לשלוח את המסמכים בקלות גם מהאפליקציה בנייד, שם אין אפשרות להורדה ישירה:

1. הגדירו את הסינון (סוג מסמך, טווח תאריכים, מקור/העתק ולקוח) בדיוק כמו בשלב 2.
2. לחצו על כפתור שלח במייל.
3. תיפתח תיבת הזנת כתובת מייל. המערכת ממלאת אוטומטית את כתובת המייל של המשתמש המחובר – ניתן להשאיר אותה או להחליף בכתובת אחרת.
4. אשרו, וקובץ ה‑ZIP יישלח כצרופה לכתובת שציינתם.
5. עם סיום השליחה תוצג ההודעה "הדוח נשלח בהצלחה למייל."

שלב 5: התמודדות עם כמות מסמכים גדולה

שליחה במייל מוגבלת בגודל הצרופה, כדי שהמייל אכן יתקבל אצל הנמען. אם בחרתם טווח תאריכים רחב שמכיל מסמכים רבים, ייתכן שהקובץ יחרוג מהמגבלה:

• במקרה כזה תוצג ההודעה "כמות המסמכים שנבחרה גדולה מדי לשליחה במייל. אנא צמצם את טווח התאריכים ונסה שוב."
• הפתרון: צמצמו את טווח התאריכים (למשל שליחה לפי חודש במקום לפי שנה) ושלחו שוב. ניתן לחזור על התהליך מספר פעמים לקבלת כל המסמכים במנות קטנות יותר.
• לחלופין, בגרסת המחשב, השתמשו בכפתור ייצא מסמכים להורדה ישירה – שאינה כפופה למגבלת הגודל של המייל.

טיפ חשוב: אם אתם זקוקים לכמות גדולה של מסמכים ואין באפשרותכם להוריד מהמחשב, חלקו את הייצוא לפי תקופות קצרות יותר ושלחו כל תקופה במייל בנפרד. כך תקבלו את כל המסמכים מבלי להיתקל במגבלת הגודל.

סיום

זהו! כעת תוכלו לייצא בקלות כל אוסף של מסמכים – להורדה כקובץ ZIP במחשב, או לשליחה ישירה במייל מכל מכשיר, כולל האפליקציה בנייד. כל המסמכים נארזים יחד ומסומנים לפי מספר המסמך, כך שקל לאתר ולהעביר אותם הלאה.

---