בחירת סוגי המסמכים שיישלחו ללקוח אוטומטית — הגדרות דואר
בחירת סוגי המסמכים שיישלחו ללקוח אוטומטית
המערכת יכולה לשלוח ללקוח מייל עם המסמך באופן אוטומטי בכל פעם שמפיקים מסמך. במסך הגדרות דואר תוכלו לקבוע אילו סוגי מסמכים יישלחו ללקוח ואילו לא — כך שלמשל חשבוניות וקבלות יישלחו ללקוח, אבל הצעות מחיר, הזמנות ותעודות משלוח לא. מדריך זה מסביר איך.
איפה מגדירים?
- בתפריט הגדרות בחרו ב־"הגדרות דואר".
- ודאו שהאפשרות "שלח אימייל ביצירת מסמך" מסומנת — זו ההגדרה הכללית ששולחת ללקוח מייל עם המסמך בעת יצירתו. בלעדיה לא יישלח מייל כלל.
בחירת סוגי המסמכים
בתחתית המסך, תחת "שליחת מסמכים ללקוח לפי סוג", מופיעה רשימת סוגי המסמכים שהעסק שלכם מפיק. הכלל פשוט:
- מסומן — מסמך מסוג זה יישלח ללקוח אוטומטית בעת יצירתו.
- לא מסומן — מסמך מסוג זה לא יישלח ללקוח.
סמנו או בטלו את הסימון לפי הצורך, ולחצו "שמור".
חשוב לדעת: כברירת מחדל כל סוגי המסמכים מסומנים (הכול נשלח ללקוח). ביטול הסימון של סוג מסוים מפסיק את שליחתו ללקוח בלבד — העותק לרואה החשבון ממשיך להישלח כרגיל.
סיום בהצלחה
מעכשיו, בכל הפקת מסמך, המערכת תשלח ללקוח רק את סוגי המסמכים שסימנתם — ותדלג על אלה שביטלתם.
טיפים נוספים:
• נפוץ להשאיר מסומנים רק את המסמכים הפיסקליים (חשבונית, קבלה, חשבונית מס/קבלה) ולבטל הצעות מחיר והזמנות.
• רשימת הסוגים מותאמת לעסק שלכם — יופיעו רק סוגי המסמכים שהעסק מפיק בפועל.
• ההגדרה חלה על שליחה אוטומטית בעת יצירת מסמך; תמיד אפשר לשלוח מסמך ידנית ללקוח מתוך המסמך עצמו.