יבוא פריטים מקובץ אקסל למערכת Invoice Maven

יבוא פריטים מקובץ אקסל – הוספת קטלוג מוצרים ושירותים בפעולה אחת

במקום להזין כל פריט בנפרד, ניתן לייבא למערכת רשימה שלמה של פריטים – מוצרים או שירותים – מתוך קובץ אקסל. המדריך הזה מסביר שלב אחר שלב כיצד מורידים תבנית, ממלאים אותה נכון, מעלים אותה למערכת ומאשרים את הייבוא. אנחנו ממליצים לעבוד לפי השלבים בדיוק, כדי שכל הפריטים ייקלטו בלי שגיאות.

למי מיועד היבוא

היבוא מתאים לכל מי שמתחיל לעבוד עם המערכת ויש לו קטלוג פריטים קיים (בקובץ אקסל, ביצוא ממערכת אחרת וכדומה), וגם למי שרוצה לעדכן מספר רב של פריטים קיימים בבת אחת. אפשר לייבא פריטים חדשים, ובמקביל גם לעדכן פריטים שכבר קיימים במערכת – המערכת מזהה אוטומטית אילו שורות הן חדשות ואילו שורות מעדכנות פריט קיים.

שלב 1: כניסה למסך יבוא פריטים

1. היכנסו למערכת בכתובת app.invoice-maven.co.il/login.
2. בתפריט הראשי לחצו על פריטים.
3. במסך הפריטים עברו ללשונית יבוא פריטים.

בראש המסך מופיע הסבר קצר, וכן שני כפתורים מרכזיים: הורד קובץ אקסל ריק לדוגמא ו־אשר ייבוא.

שלב 2: הורדת קובץ האקסל לדוגמא

לפני שמתחילים, חשוב לעבוד עם התבנית הרשמית של המערכת – כך שמות העמודות יזוהו אוטומטית.

1. לחצו על הכפתור הורד קובץ אקסל ריק לדוגמא.
2. קובץ אקסל ריק יורד למחשב, עם שורת כותרות מוכנה לכל העמודות הנתמכות.
3. פתחו את הקובץ ומלאו בו את הפריטים – שורה אחת לכל פריט, מתחת לשורת הכותרות.

טיפ חשוב: מומלץ מאוד להוריד את קובץ הדוגמא ולהעתיק לתוכו את נתוני הפריטים, במקום ליצור קובץ חדש מאפס. כך שמות העמודות נשארים מדויקים והמערכת מזהה כל עמודה אוטומטית.

שלב 3: העמודות בקובץ ומשמעותן

אלו העמודות שניתן למלא בקובץ. רק עמודה אחת היא חובה – כל השאר אופציונליות וניתן להשאיר אותן ריקות:

• שם פריט – שם המוצר או השירות. זו העמודה היחידה שהיא חובה, ולא ניתן לייבא שורה בלי שם פריט.
• מק"ט – מספר קטלוגי ייחודי לפריט. אופציונלי, אך מומלץ למלא – המערכת משתמשת במק"ט כדי לזהות פריט ולמנוע כפילויות.
• תיאור – תיאור חופשי של הפריט.
• מחיר – מחיר היחידה של הפריט. יש להזין מספר בלבד.
• עלות לפני מע"מ – עלות הרכישה של הפריט (לחישובי רווחיות). יש להזין מספר בלבד.

אם מנוהל אצלכם ניהול מלאי, יופיעו ויטופלו גם העמודות הבאות:

• כמות במלאי – כמות הפריט הקיימת כרגע במלאי.
• מינימום מלאי – כמות מינימלית שממנה תקבלו התראת מלאי נמוך.

אם מוגדרים אצלכם תתי פריטים (פריטי הרכבה / מארזים), יופיעו גם:

• תתי פריטים – רשימת המק"טים של תתי הפריטים שמרכיבים את הפריט, מופרדים בפסיקים (לדוגמה: 1001, 1002, 1003).
• כמות תתי פריטים – הכמות של כל תת־פריט, באותו סדר ומופרדת בפסיקים (לדוגמה: 2, 1, 5). אם לא תזינו כמות, תשובץ כמות 1 כברירת מחדל.

טיפ חשוב: בעמודות המחיר והעלות יש למלא מספרים בלבד. אם תזינו טקסט או ערך לא מספרי, השורה תסומן כשגויה ולא תיובא. בעמודת תתי הפריטים ודאו שכל מק"ט שאתם מציינים אכן קיים כבר במערכת כפריט – אחרת הקישור בין הפריט לתת־הפריט לא ייווצר.

שלב 4: העלאת הקובץ למערכת

1. שמרו וסגרו את קובץ האקסל לאחר המילוי.
2. חזרו למסך יבוא פריטים במערכת.
3. גררו את הקובץ אל אזור ההעלאה שבתחתית המסך (המופיע עם סמל הענן), או לחצו על האזור כדי לבחור את הקובץ מהמחשב.
4. המערכת תומכת בקובצי Excel, CSV וגם ZIP.

מיד לאחר ההעלאה המערכת קוראת את הקובץ ומציגה טבלת תצוגה מקדימה עם כל השורות שזיהתה – עוד לפני ששמרתם משהו.

שלב 5: בדיקת התצוגה המקדימה

זהו שלב חשוב: בטבלה שמוצגת, בעמודה הראשונה של כל שורה מופיע סימן סטטוס:

• סימן וי ירוק – השורה תקינה ותיובא בהצלחה.
• סימן איקס אדום – בשורה יש בעיה, והיא לא תיובא. ליד השדה הבעייתי מופיעה הודעה קצרה שמסבירה את הסיבה.

אלו הבדיקות שהמערכת מבצעת אוטומטית, וכך היא מזהה כפילויות ועדכונים:

• שם פריט ריק – שורה ללא שם פריט תסומן כשגויה.
• מק"ט שכבר קיים במערכת – השורה לא תיצור פריט חדש אלא תעדכן את הפריט הקיים בעל אותו מק"ט.
• שם פריט שכבר קיים במערכת (כשלא הוזן מק"ט) – השורה תעדכן את הפריט הקיים בעל אותו שם.
• מק"ט או שם שמופיעים פעמיים בתוך הקובץ עצמו – המופע הכפול יסומן כשגוי כדי למנוע כפילות.
• מחיר או עלות שאינם מספר – השורה תסומן כשגויה.

עברו על הטבלה, ובמיוחד על השורות האדומות. אם יש שגיאות, אפשר לתקן את קובץ האקסל ולהעלות אותו מחדש – כל העלאה מציגה תצוגה מקדימה חדשה.

שלב 6: אישור הייבוא

1. לאחר שווידאתם שהשורות תקינות, לחצו על הכפתור אשר ייבוא שבראש המסך.
2. המערכת תשמור רק את השורות התקינות (המסומנות בירוק). שורות שגויות פשוט יידלגו ולא ייובאו.
3. בסיום תופיע הודעת הצלחה, והפריטים החדשים יתווספו לרשימת הפריטים שלכם. פריטים קיימים שזוהו לפי מק"ט או שם יתעדכנו בהתאם.

ניתן לעבור ללשונית פריטים כדי לראות את כל הפריטים שנוספו או עודכנו.

שלב 7: ביטול הייבוא האחרון (במידת הצורך)

אם ביצעתם ייבוא בטעות, או רוצים לבטל אותו, המערכת מאפשרת לבטל את הייבוא האחרון:

1. במסך יבוא פריטים עברו ללשונית היסטוריית ייבוא.
2. שם תוכלו לראות את פעולות הייבוא שבוצעו, ולבטל את הייבוא האחרון.

טיפ חשוב: ביטול ייבוא מוחק רק פריטים שעדיין לא נעשה בהם שימוש. פריט שכבר שובץ במסמך כלשהו (חשבונית, קבלה וכו') לא יימחק, כדי לשמור על תקינות המסמכים שכבר הופקו. במקרה כזה תקבלו הודעה כמה פריטים נמחקו וכמה נותרו.

סיכום

יבוא פריטים מאקסל הוא הדרך המהירה ביותר להקים קטלוג שלם או לעדכן פריטים רבים בבת אחת. זכרו את שלושת הכללים המרכזיים: עבדו תמיד עם קובץ הדוגמא, מלאו לפחות את עמודת שם הפריט, ובדקו את התצוגה המקדימה לפני שאתם לוחצים על אשר ייבוא. כך הייבוא יסתיים בהצלחה ובלי שגיאות.

לכל שאלה נוספת אנחנו זמינים בוואטסאפ, במייל ובטלפון.