הערה פנימית למסמך — הערות פרטיות שהלקוח לא רואה
הערה פנימית למסמך — הערות פרטיות שהלקוח לא רואה
לכל מסמך במערכת אפשר לצרף הערה פנימית — פתק קצר שנשמר על המסמך ומיועד לעיני הצוות שלכם בלבד. ההערה אינה מופיעה בחשבונית, אינה נשלחת ללקוח ואינה נראית לו בשום שלב. זו דרך נוחה לתעד פרטים פנימיים על המסמך בלי שהלקוח ייחשף אליהם.
למה זה טוב?
ההערה הפנימית עוזרת לכם לשמור הקשר על מסמך מבלי "ללכלך" את המסמך עצמו. דוגמאות נפוצות:
- סיכום של שיחה או סיכום עם הלקוח לגבי המסמך.
- תזכורת פנימית ("ממתין לאישור מנהל", "לבדוק מול הנהלת חשבונות").
- הסבר למה המסמך הופק / זוכה / תוקן.
- הנחיה לעובד אחר במשרד שייגע במסמך אחריכם.
שלב 1: פתיחת תצוגת המסמך
במסך "מסמכים" אתרו את המסמך הרצוי ולחצו על "הצג" בשורת המסמך. תיפתח תצוגת המסמך עם שורת הכפתורים בראש.
שלב 2: לחיצה על "הערה פנימית"
בשורת הכפתורים שבראש התצוגה לחצו על "הערה פנימית". כשאין עדיין הערה, מעבר עם העכבר על הכפתור יציג את ההסבר: "הערה לעיני המשתמשים במערכת בלבד — הלקוח אינו רואה אותה."
שלב 3: כתיבה ושמירה
בחלון שנפתח תראו בראשו תזכורת קבועה שההערה פרטית, מתחתיה שדה "תוכן ההערה". כתבו את ההערה ולחצו "שמור".
אחרי השמירה הכפתור ייצבע במלוא הצבע (כחול מלא) — סימן שלמסמך כבר יש הערה. מעבר עם העכבר על הכפתור יציג מעכשיו את תוכן ההערה עצמה, כך שתוכלו לקרוא אותה במהירות בלי לפתוח את החלון.
מי רואה את ההערה?
- רואים: אתם וכל המשתמשים שיש להם גישה למערכת ניהול החשבונות שלכם (עובדים, רואה החשבון).
- לא רואים: הלקוח. ההערה לא מודפסת על המסמך, לא נכללת ב-PDF ולא נשלחת בשום מייל / וואטסאפ.
טיפ חשוב: ההערה הפנימית היא לא "שורת הערה" שמודפסת על החשבונית. אם אתם רוצים טקסט שכן יופיע ללקוח על המסמך עצמו — הוסיפו אותו בשדה ההערות של המסמך בזמן ההפקה, ולא דרך כפתור "הערה פנימית".