סגירה מרובה וחלקית של מסמכים — יתרה לסגירה, כמה קבלות למסמך וזיכוי חלקי

סגירה מרובה וחלקית של מסמכים — המדריך המלא

המערכת מאפשרת לסגור מסמכים באופן גמיש: לא רק "מסמך אחד סוגר מסמך אחד", אלא גם כמה קבלות שסוגרות חשבונית אחת, קבלה אחת שסוגרת כמה מסמכים, וסגירה חלקית — סגירה של חלק מהסכום, כמה פעמים, עד לסגירה מלאה. בכל שלב המערכת מציגה את היתרה שנותרה לסגירה, כולל התחשבות בשערי מטבע.

המדריך מסביר את כל היכולות: סגירת כמה מסמכים בקבלה אחת, כפתור "השלם" והיתרה שמוצגת לפני ההפקה, סימון הסטטוס, החצים שמראים מי סגר את מי, זיכוי מלא מול חלקי, ולבסוף — סגירה רטרואקטיבית בין שני מסמכים קיימים.

סגירת כמה מסמכים בקבלה אחת

אפשר לסמן כמה מסמכים יחד ולסגור את כולם בקבלה אחת. הקבלה סוגרת את המסמכים לפי הסדר — ממלאת כל מסמך עד תום לפני שהיא עוברת לבא:

• מסמכים שהקבלה מכסה במלואם נסגרים לגמרי — הם "סגורים", ואין צורך לגעת בהם שוב.
• לכל היותר מסמך אחד נשאר סגור חלקית — זה שבו סכום הקבלה "נגמר".
• מסמכים שמעבר לכך נשארים פתוחים לגמרי, וניתן לסגור אותם בקבלה אחרת.

דוגמה: קבלה של 30,000 ₪ שסוגרת שתי חשבוניות של 20,000 ₪ → החשבונית הראשונה נסגרת לגמרי (20,000 ₪), והשנייה נסגרת חלקית ב-10,000 ₪ ונשארת עם יתרה של 10,000 ₪.

למה ככה: כך המסמכים שכבר כוסו נסגרים לגמרי ולא צריך להתעסק איתם יותר — במקום להשאיר את כל המסמכים "חצי פתוחים".

כפתור "השלם" והיתרה שמוצגת לפני ההפקה

כשמפיקים מסמך שסוגר מסמך קיים (קבלה שסוגרת חשבונית, או חשבונית שסוגרת קבלה), המערכת מציגה בראש אזור התשלומים / הפריטים באנר "סכום לסגירה" עם הסכום שנותר לסגור — כך תדעו בדיוק על כמה להפיק. אם המסמך כבר נסגר חלקית, הבאנר וגם שורת הפריט מציגים את היתרה בלבד (לא את הסכום המלא).

כפתור "השלם" ליד שורת התשלום ממלא אוטומטית את הסכום שנותר לסגירה (בהתחשב בסגירות חלקיות קודמות, ואם רלוונטי — בניכוי מס במקור). כך אין צורך לחשב ידנית:

איך יודעים שמסמך סגור חלקית

המערכת מסמנת רק את החריג — מסמך שנסגר חלקית. מסמך שנסגר במלואו הוא פשוט "סגור" ואינו מקבל סימון מיוחד: בדיוק כמו כל מסמך שנסגר בסגירה רגילה, והחץ שמראה איזו קבלה סגרה אותו כבר מעיד על כך. כך מסמנים רק את מה שדורש תשומת לב, בלי להעמיס.

• "סגור חלקית": נסגר חלק מהסכום והמסמך עדיין פתוח לסגירה נוספת. ליד מספר המסמך מופיע סימן קטן (◑), ובהעברת עכבר עליו מוצג טולטיפ עם הפירוט המלא — כמה נסגר, מתוך כמה, וכמה נותר לסגירה (למשל: "נסגר ₪11,828 מתוך ₪18,172, נותר ₪6,344 לסגירה").

הסימון והיתרה מופיעים באותו אופן גם בתוך חלון "מסמכים פתוחים" (שנפתח בזמן הפקת קבלה) — כך שכבר בבחירת המסמכים לסגירה רואים מיד אילו מהם כבר סגורים חלקית וכמה נותר לסגור בכל אחד.

מי סגר את מי — החצים בין המסמכים

בעמוד המסמכים יש כפתור "הצג מסמכים סוגרים". כשהוא פעיל, כל מסמך מציג בעזרת חץ את הקשר לסגירה שלו — כולל בסגירה חלקית:

• ליד חשבונית מוצג "← מספר הקבלה" — הקבלה (או הקבלות) שסגרו אותה.
• ליד קבלה מוצג "→ מספרי החשבוניות" — כל המסמכים שהיא סגרה.
• כאשר מסמך קשור לשלושה מסמכים או יותר, במקום שרשרת חצים ארוכה מוצג סימון קומפקטי אחד עם מספר (למשל "◄ 4"), והעברת עכבר עליו מציגה את כל מספרי המסמכים. כך הטבלה נשארת מסודרת גם בהרבה סגירות.

כך אפשר לעקוב בקלות אחרי כל שרשרת הסגירה, גם כשמדובר בכמה מסמכים וכמה קבלות (יחס של רבים־לרבים).

זיכוי מלא מול זיכוי חלקי (כפתור ה-✕)

בלחיצה על ה-✕ שליד מסמך בטבלת המסמכים (או על כפתור הביטול בתצוגת המסמך), המערכת שואלת כיצד לזכות את המסמך:

• זיכוי מלא: מזכה את כל הסכום. שימו לב — זיכוי מלא נועל את המסמך ואת הסכומים שלו: לא ניתן יהיה לשנותו או לזכותו שוב.
• זיכוי חלקי: מזכה חלק מהסכום ומשאיר את המסמך פתוח לזיכויים חלקיים נוספים — אפשר לזכות שוב ושוב עד לסכום המלא.

לתשומת לבכם: בזיכוי מלא המסמך והסכומים ננעלים ואי אפשר לשנותם. אם ייתכן שתרצו לזכות עוד חלק בהמשך — בחרו זיכוי חלקי.

עובד עם כל סוגי המסמכים

הסגירה הגמישה נתמכת בכל צירופי המסמכים שהמערכת מתירה — לפי כללי הסגירה הרגילים (מה סוגר את מה). לדוגמה:

• קבלה סוגרת חשבונית מס.
• חשבונית מס קבלה סוגרת חשבון עסקה.
• חשבון עסקה → חשבונית מס → קבלה (שרשרת סגירה).
• כמה חשבוניות שנסגרות ע"י כמה קבלות (סגירה מרובה מכל הכיוונים).

גם בעמותות ובעוסק פטור ניתן לסגור חשבון עסקה באמצעות קבלה — בהתאם לכללי הסגירה של סוג העסק.

סגירה רטרואקטיבית — קישור בין שני מסמכים קיימים

אם שני המסמכים כבר קיימים (למשל חשבונית מס וקבלה שכבר הופקו) אפשר לשייך ביניהם בדיעבד: פותחים את המסמך, בוחרים "סגור עם מסמך קיים", ובראש החלון מוצגת "יתרה לסגירה" — הסכום שעדיין נותר לסגור על המסמך, בשקלים. כך תמיד יודעים כמה נשאר.

אין חובה לסגור את כל הסכום בבת אחת. בשדה "סכום לסגירה" אפשר להזין סכום חלקי, ואז המסמך נשאר פתוח, היתרה מתעדכנת מיד, ואפשר לחזור ולסגור אותו שוב עם קבלה נוספת — עד שהיתרה מגיעה לאפס. בדוגמה נסגרו 20,000 ₪ מתוך חשבונית של 33,040 ₪ והיתרה ירדה ל-13,040 ₪:

כשבוחרים מסמך קיים לסגירה, המערכת מגבילה אוטומטית את הסכום כך שלא יעלה על היתרה שנותרה או על הסכום הזמין במסמך הסוגר — כדי שלא תיסגר יותר מהמותר. בדוגמה, בחירת קבלה על 292.50 ₪ קיבעה את הסכום ל-292.50 ₪:

טיפ: רוצים לבטל שיוך בין מסמכים? בעמוד המסמכים הפעילו "הצג מסמכים סוגרים", ולחצו על סמל ביטול השיוך (החוליה השבורה) שליד המסמך — המסמכים חוזרים לסטטוס פתוח.

---