ניהול הוצאות קבועות וחוזרות במערכת Invoice Maven

ניהול הוצאות קבועות במערכת Invoice Maven – מעקב חודשי אחר הספקים הקבועים שלכם

מסך הוצאות קבועות נועד לעסקים שיש להם הוצאות חוזרות מאותם ספקים מדי תקופה – שכירות, חשמל, אינטרנט, שירותי מנוי, רואה חשבון ועוד. במקום לנסות לזכור בעל-פה אילו חשבוניות אמורות להגיע בכל חודש, המסך מציג לוח שנתי שבו כל שורה היא ספק וכל עמודה היא חודש. כך תוכלו לראות במבט אחד באילו חודשים כבר נקלטה ההוצאה ובאילו חודשים היא חסרה – ולוודא שלא פספסתם תיעוד של הוצאה מוכרת.

המסך נמצא בתוך אזור ההוצאות במערכת, בלשונית נפרדת לצד הלשוניות "טיוטות הוצאה" ו"הוצאות". בכל מסך במערכת קיים כפתור עזרה בחלקו העליון-שמאלי המוביל למדריכים הרלוונטיים לאותו עמוד.

שלב 1: כניסה למסך הוצאות קבועות

1. היכנסו למערכת בכתובת app.invoice-maven.co.il/login עם שם המשתמש והסיסמה שלכם.
2. עברו לאזור הוצאות במערכת.
3. בשורת הלשוניות שבראש המסך לחצו על הלשונית הוצאות קבועות (היא מופיעה לצד הלשוניות "טיוטות הוצאה" ו"הוצאות").

תופיע טבלה שבה כל שורה מייצגת ספק שהוגדר כהוצאה קבועה, והעמודות מציגות את חודשי השנה הנבחרת. אם עדיין לא הגדרתם אף הוצאה קבועה, תוצג הודעה "לא קיימות הוצאות קבועות" עם הנחיה להוסיף הוצאה באמצעות כפתור "הוסף".

שלב 2: בחירת השנה להצגה

בראש הטבלה, לצד כפתורי הפעולה, נמצאת רשימה נפתחת של שנה. ברירת המחדל היא השנה הנוכחית.

1. לחצו על הרשימה הנפתחת של השנה.
2. בחרו את השנה שברצונכם לבחון. הטבלה תתעדכן ותציג את ההוצאות של אותם ספקים לאורך חודשי השנה שנבחרה.

עבור השנה הנוכחית יוצגו רק החודשים שכבר חלפו (עד החודש הנוכחי), ואילו עבור שנים קודמות יוצגו כל שניים-עשר החודשים.

שלב 3: הוספת הוצאה קבועה חדשה

כדי להגדיר ספק כהוצאה קבועה שברצונכם לעקוב אחריה:

1. לחצו על כפתור הוסף שבראש הטבלה. ייפתח חלון הוספה.
2. בשדה ספק התחילו להקליד את שם הספק ובחרו אותו מתוך הרשימה הנפתחת. אם הספק עדיין אינו קיים במערכת, לחצו על כפתור חדש שלצד השדה כדי להוסיף ספק חדש; אם הספק כבר קיים, יופיע כפתור ערוך שמאפשר לעדכן את פרטיו.
3. בשדה תאריך התחלה בחרו את המועד שממנו מתחיל המעקב אחר ההוצאה הקבועה.
4. בשדה תדירות הזינו כל כמה חודשים צפויה ההוצאה (לדוגמה: 1 להוצאה חודשית, 2 לכל חודשיים וכן הלאה). מתחת לשדה מופיעה ההנחיה "כל כמה חודשים תיהיה הוצאה".
5. בשדה תאור ניתן להוסיף הערה חופשית שתסייע לכם לזהות את ההוצאה (עד 250 תווים).
6. לחצו על שמור בתחתית החלון. הספק יתווסף כשורה חדשה בטבלת ההוצאות הקבועות. לסגירת החלון ללא שמירה לחצו על ביטול.

טיפ חשוב: שדה התדירות עוזר לכם להבחין בין הוצאות שאמורות להופיע בכל חודש לבין כאלה שמופיעות אחת לכמה חודשים – כך שלא תתבלבלו ותחשבו שחסרה הוצאה בחודש שבו ממילא לא הייתה אמורה להתקבל חשבונית.

שלב 4: קריאת הטבלה החודשית

לכל ספק מוצגת שורה ובה הפרטים הבאים: שם הספק, תאריך התחלה, התדירות, התאור, ולאחריהם עמודה לכל חודש בשנה הנבחרת.

בכל תא חודשי שבו נקלטה הוצאה מאותו ספק יופיע סמל קובץ. כאשר באותו חודש נקלטו כמה הוצאות מאותו ספק, יוצג לצד הסמל מספר (תווית) המציין כמה הוצאות יש. כך אפשר לזהות במהירות חודשים שבהם ההוצאה חסרה – תא ריק פירושו שלא נקלטה הוצאה מאותו ספק באותו חודש.

• לחיצה על הסמל בתא חודשי מסוים מעבירה אתכם ישירות למסך ההוצאות, מסונן לאותו ספק ולאותו חודש – שם תוכלו לראות את ההוצאה עצמה ולפתוח אותה.
• הוצאות שעדיין נמצאות בשלב טיוטה (הוצאות שזוהו אוטומטית מתוך מסמך סרוק ועדיין לא אושרו) מוצגות בצבע כתום/צהוב נפרד. לחיצה עליהן מעבירה למסך טיוטות ההוצאה של אותו ספק וחודש, כדי שתוכלו להשלים את אישורן.
• אם זוהתה טיוטת הוצאה שלא ניתן היה לקבוע עבורה תאריך, היא תופיע בעמודה מיוחדת בשם ללא תאריך.

שלב 5: הצגת סכומים

כברירת מחדל הטבלה מציגה כמה הוצאות נקלטו בכל חודש. אם ברצונכם לראות גם את הסכומים:

1. לחצו על הכפתור הצג סכומים שבראש הטבלה. הכפתור יודגש כשהוא פעיל.
2. בכל תא חודשי יוצג כעת סכום ההוצאות של אותו ספק באותו חודש (סכומי הטיוטות מוצגים בנפרד, בצבע הכתום/צהוב).
3. ללחיצה נוספת על אותו כפתור הטבלה תחזור להצגת מספר ההוצאות בלבד.

הסכומים מוצגים בשקלים. הוצאות שנרשמו במטבע זר מומרות אוטומטית לשקלים לפי שער ההמרה, כך שכל הסכומים בטבלה אחידים וניתנים להשוואה.

שלב 6: הצגת כל הספקים

מעבר לספקים שכבר הגדרתם כהוצאה קבועה, ניתן לבחון את כל הספקים שהיו להם הוצאות בשנה הנבחרת:

1. לחצו על הכפתור הצג את כל הספקים שבראש הטבלה.
2. הטבלה תתרחב ותכלול גם ספקים שטרם הוגדרו כהוצאה קבועה, אך נקלטו מהם הוצאות במהלך השנה. כך תוכלו לאתר ספקים חוזרים שכדאי להוסיף למעקב הקבוע.
3. בשורה של ספק שעדיין אינו מוגדר כהוצאה קבועה יופיע בצד הפעולות כפתור פלוס ירוק עם ההסבר "הוסף להוצאות הקבועות". לחיצה עליו מוסיפה את הספק לרשימת ההוצאות הקבועות, ותאריך ההתחלה נקבע אוטומטית לפי תאריך ההוצאה המוקדמת ביותר של אותו ספק.
4. לחזרה לתצוגה המקוצרת (ספקים מוגדרים בלבד) לחצו על הכפתור ביטול שמופיע במקום.

שלב 7: עריכה ומחיקה של הוצאה קבועה

בעמודת הפעולות שבסוף כל שורה של הוצאה קבועה מוגדרת זמינות הפעולות הבאות:

• סמל עיפרון (עריכה) – פותח שוב את חלון ההוצאה הקבועה ומאפשר לעדכן את הספק, תאריך ההתחלה, התדירות והתאור. לאחר השינוי לחצו על שמור.
• סמל מחיקה – מסיר את הספק מרשימת ההוצאות הקבועות. שימו לב: פעולה זו מסירה את ההגדרה בלבד ואינה מוחקת את ההוצאות עצמן שכבר נקלטו במערכת.

שלב 8: ייצוא לאקסל

ניתן לייצא את הטבלה כקובץ אקסל לצורך הדפסה, שמירה או העברה לרואה החשבון. לחצו על כפתור האקסל שבראש הטבלה, וקובץ הנתונים של השנה הנבחרת יורד למחשב.

סיכום

מסך ההוצאות הקבועות הופך מעקב שגרתי ומייגע אחר הוצאות חוזרות למבט-על פשוט: הגדירו פעם אחת את הספקים הקבועים, בחרו שנה, וראו בלוח אחד אילו הוצאות נקלטו בכל חודש ואילו חסרות. שילוב ההצגה של הוצאות בטיוטה מאפשר גם לוודא שאף מסמך סרוק שטרם אושר אינו נשכח. כך תשמרו על תיעוד מלא של ההוצאות המוכרות שלכם לאורך כל השנה.

טיפ חשוב: עברו על מסך ההוצאות הקבועות בסוף כל חודש או רבעון. תא ריק בחודש שכבר חלף, אצל ספק שאמור לחייב באותה תדירות, הוא סימן שייתכן שחסרה חשבונית – זו ההזדמנות לאתר אותה ולתעד אותה בזמן.

---