התראות מלאי נמוך – מעקב אחר פריטים מתחת לסף המלאי

התראות מלאי נמוך – לדעת מתי הגיע הזמן להזמין מלאי חדש

מערכת Invoice Maven יודעת לנהל את כמות המלאי של הפריטים שלכם, ובנוסף להתריע אוטומטית כשכמות של פריט יורדת מתחת לסף שהגדרתם. במקום לגלות באמצע מכירה שנגמר המלאי, תקבלו רשימה ברורה ומסודרת של כל הפריטים שצריך לחדש – כולל הכמות המדויקת שכדאי להזמין. מדריך זה מסביר כיצד להפעיל ניהול מלאי לפריט, להגדיר את כמות הסף, ולעקוב אחר ההתראות במסך ייעודי.

איך עובדות התראות המלאי

לכל פריט שמנהלים את המלאי שלו ניתן להגדיר כמות מלאי מינימלית – סף תחתון שמייצג את הכמות שממנה והלאה כדאי כבר להזמין מלאי חדש. כל פעם שכמות המלאי הזמינה של הפריט יורדת ומגיעה אל הסף הזה או מתחתיו, הפריט מופיע אוטומטית במסך התראות מלאי. אין צורך לעשות דבר באופן ידני – המערכת מעדכנת את הכמויות בעקבות המסמכים והעדכונים שלכם, ומציגה תמיד תמונת מצב מעודכנת.

טיפ חשוב: כדי לראות את לשונית התראות המלאי, יש להפעיל תחילה את מנגנון ניהול המלאי לפחות עבור פריט אחד. הלשונית מופיעה רק כאשר ניהול המלאי פעיל בעסק.

שלב 1: כניסה למסך הפריטים

1. היכנסו למערכת בכתובת app.invoice-maven.co.il/login והזינו את שם המשתמש והסיסמה.
2. בתפריט הראשי לחצו על "פריטים".
3. בראש מסך הפריטים מופיעות מספר לשוניות: פריטים, דוחות, ייבוא ועוד. לאחר שהפעלתם ניהול מלאי, תופיע גם לשונית "התראות מלאי" עם סמל אזהרה. כאשר קיימות התראות פעילות, יוצג לצד הלשונית מספר אדום עם כמות ההתראות.

שלב 2: הפעלת ניהול מלאי לפריט והגדרת כמות הסף

לפני שמתקבלות התראות, יש להגדיר עבור הפריט שברצונכם לעקוב אחריו את כמות המלאי הנוכחית ואת הסף המינימלי:

1. בלשונית "פריטים", פתחו את כרטיס הפריט הרצוי בלחיצה על כפתור העריכה (סמל העיפרון) בשורת הפריט, או צרו פריט חדש בלחיצה על "הוסף".
2. בכרטיס הפריט סמנו את תיבת הסימון "ניהול מלאי". עם הסימון ייפתחו שני שדות נוספים.
3. בשדה "כמות במלאי" הזינו את הכמות הזמינה הנוכחית של הפריט במלאי.
4. בשדה "כמות מלאי מינימלית" הזינו את הסף התחתון – הכמות שכאשר המלאי יורד אליה או מתחתיה, תופק התראה. לדוגמה: אם תגדירו 5, הפריט יופיע ברשימת ההתראות ברגע שייוותרו 5 יחידות או פחות.
5. לחצו על "שמור".

טיפ חשוב: כדאי לקבוע כמות מינימלית שמתחשבת בזמן האספקה של הספק. אם לוקח שבוע לקבל סחורה חדשה, הגדירו סף שמספיק לכם למכירה של אותו שבוע – כך לא תיתקעו בלי מלאי בזמן ההמתנה לאספקה.

שלב 3: צפייה ברשימת התראות המלאי

לאחר שהגדרתם פריטים עם ניהול מלאי וכמות מינימלית, עברו ללשונית "התראות מלאי". המסך מציג טבלה של כל הפריטים שכמות המלאי שלהם ירדה אל הסף שהוגדר או מתחתיו. עבור כל פריט מוצגים הנתונים הבאים:

• שם – שם הפריט.
• מק"ט – מספר הקטלוג של הפריט.
• כמות במלאי – הכמות הזמינה כרגע.
• כמות מלאי מינימלית – הסף שהגדרתם עבור הפריט.
• כמות להזמנה – ההפרש בין הסף לבין הכמות הנוכחית, כלומר הכמות שחסרה כדי לחזור אל רמת המינימום. זהו רמז מהיר לכמה כדאי להזמין מהספק.

הרשימה ממוינת כך שהפריטים עם המחסור הגדול ביותר מופיעים בראש – כדי שתוכלו לתת קודם תשומת לב לפריטים הדחופים. ניתן לסנן את הטבלה לפי שם, מק"ט או טווחי כמות באמצעות שורת הסינון מעל העמודות, ולאחר מכן ללחוץ על כפתור החיפוש בעמודת "פעולות".

שלב 4: עדכון מלאי וצפייה בהיסטוריה מתוך ההתראות

מתוך מסך ההתראות אפשר לטפל בפריט מבלי לצאת מהמסך:

1. בעמודת "פעולות" שבשורת הפריט, לחצו על כפתור העריכה (סמל העיפרון) כדי לפתוח את כרטיס הפריט. שם תוכלו לעדכן את כמות המלאי לאחר שקיבלתם סחורה חדשה – בלחיצה על כפתור "עדכן מלאי" בכרטיס הפריט.
2. לצד כפתור העריכה מופיע כפתור צהוב "הצג היסטורית מלאי לפריט" (סמל שעון/היסטוריה). לחיצה עליו פותחת חלון עם כל תנועות המלאי של הפריט: תאריך השינוי, הכמות שנוספה או ירדה, הערה, והכמות במלאי לאחר כל תנועה. כך תוכלו לראות בדיוק כיצד הגיע הפריט לרמת המלאי הנוכחית.
3. בתוך חלון ההיסטוריה, אם תנועת מלאי קשורה למסמך שהופק או להוצאה שנקלטה, יופיע כפתור שמאפשר לפתוח ישירות את המסמך או ההוצאה הרלוונטיים לצפייה.

לאחר עדכון כמות המלאי כך שתעלה מעל הסף המינימלי, הפריט יוסר אוטומטית מרשימת ההתראות בריענון המסך.

שלב 5: ייצוא רשימת ההתראות

ניתן להוציא את רשימת ההתראות לקובץ לצורך הזמנה מרוכזת מספק או לשמירה:

1. בראש מסך ההתראות לחצו על "יצוא לאקסל" כדי להוריד את הרשימה כקובץ אקסל, או על כפתור ה-PDF כדי להפיק מסמך PDF.
2. הקובץ יכלול את כל הפריטים שבהתראה לצד הכמות להזמנה – נוח להעברה לספק או לצוות הרכש.

מתי הרשימה ריקה

כאשר כל הפריטים נמצאים מעל לרמת המלאי המינימלית שהגדרתם, המסך יציג הודעה ירוקה "אין התראות מלאי" עם ההסבר שכל הפריטים במלאי מעל לרמה המינימלית. זהו מצב תקין – אין כרגע פריט שדורש חידוש מלאי.

טיפ חשוב: מומלץ להציץ בלשונית התראות המלאי באופן קבוע, או פשוט לשים לב למספר האדום שמופיע על הלשונית – הוא מתעדכן אוטומטית ומראה כמה פריטים נמצאים כעת מתחת לסף, עוד לפני שנכנסים למסך.

סיכום

בעזרת התראות המלאי תוכלו לשמור על רצף אספקה ללקוחות ולמנוע מצבים של חוסר במלאי. כל מה שצריך הוא להפעיל ניהול מלאי לפריט, להגדיר כמות מלאי מינימלית, ולעקוב מדי פעם אחר הרשימה. המערכת תעשה את שאר העבודה ותציג לכם בכל רגע נתון אילו פריטים דורשים חידוש ובאיזו כמות.

---