ניהול CRM — משימות מעקב ואנשי קשר Invoice Maven

ניהול קשרי לקוחות (CRM) — משימות מעקב ואנשי קשר במערכת Invoice Maven

מסך ה-CRM מאפשר לכם לנהל משימות מעקב מול לקוחות ועסקים, לשייך לכל משימה את אנשי הצוות הרלוונטיים, לנהל שרשור תגובות פנימי, לצרף קבצים ולעקוב אחרי מה שעוד פתוח ומה כבר הסתיים. כל משימה מקושרת לעסק/ללקוח שלגביו היא נפתחה, כך שהמעקב מרוכז במקום אחד. במדריך זה נעבור שלב אחר שלב על כל הפעולות במסך.

טיפ חשוב: משימה יכולה לכלול מספר אנשי צוות במקביל. כל מי ששויך למשימה רואה אותה ברשימה שלו ומקבל התראה על כל תגובה חדשה — כך כל הצוות מסונכרן סביב אותו לקוח.

שלב 1: כניסה למסך המשימות

1. היכנסו למערכת בכתובת app.invoice-maven.co.il/login עם שם המשתמש והסיסמה שלכם.
2. נווטו אל מסך ניהול המשימות (CRM) מתוך התפריט.
3. המסך נטען עם תצוגת ברירת המחדל "המשימות של היום" — כלומר המשימות הפתוחות שתאריך היעד שלהן הוא היום או לפני כן.

שלב 2: הכרת תצוגות המסך

המסך מחולק לשתי רשימות נפרדות, זו מתחת לזו:

• "משימות פתוחות" — כל המשימות שעדיין לא סומנו כהושלמו.
• "משימות סגורות" — משימות שכבר טופלו והסתיימו.

בראש המסך, בסרגל הפעולות, תמצאו את הכלים הבאים:

1. תפריט בחירת תצוגה — בחרו בין "המשימות של היום" (ברירת מחדל) לבין "הכל" כדי להציג את כל המשימות ללא סינון לפי תאריך.
2. תיבת הסימון "הצג משימות של כולם" — כברירת מחדל מוצגות רק המשימות ששויכתם אליהן. סמנו את התיבה כדי לראות את משימות כל המשתמשים בעסק.
3. כפתור "רענן" — לטעינה מחדש של הרשימות אחרי שינויים.
4. כפתור הייצוא לאקסל — להורדת רשימת המשימות לקובץ.

טיפ חשוב: אם משימה לא מופיעה לכם ברשימה, בדקו תחילה שאתם בתצוגת "הכל" (ולא רק "המשימות של היום"), ושסימנתם את "הצג משימות של כולם" במקרה שהמשימה שויכה לעובד אחר.

שלב 3: פתיחה ועריכה של משימה

כל שורה ברשימה מציגה את כותרת המשימה, התיאור, שם איש הקשר/העסק, ואת אנשי הצוות המשויכים. כדי לפתוח משימה:

1. לחצו על כותרת המשימה בשורה (או על כפתור העריכה בשורה במובייל).
2. ייפתח חלון המשימה עם כל הפרטים.
3. אם קיימות תגובות חדשות שטרם נקראו, יופיע מספר בתג צהוב לצד הכותרת.

שלב 4: יצירת משימה והגדרת פרטיה

בתוך חלון המשימה תוכלו למלא את הפרטים הבאים:

1. כותרת המשימה — הקלידו כותרת קצרה בשדה שבראש החלון (לדוגמה: "מעקב הצעת מחיר").
2. שיוך אנשי צוות — באזור העיגולים עם ראשי התיבות של המשתמשים, לחצו על כפתור הפלוס "צרף משתמש" ובחרו מהרשימה את העובדים שישויכו למשימה. להסרת משתמש לחצו על ה-x שמופיע על העיגול שלו.
3. תיאור — כתבו את פרטי המשימה בשדה התיאור. ניתן לצרף קובץ (עד 10MB) בלחיצה על "צרף קובץ", או פשוט לגרור קובץ אל תוך השדה / להדביק תמונה ישירות.
4. תאריך יעד — קבעו את מועד הטיפול במשימה (זמין בעריכת משימה קיימת).
5. עדיפות — לחצו על תווית העדיפות ובחרו רמה מתוך הרשימה (אם הוגדרו רמות עדיפות לעסק).
6. לחצו על "שמור" כדי לשמור את המשימה.

אנשי הצוות ששויכו למשימה יקבלו התראה על המשימה החדשה, וכל שינוי בשיוך (הוספה או הסרה של משתמש) ייצור גם הוא התראה מתאימה.

שלב 5: ניהול שרשור התגובות

לכל משימה קיימת אזור "תגובות" פנימי לתקשורת בין חברי הצוות סביב אותו לקוח:

1. בתחתית חלון המשימה הקלידו את התגובה בשדה התגובה.
2. בדומה לתיאור, אפשר לצרף לתגובה קובץ או להדביק תמונה.
3. לחצו על "הוספת תגובה".
4. התגובה תופיע בשרשור, וכל אנשי הצוות המשויכים יקבלו התראה. כשמשתמש פותח את המשימה, התגובות מסומנות עבורו כנקראו.

שלב 6: סגירת משימה ופתיחה מחדש

1. כדי לסמן משימה כטופלה, לחצו על כפתור "הסתיים" — בשורת המשימה ברשימה או בתוך חלון המשימה. המשימה תעבור לרשימת "משימות סגורות".
2. אם צריך להחזיר משימה סגורה לטיפול, פתחו אותה (או אתרו אותה ברשימת המשימות הסגורות) ולחצו על "פתח שוב". המשימה תחזור לרשימת המשימות הפתוחות.

שלב 7: יצירת משימה בעזרת AI

אם תכונת ה-AI פעילה בחשבונכם, ניתן ליצור משימה מתוך תיאור חופשי:

1. לחצו על כפתור "יצירת משימה עם AI".
2. תארו את המשימה במילים חופשיות (למשל "מעקב מול הלקוח אבי לוי לגבי החשבונית עד יום חמישי").
3. המערכת תפתח את חלון המשימה כשהוא ממולא מראש — כותרת, תיאור ותאריך יעד.
4. בדקו את הפרטים, השלימו את שיוך אנשי הצוות במידת הצורך, ולחצו "שמור".

טיפ חשוב: ה-AI אף פעם לא שומר משימה באופן אוטומטי — הוא רק ממלא עבורכם את החלון. שום דבר לא נשמר עד שאתם בודקים ולוחצים על "שמור". כך נשמרת לכם שליטה מלאה על כל משימה שנכנסת למערכת.

סיכום

מסך ה-CRM מרכז עבורכם את כל המעקב מול לקוחות ועסקים: משימות פתוחות וסגורות, שיוך אנשי צוות, שרשור תגובות עם צירוף קבצים, תאריכי יעד ועדיפויות. שילוב התצוגות (היום / הכל, המשימות שלי / של כולם) וההתראות האוטומטיות מבטיח ששום מעקב מול לקוח לא ייפול בין הכיסאות, ושכל הצוות עובד מסונכרן.

---