דרכים לבעלי עסקים לחסוך בנייר

עסק שמצליח למצוא דרכים לחיסכון יהפוך למעשה ליעיל ואיכותי יותר. נייר זה אחד המשאבים שנמצאים בשימוש רב כמעט בכל עסק, אך בעזרת שימוש בדרכים מתאימות ניתן להפיק חיסכון עצום בנייר. יש לכך השלכות כלכליות בלתי מבוטלות אך גם עוד תועלות נוספות, לא פחות חשובות.

למה כל כך כדאי לחסוך בנייר?

לפני שנציג את הדרכים לחיסכון, ראוי לפרט בקצרה למה בעצם כל כך כדאי לחסוך בנייר. מעבר לכך שפשוט צריכים לשלם פחות על נייר למדפסות או על גיליונות נייר למטרות אחרות כגון הכנת שרטוטים, מצטברת הרבה פחות פסולת. עם פחות נייר, לא צריכים לבזבז זמן על גריסת נייר. חוץ מזה, צריכים פחות דיו, טונר וציוד משרדי נלווה. מתקבלת תוצאה ברורה: הפחתת הוצאת, חיסכון בזמן, עבודה יעילה במשימות משרדיות.

חשבונית ללא ניירת

כל עסק חייב להוציא ללקוחותיו קבלות או חשבוניות. אבל אף אחד לא אמר שהמסמכים הללו חייבים להיות דווקא מנייר. שימו לב, מס הכנסה ומע"מ אישרו להשתמש בתוכנות להפקת חשבוניות ממוחשבות. זאת אומרת שאת כל המסמכים הללו מותר לשלוח ללקוחות באי מייל או בהודעה שמועברת לנייד.

הצעות מחיר ללא ניירת

מלבד חשבוניות, גם הצעות מחיר אין שום סיבה כיום להעביר על גבי ניירות ודפים. בעזרת תוכנות או אפליקציות ניתן לבנות הצעת מחיר אישית, לכל אחד, בכל כמות, ועל פי כל מפרט. את הצעות המחיר הללו אפשר להעביר ישירות ללקוח, לקניינים או לכל רשימת תפוצה אחרת.

העברת מסרים באמצעות צ'ט ארגוני 

העברת מסרים באמצעות לוחות מודעות בעסקים גדולים איננה עומדת להיעלם מהעולם בין לילה. יחד עם זאת, לפחות חלק מההודעות או המסרים כדאי להעביר מעתה והלאה באמצעות צ'ט ארגוני. כל הודעה או מסר שהם בעלי אורך חיים קצר, עדיף להעביר בדרך הזאת. ניתן אף להגדיר במערכת הודעות מסוג זה הפקת דוחות מובנים (ללא הדפסה) שיפרטו למנהלים מי פתח את ההודעה ומתי.

אם כבר מדפיסים, אז על שני הצדדים

חלק עצום מתוך הניירת במקומות העבודה משמשת לצרכים פנימיים, תיוק נהלים, חוזים, מזכרים. כאשר עולה הצורך להדפיס דבר מה במדפסת, תוכלו להפחית בחצי את כמות הדפים. במדפסות החדישות ניתן לבצע הגדרה של הדפסה כפולה, כלומר הדפסה דו צדדית. בצורה כזאת, על כל 100 דפים שהפקתם עד היום, תוכלו להפיק מעתה והלאה רק 50.

אמצעי תשלום ללא נייר

אם בעסק משתמשים בצ'קים, אפשר להיגמל מההרגל הזה. ניתן כיום להשתמש באין ספור אמצעי תשלום אחרים, ללא צורך בנייר. ונסיים עם הערה חשובה, בנוגע למחזור. גם אם השתמשתם בנייר למטרות כאלה או אחרות, אל תשליכו את הניירות הישנים לפח רגיל. העבירו את המסמכים הישנים למחזור. במידת הצורך, הקפידו לגרוס את הכל לפני כן, על מנת שלא לאבד סודות עסקיים או מידע אחר הקשור לעסק או ללקוחותיו.