חשבונית דיגיטלית - העתיד כבר כאן

יש שינויים שמתרחשים באופן הדרגתי ואיטי, ולא תמיד אנחנו מזהים אותם בזמן אמת – אבל כשחולף מספיק זמן וכבר יש פרספקטיבה ברורה אפשר להבין עד כמה הם משמעותיים. החשבונית הדיגיטלית היא אחד מאותם שינויים, וכפי שהאסימון והטלכרט, למשל, הם כבר מוצגים מוזיאונים (ואפילו כאלה שנראים מוזרים לדור הצעיר), כך בעוד כמה שנים גם חשבוניות הנייר יהיו חלק מההיסטוריה.

חקיקה מתקדמת

האפשרות להפיק חשבוניות אלקטרוניות, ובלא מעט מקומות גם החובה לספק חשבונית דיגיטלית, מעוגנת בחוקים רלוונטיים. בישראל נפתחה בפני עסקים מכל הסוגים האפשרות להפיק חשבוניות שאינן מודפסות על נייר בתחילה המאה הנוכחית, כשחוק החתימה האלקטרונית נכנס לתוקף.

חוק זה, שנכנס לתוקף ב-4.10.2001, מפרט את התנאים שהופכים מסמך שנחתם באופן דיגיטלי לתקף: ראשית, החתימה חייבת להיות ייחודית. שנית, על החתימה להוות אמצעי זיהוי של בעל החותמת האלקטרונית. תנאי שלישי הוא שהתוכנה שבאמצעותה מופקת החתימה נמצאת בשליטה בלעדית של החותם, ובנוסף ניתן לזהות כל שינוי שבוצע במסמך לאחר שהוא נחתם. כמו כן מבהיר החוק מעל לכל צל של ספק שהחתימה קבילה גם בהליכים משפטיים מכל הסוגים.

בשנת 2018 הוסיפה הכנסת תיקון חשוב לחוק החתימה האלקטרונית, שהרחיב מאוד את אפשרויות השימוש בחשבוניות הדיגיטליות. אגב, במכסיקו קיים חוק שמחייב בתי עסק להנפיק חשבוניות דיגיטליות ולאשרן מול השלטונות באופן אלקטרוני.

חנויות בגדים וגם סופרמרקטים

חשוב להדגיש כי חשבוניות אונליין מוצעות לא "רק" על-ידי עסקים אינטרנטיים – שבהם זוהי כמובן האופציה המתבקשת – אלא גם על-ידי עסקים שנמצאים במרחב הפיזי. כך למשל בעוד ועוד חנויות בתחום האופנה תקבלו מיד לאחר הקנייה את החשבונית לא מודפסת על נייר אלא הישר לסלולרי.

תחום נוסף שאליו חודרות החשבוניות הדיגיטליות הוא סופרמרקטים. כבר ב-2018 הודיעה רשת מגה שתאפשר ללקוחותיה לבחור בין חשבוניות הנייר לבין חשבונית שתישלח אל הסמארטפון שלהם. כדאי לזכור שכל חשבונית דיגיטלית מפחיתה את השימוש בנייר, וזהו כמובן יתרון חשוב בהיבט האקולוגי, אבל גם הלקוח וגם בעל העסק מרוויחים מהשינוי.

מבחינת הלקוח מדובר כמובן בסידור נוח מאוד. למי שרוצה לעקוב אחרי ההוצאות שלו – בין אם מדובר בקניית בגדים ובין אם מדובר בקניית אוכל – יהיה הרבה יותר קל לעשות זאת כשהחשבוניות אצלו בסלולר, ולא כשמדובר על אוסף פתקים שחלק מהם הלך לאיבוד. מבחינת העסק זהו חיסכון כספי בלתי מבוטל, בזכות האפשרות לחסוך בהוצאות על רכישת ניירות.

חשיבות הידידותיות לסביבה

היבט משמעותי נוסף בעבודה שלמעשה חשבונית דיגיטלית היא גם העתיד אבל גם ההווה הוא ההיבט האקולוגי. כולנו כבר מבינים שאי אפשר להתייחס לכדור הארץ כאל מובן מאליו. מחקרים רבים מוכיחים שהנזק המצטבר לסביבה מתחיל לגבות מאיתנו מחיר יקר, מחיר שעלול לעלות עוד ועוד אם לא נשנה את דרכי ההתנהגות שלנו. בנוסף כבר אפשר להבחין בתופעות חריגות שהאחראי להן הוא משבר האקלים, וליתר דיוק ההתנהלות שלנו.

בהתאם השיקול האקולוגי כבר מהווה מרכיב בכמעט כל החלטה, וכל המומחים מסכימים שהוא יהפוך ליותר ויותר משמעותי. קבלה דיגיטלית היא גם קבלה ירוקה, כזו שלצורך הייצור שלה משתמשים במינימום משאבים, ועל כן כל עסק שעובר להשתמש בחשבוניות אלה תורם במשהו לצמצום הפגיעה בסביבה, וכרווח נוסף זוכה לתדמית ירוקה וחיובית יותר.

התנהלות יעילה במיוחד

זמן הוא משאב קריטי בכל עסק. במיוחד הוא יקר ערך בעסקים קטנים, שבהם יש מעט מאוד עובדים ולפעמים אפילו רק בעל העסק – שנדרש בנוסף לשירות שהוא מספק למלא גם את תפקיד איש השיווק, להיות בפועל גם מחלקת הנהלת חשבונות ומחלקת גבייה, ועוד.

חשבונית דיגיטלית מסייעת לבעלי העסקים הקטנים לחסוך זמן ולא פחות חשוב, למנוע בלגן. בניגוד לפנקסי החשבוניות של פעם, שעלולים ללכת לאיבוד ובעצם אין להם שום גיבוי, כשעובדים עם חשבוניות אונליין תמיד יש גישה אל כל מסמך שהוצא על-ידי העסק: חשבונית מס קבלה, חשבונית עסקה, הצעת מחיר, קבלה בלבד וכו'. בנוסף חשבוניות הנייר עלולות למשל להיהרס עקב רטיבות, ויש עוד מקרים שבהם אין דרך לשחזר חשבוניות שכבר הוצאו ועל כן קשה מאוד, ובעצם בלתי אפשרי, להתנהל בצורה נכונה מול רשויות המס וגם מול גורמים אחרים.

חשבוניות דיגיטליות, לעומת זאת, הופכות פעולות רבות לקלות ופשוטות: כך למשל ניתן בלחיצת כפתור לקבל רשימה של כל הלקוחות שקיבלו שירות או מוצר ועדיין לא שילמו – מצב שמייעל מאוד את הגבייה, שכאמור עשויה גם היא להיות באחריות בעל העסק הקטן (וגם אם יש עוד עובדים בעסק, סביר להניח שכולם עמוסים מאוד בעבודה).

להיות בעל עסק בקלות ובפשטות

בעתיד, חוזים מומחים רבים, יהיו הרבה יותר בעלי עסקים קטנים שיעבדו מהבית ויתנהלו בקלות מול לקוחות מכל העולם. את הניצנים הראשונים של המגמה הזו ניתן כבר לראות בפלטפורמות כמו Fiverr, וכאמור קרוב לוודאי שהמגמה תתעצם ככל שהעולם יהפוך ליותר ויותר דיגיטלי.

בהתאם גם מהבחינה הזו חשבוניות אונליין הן אופציה שתהיה נפוצה מאוד בעתיד, ובעצם קיימת כבר כיום. לכל בעל עסק שכזה מן הסתם אין צורך בפנקסי חשבוניות, שהרי אין סיבה לשלוח בדואר חשבונית ללקוח מעבר לים (ובעצם גם לא בישראל). האפשרות לשלוח חשבונית בלחיצת כפתור פשוטה, ולדעת בוודאות שהלקוח קיבל אותה בן רגע, מסירה את אחד החסמים העיקריים בפני בעלי עסקים קטנים – ומשפרת את החיים של כולנו.