זימון פגישות אונליין — לקוחות קובעים פגישה ישירות מהיומן שלכם

זימון פגישות אונליין — הלקוחות קובעים פגישה ישירות מהיומן שלכם

במקום להתכתב הלוך ושוב על מועדים — שלחו ללקוח קישור אישי, והוא בוחר בעצמו חלון פנוי מתוך היומן שלכם. הפגישה נכנסת אוטומטית ליומן, נשלחת הזמנה במייל, ואם זה לקוח חדש — נפתחת לכם משימה למעקב. בדומה ל-Calendly, אבל מובנה בתוך המערכת.

למי זה מתאים: משרדי רואי חשבון ומנהלי חשבונות שרוצים לאפשר ללקוחות לקבוע פגישות ייעוץ בעצמם, בלי תיאומים טלפוניים.

מה הפיצ'ר עושה?

• מייצר קישור הזמנה שאפשר לשתף עם הלקוחות (כללי, או אישי לכל לקוח).
• הלקוח בוחר חלון פנוי → נוצר אירוע אמיתי ביומן שלכם, מקושר ללקוח.
• נשלחת הזמנה במייל ללקוח ולכם, כולל קובץ יומן (ICS).
• מועד שכבר נתפס לא מוצע שוב — אין כפל-הזמנות.
• הלקוח יכול לתזמן מחדש דרך אותו קישור.

שלב 1: פתיחת זימון הפגישות

1. בתפריט הצד לחצו על "לוח שנה".
2. בראש המסך לחצו על כפתור "זימון פגישות" (אייקון יומן עם וי).
3. ייפתח חלון ההגדרות והשיתוף של זימון הפגישות.

שלב 2: הגדרת הזמינות ונושא הפגישה

בחלון הזימון מגדירים את כללי הזמינות שלפיהם יוצעו ללקוח מועדים פנויים:

• הפגישה עם — איש הצוות מהמשרד שמקיים את הפגישה (היומן וההזמנות שלו ישמשו לקביעה).
• נושא הפגישה — הכותרת שתופיע ללקוח ובאירוע ביומן (למשל "פגישת ייעוץ מס"). אם תשאירו ריק, הלקוח ימלא נושא בעצמו.
• משך הפגישה — אורך כל פגישה (למשל 30 דקות).
• ניתן לקבוע עד — כמה ימים קדימה הלקוח יכול לבחור מועד.
• משעה / עד שעה — טווח השעות שבו יוצעו מועדים.
• ימי השבוע — סמנו את הימים שבהם אתם פנויים לפגישות.

לחצו "שמור" כדי לעדכן את ההגדרות.

שלב 3: שיתוף הקישור עם הלקוח

• קישור כללי — לחצו "העתק לינק" ושתפו אותו עם כל לקוח, או "שליחה בוואטסאפ".
• קישור אישי ללקוח — חפשו לקוח קיים ובחרו אותו; נוצר קישור שבו פרטי הלקוח כבר מולאו ונעולים, כך שהוא רק בוחר מועד.

טיפ: אפשר לפתוח את זימון הפגישות גם ממסך "הלקוחות שלי" — בכפתור "הזמן לפגישה" שליד כל לקוח, שמייצר עבורו ישירות קישור אישי.

שלב 4: מה הלקוח רואה

כשהלקוח פותח את הקישור, הוא רואה דף נקי לבחירת מועד: בוחר יום ושעה פנויים ומאשר. מיד נוצרת הפגישה ביומן שלכם ונשלחת הזמנה במייל לשני הצדדים.

לקוח חדש שקבע פגישה

אם מי שקבע פגישה עדיין לא קיים אצלכם כלקוח, המערכת תיצור עבורו כרטיס לקוח (ליד) ותפתח לכם משימה למעקב. בנוסף, במסך "הלקוחות שלי" יופיע באנר "לקוחות חדשים שקבעו פגישה" — משם תוכלו להשלים את הקמת הלקוח בלחיצה.

סיום בהצלחה

זהו! מעכשיו הלקוחות קובעים פגישות בעצמם, היומן מתעדכן אוטומטית, ואתם חוסכים את התיאומים הטלפוניים.

טיפים נוספים לייעול העבודה:
• שלחו לכל לקוח קישור אישי — כך הפרטים מולאו מראש והפגישה משויכת אליו אוטומטית.
• הגדירו נושא פגישה ברור — הוא יופיע ללקוח ובאירוע ביומן.
• עקבו אחרי הבאנר "לקוחות חדשים שקבעו פגישה" כדי לא לפספס לידים.

---