זימון פגישות אונליין — לקוחות קובעים פגישה ישירות מהיומן שלכם

זימון פגישות אונליין — הלקוחות קובעים פגישה ישירות מהיומן שלכם

במקום להתכתב הלוך ושוב על מועדים — שלחו ללקוח קישור, והוא בוחר בעצמו סוג פגישה, עונה על כמה שאלות התאמה, ובוחר חלון פנוי מתוך היומן שלכם. הפגישה נכנסת אוטומטית ליומן, נשלחת הזמנה במייל לכל המשתתפים, ואם זה לקוח חדש — נפתחת לכם משימה למעקב. בדומה ל-Calendly, אבל מובנה בתוך המערכת ומקושר ללקוחות שלכם.

למי זה מתאים: כל עסק שמנהל פגישות דרך המערכת — רואי חשבון ומנהלי חשבונות, יועצים, נותני שירותים ועוד. הפיצ'ר זמין לכל עסק שיש לו יומן במערכת.

מה הפיצ'ר עושה?

• קישור הזמנה — כללי לכל אחד, או אישי לכל לקוח (עם פרטים ממולאים ונעולים מראש).
• סוגי פגישות — הגדירו כמה סוגי פגישות, לכל אחד שם, משך וקישור ישיר משלו.
• קישור נפרד לכל סוג פגישה — לכל לקוח אפשר לשלוח קישור שנפתח ישר על סוג פגישה אחד, בלי מסך בחירה.
• שאלות מותאמות — עד 10 שאלות לכל סוג פגישה, שהלקוח ממלא בעת הקביעה — כך תגיעו מוכנים.
• ריבוי מנהלי חשבונות — שייכו כמה אנשי צוות לפגישה; יוצעו רק מועדים שבהם כולם פנויים.
• זמינות גמישה — קבעו משך, ימים ושעות פנויים, וכמה זמן קדימה אפשר לקבוע.
• חלונות זמינות ביומן — כל איש צוות מסמן ביומן שלו חלון "פנוי לפגישות", ובאותו יום יוצעו רק השעות שסומנו.
• הזמנה אוטומטית — נוצר אירוע אמיתי ביומן, ונשלחת הזמנת יומן (ICS) במייל ללקוח ולכל המארחים.
• ללא כפל-הזמנות — מועד שנתפס מפסיק להיות מוצע, גם אם שני לקוחות מנסים במקביל.
• תזמון מחדש — הלקוח יכול להזיז את הפגישה דרך אותו קישור, בלי לפנות אליכם.
• לידים חדשים — מי שאינו לקוח קיים נפתח אוטומטית ככרטיס לקוח + משימת מעקב עם תשובותיו.

שלב 1: פתיחת זימון הפגישות

1. בתפריט הצד לחצו על "לוח שנה".
2. בראש המסך לחצו על כפתור "זימון פגישות" (אייקון יומן עם וי).
3. ייפתח חלון ההגדרות והשיתוף של זימון הפגישות.

שלב 2: הגדרת הזמינות והמארחים

בחלון הזימון מגדירים את כללי הזמינות שלפיהם יוצעו ללקוח מועדים פנויים:

• הפגישה עם — סמנו את איש/אנשי הצוות שמקיימים את הפגישה. אם סימנתם כמה — יוצעו ללקוח רק מועדים שבהם כולם פנויים, וההזמנה תישלח לכולם.
• נושא הפגישה — הכותרת שתופיע ללקוח ובאירוע ביומן. זהו הנושא הכללי; כשמגדירים סוגי פגישות, שם סוג הפגישה הוא הנושא — ובקישור האישי ללקוח בוחרים את הנושא מתוך סוגי הפגישות (ראו בהמשך).
• משך הפגישה — אורך ברירת המחדל (לכל סוג פגישה אפשר לקבוע משך משלו).
• ניתן לקבוע עד — כמה ימים קדימה הלקוח יכול לבחור מועד.
• משעה / עד שעה — טווח השעות שבו יוצעו מועדים.
• ימי השבוע — סמנו את הימים שבהם אתם פנויים לפגישות.

לחצו "שמור" כדי לעדכן את ההגדרות.

חלונות זמינות: מסמנים ביומן מתי פנויים לפגישות

מעבר לימים ולשעות הקבועים בהגדרות, כל איש צוות יכול לסמן חלון פנוי לפגישות ישירות ביומן שלו — ובאותו יום יוצעו ללקוח רק השעות שסומנו. כך אפשר לרכז את הפגישות בשעות מסוימות, לפתוח שעות חריגות ליום אחד, או להיות זמינים ביום שבדרך כלל סגור.

1. בתפריט הצד לחצו על "לוח שנה", ואחר כך על "פגישה חדשה".
2. סמנו "חלון פנוי לפגישות" — התיאור יתמלא אוטומטית, ושדה הלקוח כבר אינו נדרש.
3. קבעו את התאריך והשעות של החלון ולחצו "שמור".

החלון מופיע ביומן בסגול עם מסגרת מקווקוות, כדי שיהיה ברור שזו זמינות ולא פגישה:

חשוב לדעת: החלון שייך לאיש הצוות שסימן אותו, ולכן הוא פותח שעות רק לפגישות שהוא משתתף בהן. בימים שלא סומן בהם חלון ממשיכות לחול השעות הקבועות מההגדרות. חלון זמינות אינו תופס מקום ביומן, ולא נשלחת בגינו הזמנה לאף אחד.

שלב 3: סוגי פגישות ושאלות מותאמות

בדיוק כמו ב-Calendly, אפשר להגדיר כמה סוגי פגישות — למשל "שיחת התאמה", "פגישת ייעוץ שנתית" או "פתיחת עסק" — ולכל סוג פגישה שאלות משלו שהלקוח ממלא בזמן הקביעה.

1. בחלון זימון הפגישות לחצו על "ניהול סוגי פגישות".
2. לחצו "הוספת סוג פגישה", הזינו שם, נושא/תיאור קצר ומשך, ושמרו.
3. ליד כל סוג פגישה לחצו על "שאלות" כדי להוסיף לו עד 10 שאלות.
4. לכל שאלה בחרו את סוג התשובה:
   • טקסט קצר — תשובה קצרה בשורה אחת.
   • פסקה — תשובה ארוכה (מספר שורות).
   • מספר — תשובה מספרית (למשל מחזור, מספר עובדים).
   • בחירה יחידה — הלקוח בוחר אפשרות אחת מרשימה.
   • בחירה מרובה — הלקוח יכול לסמן כמה אפשרויות.
5. סמנו אם השאלה היא חובה. בשאלות בחירה — הזינו את האפשרויות, אפשרות אחת בכל שורה.

שלב 4: שיתוף הקישור עם הלקוח

• קישור כללי — לחצו "העתק לינק" ושתפו עם כל לקוח, או "שליחה בוואטסאפ".
• קישור אישי ללקוח — חפשו לקוח קיים ובחרו אותו; נוצר קישור שבו פרטי הלקוח כבר מולאו ונעולים, כך שהוא רק בוחר סוג פגישה ומועד.
• קישור ישיר לסוג פגישה — לכל סוג פגישה יש קישור משלו, שמדלג ישר לאותו סוג בלי מסך בחירה.
• קישור אישי לסוג פגישה מסוים — בקישור האישי של הלקוח בוחרים גם את סוג הפגישה, כך שלכל לקוח יש קישור נפרד לכל סוג (ראו בסעיף הבא).

טיפ: רואי חשבון יכולים לפתוח זימון גם ממסך "הלקוחות שלי" — בכפתור "הזמן לפגישה" שליד כל לקוח, שמייצר עבורו ישירות קישור אישי.

קישור נפרד לכל סוג פגישה עבור לקוח מסוים

כשיש לכם כמה סוגי פגישות, אפשר לשלוח לכל לקוח קישור שמוביל ישר לסוג פגישה אחד — בלי שהלקוח יבחר. כך לכל צירוף של לקוח וסוג פגישה יש קישור ייחודי משלו, ואפשר לשלוח לאותו לקוח קישור אחד ל"שיחת התאמה" ואחר ל"פגישת ייעוץ".

1. במסך "הלקוחות שלי" לחצו ליד הלקוח על "הזמן לפגישה".
2. בשדה "נושא הפגישה" בחרו את סוג הפגישה — הקישור שלמעלה מתעדכן מיד, ושם הסוג מופיע ליד שם הלקוח.
3. העתיקו את הקישור או שלחו אותו בוואטסאפ. הלקוח ייפתח ישר על אותו סוג פגישה, עם המשך והשאלות שהגדרתם לו.

• "כל סוגי הפגישות (הלקוח בוחר)" — האפשרות הראשונה בשדה, ומחזירה את הקישור הרגיל שבו הלקוח בוחר את הסוג בעצמו.
• אין עדיין סוגי פגישות? השדה יציע כפתור "ניהול סוגי פגישות", שפותח את מסך ההגדרה בלי לצאת מהחלון — ומיד אחרי השמירה הסוגים החדשים מופיעים בבחירה.

שלב 5: מה הלקוח רואה

כשהלקוח פותח את הקישור הוא רואה דף נקי: אם הגדרתם כמה סוגי פגישות — הוא בוחר קודם את סוג הפגישה, אחר כך בוחר יום ושעה פנויים, עונה על השאלות שהגדרתם, ומאשר. מיד נוצרת הפגישה ביומן שלכם, ותשובות הלקוח נשמרות ומגיעות אליכם.

מה קורה אחרי שהלקוח קובע פגישה

• אירוע ביומן — נוצרת פגישה אמיתית ביומן שלכם, מקושרת ללקוח, עם הנושא שהגדרתם.
• הזמנת יומן (ICS) — נשלחת במייל ללקוח ולכל המארחים, כך שהפגישה נכנסת גם ליומן שלהם.
• תשובות הלקוח — נשמרות ומופיעות לכם יחד עם הפגישה.
• אישור ב-SMS — אם שירות ה-SMS מופעל בחשבונכם, נשלחת ללקוח הודעת אישור.

לקוח חדש שקבע פגישה

אם מי שקבע פגישה עדיין לא קיים אצלכם כלקוח, המערכת תיצור עבורו כרטיס לקוח (ליד) ותפתח לכם משימה למעקב — כולל תשובות הלקוח לשאלות ההתאמה. בנוסף, במסך "הלקוחות שלי" יופיע באנר "לקוחות חדשים שקבעו פגישה", ומשם תוכלו להשלים את הקמת הלקוח בלחיצה.

תזמון מחדש וללא כפל-הזמנות

• תזמון מחדש — לקוח שכבר קבע פגישה יכול לפתוח שוב את הקישור האישי שלו, לבחור מועד חדש, והפגישה הקיימת תוזז אליו — בלי ליצור פגישה כפולה ובלי לפנות אליכם.
• ללא כפל-הזמנות — מועד שכבר נתפס מפסיק להיות מוצע. גם אם שני לקוחות מנסים לתפוס את אותו מועד באותו רגע — רק אחד יצליח, והשני יתבקש לבחור מועד אחר.

סיום בהצלחה

זהו! מעכשיו הלקוחות בוחרים סוג פגישה, ממלאים את השאלות שחשובות לכם, וקובעים מועד בעצמם — היומן מתעדכן אוטומטית ואתם מגיעים לפגישה מוכנים.

טיפים נוספים לייעול העבודה:
• הגדירו סוג פגישה נפרד לכל תרחיש (התאמה / ייעוץ / פתיחת עסק) עם השאלות המתאימות לו.
• סמנו כשאלת חובה רק את מה שקריטי לכם — טופס קצר מגדיל את אחוז הקביעות.
• שלחו לכל לקוח קישור אישי — כך הפרטים מולאו מראש והפגישה משויכת אליו אוטומטית.
• שייכו כמה מנהלי חשבונות לפגישה כשצריך — יוצעו רק מועדים שבהם כולם פנויים.
• עקבו אחרי הבאנר "לקוחות חדשים שקבעו פגישה" כדי לא לפספס לידים.
• סמנו ביומן חלון "פנוי לפגישות" בימים שבהם אתם רוצים לרכז את הפגישות — באותו יום יוצעו רק השעות שסומנו.

---