הגדרת התראות במייל — תזכורות תשלום, פירעון שיקים ואבני דרך
הגדרת התראות במייל — תזכורות תשלום, פירעון שיקים ואבני דרך
מערכת Invoice Maven יכולה לעקוב בשבילכם אחרי הדברים שקל לשכוח — חשבונית שטרם שולמה, שיק דחוי שהגיע יום הפירעון שלו, אבן דרך בפרויקט שמחכה לחיוב, ואפילו מייל עם מסמך שלא הגיע ללקוח. בעמוד "התראות" אתם בוחרים אילו עדכונים תרצו לקבל, והמערכת שולחת לכם מייל בדיוק ברגע הנכון. כל התראה כוללת קישור ישיר שמוביל אתכם היישר למסמך או לפרויקט הרלוונטי.
איך מגיעים לעמוד ההתראות?
- היכנסו למערכת בכתובת app.invoice-maven.co.il/login.
- בתפריט הצד לחצו על "הגדרות".
- בחרו "התראות".
- סמנו את ההתראות שתרצו לקבל ולחצו על "שמור".
אילו התראות אפשר להפעיל?
- שלח אימייל ביצירת מסמך: בכל הפקת מסמך תקבלו גם אתם עותק במייל עם קישור להורדת המסמך — כך נשמר אצלכם תיעוד מסודר של כל מסמך שהופק, גם כשמפיקים מסמכים מהנייד או דרך ממשקים אוטומטיים.
- שלח התראה ביום התשלום של המסמך: כשמגיע תאריך ה"לתשלום עד" שהוגדר במסמך והמסמך עדיין פתוח (למשל חשבונית שטרם שולמה) — תקבלו תזכורת במייל עם פרטי המסמך והלקוח. זו הדרך הקלה לזהות לקוחות שמאחרים בתשלום בלי לעבור על כל המסמכים ידנית. התזכורת נשלחת פעם אחת לכל מסמך.
- שלח התראה אם המסמך שנשלח לא הגיע ליעד: אם מייל עם מסמך ששלחתם חזר ולא נמסר ללקוח (כתובת שגויה, תיבת דואר מלאה וכדומה) — תקבלו התראה עם סיבת הכשל וקישור ישיר למסמך, כך שתוכלו לתקן את הכתובת ולשלוח שוב. בלי ההתראה הזו קל לחשוב שהלקוח קיבל את החשבונית כשבפועל היא מעולם לא הגיעה אליו.
- שלח התראה ביום פרעון הצ'קים: עבור תשלומים בשיקים שנרשמו בקבלות, כולל שיקים דחויים — ביום הפירעון של כל שיק תקבלו תזכורת במייל להפקיד אותו, עם מספר השיק, שם הלקוח והסכום. שימושי במיוחד כשמקבלים מלקוח כמה שיקים דחויים מראש.
- שלח התראה ביום הגעת אבן הדרך: כשמגיע תאריך היעד של אבן דרך בפרויקט שעדיין לא הופק עבורה מסמך — תקבלו תזכורת במייל עם פרטי אבן הדרך, הפרויקט והסכום, כדי שלא תשכחו לחייב את הלקוח.
- אחוז מסכום אבן דרך לקבלת התראה: שדה זה מופיע לעסקים שעובדים עם שעות לפי אבני דרך, ומשמש כהתראה מוקדמת למעקב תקציב: כששווי שעות העבודה שדווחו על אבן דרך חוצה את האחוז שנקבע (למשל 80%) מתקציב אבן הדרך — נשלחת התראה במייל. בחריגה מלאה מהתקציב נשלחת התראה בכל מקרה.
למי נשלחות ההתראות?
ההתראות נשלחות לכתובת המייל של המשתמש שיצר את המסמך או של המשתמש הראשי של העסק. כל מייל כולל קישור ישיר שמכניס אתכם למערכת היישר אל המסמך, השיק או הפרויקט שעליו ההתראה — בלי לחפש.
טיפ חשוב: ההתראות נשלחות פעם אחת בלבד לכל מסמך, שיק או אבן דרך — כך שתיבת המייל שלכם לא מוצפת. אפשר לשנות את ההגדרות בכל רגע, והשינוי חל מאותו רגע והלאה. אם יש לכם שאלות נוספות, היכנסו למרכז התמיכה שלנו.