שיתוף אבני דרך של פרויקט עם הלקוח — מעקב תשלומים בקישור אישי

שיתוף אבני דרך של פרויקט עם הלקוח — מעקב תשלומים בקישור אישי

בפרויקטים שמשולמים בשלבים, השאלה שחוזרת מהלקוח היא תמיד אותה שאלה: מה כבר שילמתי, מה נשאר, ומה השלב הבא. במקום לענות עליה שוב ושוב במייל, אתם יכולים לשלוח ללקוח קישור אישי אחד שמציג את אבני הדרך של הפרויקט, את הסכום ששולם ואת הסכום שנותר — ומתעדכן מעצמו בכל פעם שאבן דרך נסגרת.

הלקוח לא צריך סיסמה, לא צריך להתחבר למערכת ולא רואה שום נתון אחר של העסק — רק את הפרויקט שלו.

שלב 1: הגדרת אבני הדרך בפרויקט

הבסיס למעקב הוא אבני הדרך. אם עוד לא הגדרתם אותן:

1. בתפריט הראשי לחצו על "פרויקטים" ובחרו את הפרויקט.
2. בקטע "אבני דרך" לחצו על "הוסף".
3. מלאו עבור כל שלב:
   • שם — למשל "אפיון ואיסוף דרישות".
   • תאריך יעד — מתי השלב אמור להסתיים.
   • מחיר — הסכום שגובים על השלב.
   • תאור — מה כלול בשלב (הלקוח יראה גם אותו).
4. לחצו על "שמור". חזרו על כך לכל שלב בפרויקט.

טיפ: סכומי אבני הדרך הם מה שהלקוח יראה בעמוד השיתוף. אם לא הגדרתם אבני דרך, העמוד יציג את סכום הפרויקט בלבד — לכן שווה לפרק את הפרויקט לשלבים לפני שמשתפים.

שלב 2: יצירת הקישור ללקוח

1. בראש מסך הפרויקט לחצו על "שתף עם לקוח".
2. המערכת מייצרת קישור אישי לפרויקט הזה. לחצו על "העתק לינק".
3. הדביקו את הקישור בוואטסאפ, במייל או בכל דרך אחרת שנוחה לכם מול הלקוח.

בחלון השיתוף יש עוד שתי אפשרויות שימושיות:

• פתח בכרטיסייה חדשה — כדי לראות בעצמכם בדיוק מה הלקוח יקבל, לפני שאתם שולחים.
• הורד כ-PDF — קובץ מסודר של הפרויקט ואבני הדרך, מתאים לצרף לפגישת סטטוס או למייל.

חשוב לדעת: הקישור עובד בלי התחברות — כל מי שיש לו את הקישור יכול לצפות בעמוד. לכן שלחו אותו ישירות ללקוח ולא בפרסום פומבי, וכשהפרויקט מסתיים אפשר לבטל את השיתוף (ראו בהמשך).

שלב 3: מה הלקוח רואה

הלקוח פותח את הקישור בטלפון או במחשב ורואה עמוד אחד ונקי:

• שם העסק שלכם, שם הפרויקט ושם הלקוח.
• התקדמות — אחוז התקדמות, ומספר אבני הדרך שהושלמו מתוך הסך.
• שלושה סכומים: סך הפרויקט, שולם, נותר לתשלום.
• כל אבן דרך עם הסכום שלה, תאריך היעד, התאור וסטטוס — הושלם או ממתין.
• כפתור "הורד כ-PDF" להורדת אותו פירוט כקובץ.

מה הלקוח לא רואה: שעות עבודה, הוצאות, קבצים, הערות פנימיות, מסמכים אחרים או פרויקטים אחרים — גם לא של אותו לקוח.

מתי אבן דרך מסומנת כ"הושלם"

אבן דרך נחשבת כשולמה בשני מצבים:

• סימון ידני — סימנתם אותה כסגורה במסך הפרויקט.
• המסמך נסגר — הפקתם מאבן הדרך מסמך (למשל חשבון עסקה או חשבונית מס) והמסמך נסגר בתשלום.

אחוז ההתקדמות מחושב לפי הכסף ולא לפי מספר אבני הדרך: אבן דרך של 15,000 ₪ מתוך פרויקט של 80,000 ₪ מקדמת את הפס ל-19%, גם אם היא אחת מארבע. כל שינוי מתעדכן אוטומטית באותו קישור — אין צורך לשלוח ללקוח קישור חדש אחרי כל תשלום.

ביטול השיתוף

אם הפרויקט הסתיים, או שאתם רוצים לסגור את הגישה מכל סיבה אחרת, לחצו בחלון השיתוף על "ביטול שיתוף". מאותו רגע הקישור הישן מפסיק לעבוד ומי שינסה להיכנס יקבל הודעה שהעמוד לא נמצא. אם בעתיד תרצו לשתף שוב, לחיצה נוספת על "שתף עם לקוח" תייצר קישור חדש — הקישור הישן לא יחזור לפעול.

סיום בהצלחה

זה הכול. אבני הדרך שכבר קיימות בפרויקט הופכות לעמוד מעקב תשלומים שהלקוח יכול לפתוח בכל רגע, ואתם חוסכים את התכתובות של "מה שילמתי ומה נשאר".

טיפים נוספים לייעול העבודה:
• שלחו את הקישור פעם אחת בתחילת הפרויקט — הוא מתעדכן לבד, כך שאין צורך לשלוח שוב.
• צרפו את ה-PDF לפגישת סטטוס או לחשבון של אבן הדרך.
• עדכנו את תאריכי היעד של אבני הדרך כשלוחות הזמנים משתנים — הלקוח רואה אותם.
• לניהול שעות העבודה על אותו פרויקט, ראו את המדריכים בקטגוריית שעות עבודה.

---