חתימה דיגיטלית על מסמכים — שליחת מסמך לחתימה מרחוק
חתימה דיגיטלית על מסמכים — שליחת מסמך לחתימה מרחוק
צריכים שלקוח יחתום על מסמך? במקום להדפיס, להחתים ולסרוק — סמנו על המסמך היכן צריך לחתום, שלחו קישור במייל, והלקוח חותם מהמחשב או מהטלפון. החתימה מוטבעת אוטומטית על קובץ ה-PDF, ואתם מקבלים מסמך חתום ומסודר.
למי זה מתאים: משרדי רואי חשבון ומנהלי חשבונות. התכונה זמינה בתצוגת לקוח (כשנכנסים לחברת לקוח), במסך "תיקיות" שבו מאוחסנים המסמכים.
מה הפיצ'ר עושה?
- עורך מיקום חתימה — אתם מסמנים על המסמך היכן ימולאו שם, שם עסק, תאריך וחתימה.
- שליחה לחתימה במייל — הנמען מקבל קישור וחותם מרחוק, ללא צורך בהתקנה.
- הטבעה על ה-PDF — החתימה והפרטים מוטבעים אוטומטית על המסמך.
- מעקב סטטוס — רואים אילו מסמכים נשלחו לחתימה ואילו כבר נחתמו.
שלב 1: פתיחת עורך החתימה
- היכנסו לחברת הלקוח ועברו למסך "תיקיות".
- אתרו את המסמך שברצונכם להחתים ולחצו על פעולת החתימה.
- ייפתח עורך החתימה ובו תצוגת המסמך וסרגל כלים לסימון השדות.
שלב 2: סימון שדות החתימה על המסמך
בסרגל הכלים בחרו את סוג השדה ולחצו על המקום במסמך שבו הוא יופיע:
- שם מלא — שם החותם.
- שם העסק — שם העסק של החותם.
- תאריך חתימה — יתמלא אוטומטית במועד החתימה.
- חתימה — המקום שבו החותם יצייר את חתימתו (שדה חובה).
אפשר למקם כמה שדות, בכל עמוד של המסמך. ודאו שמיקמתם לפחות שדה חתימה אחד.
שלב 3: שליחה לחתימה
- לחצו על "שלח לחתימה".
- הזינו את כתובת המייל של הנמען שאמור לחתום.
- לחצו "שלח" — הנמען יקבל מייל עם קישור לחתימה.
שלב 4: הלקוח חותם — והמסמך מתעדכן
הנמען פותח את הקישור, ממלא את השדות שסימנתם וחותם — מהמחשב או מהטלפון. עם סיום החתימה, החתימה והפרטים מוטבעים על קובץ ה-PDF, וסטטוס המסמך מתעדכן ל"נחתם". כל עוד המסמך לא נחתם, אפשר לבטל את בקשת החתימה ולחזור למסמך המקורי.
סיום בהצלחה
החתמתם מסמך מרחוק בלי הדפסות וסריקות — סימון, שליחה, והמסמך החתום חוזר אליכם מוכן ומסודר.
טיפים נוספים לייעול העבודה:
• מקמו את שדה החתימה בדיוק במקום הנדרש בטופס — כך החתימה תוטבע במקום הנכון.
• אפשר להוסיף שדות שם, שם עסק ותאריך שיתמלאו אוטומטית עם החתימה.
• עקבו אחר סטטוס המסמכים כדי לדעת מי כבר חתם ומי עוד לא.