חשבונית מס, חשבונית עסקה או קבלה – מהו הדומה ומה השונה?

לרשות הציבור הרחב, אלה היוצאים לשופינג בחנות או בקניון, אלה שיוצאים למסעדה או לבית קפה, עומד מגוון רחב של אמצעי תשלום. מזומן, כרטיס אשראי צ'קים, העברה בנקאית. למרבית האנשים, במעמד התשלום לא משנה כל כך ההבדל בין חשבונית מס, חשבונית עסקה או קבלה. עבור בעלי עסקים – המצב שונה. יש הבדל מאוד גדול בין חשבוניות מס, קבלות, מסמכי עסקה. אך מהו באמת ההבדל בין כל אותם מסמכים? מהו הדומה, מהו השונה ומהי המשמעות של הדברים?

חשבונית מס – רק לעוסקים מורשים

את ההסבר לגבי חשבוניות מס, קבלות וחשבוניות עסקה נתחיל בהסבר קצר על סוגי עוסקים ועסקים. העסקים הקטנים ביותר, כאלה שבדרך כלל מנוהלים על ידי עצמאים או פרילנסרים נקראים עוסקים פטורים. המאפיין המרכזי שלהם הינו רמה נתונה של הכנסות (עד כ-100 אלף ₪ לערך). מעל לאותה תקרה, העסק חייב לשנות את הגדרתו ולהפוך מפטור למורשה. אגב, ישנם אנשי מקצוע שחייבים להיחשב לעוסקים מורשים גם אם מחזור המכירות או העסקים שלהם נמוך מאוד. כאלה יהיו למשל רופאים או אדריכלים.

עוסקים פטורים, ואין זה משנה איזה עסק הם מנהלים, אינם יכולים להנפיק חשבונית מס. הם בהחלט רשאים לנהל הנהלת חשבונות באינטרנט וכן להנפיק מסמכים באופן מקוון, אך רק בתנאי שהללו יתאימו להגדרה שלהם כעוסקים פטורים. עוסקים אלה רשאים להנפיק חשבונית עסקה וכן גם קבלות. למעשה, במצבים נתונים, הם לא רק מורשים לעשות כן אלא חייבים לעשות זאת כחלק מחובת רישום העסקאות והדיווח לרשויות המס.

בשולי הדברים נציין כי עוסק פטור איננו חייב להעביר דיווח שוטף למע"מ והוא פטור מגביית מס זה מלקוחותיו. בניגוד לכך, עוסק מורשה (ובאופן דומה גם חברה בע"מ) מחויבים לגבות מע"מ, מס עסקאות, בכל פעם שהם מוכרים מוצר או מספקים שירות וגובים כסף בעבורו.

חשבונית עסקה לציון דרישת תשלום

כעת נחדד בדיוק את ההבדל שבין חשבונית מס לבין חשבונית עסקה וקבלה. חשבונית מס הינה מסמך שבו מציינים את מועד היווצרותה של עילה להכנסה. במועד הפקת החשבונית אין חובה כי יתקיים גם תשלום. למשל, כך נהוג בעסקה עם תשלום עתידי, באשראי או בצ'קים. כאשר לקוח מקבל מוצר, מחויב בית העסק לנפק לו חשבונית ובה יפורט סוג המוצר, המחיר לצרכן וכן תוספת המע"מ, באחוזים ובשקלים. כאשר מדובר בעוסק פטור, במעמד מתן השירות או מכירת המוצר, נהוג להפיק חשבונית עסקה. זהו מסמך המציין דרישה לתשלום. יש לציין כי חשבונית עסקה ניתן להנפיק גם כאשר מדובר בעוסק מורשה, אולם צעד כזה לא הכרחי במידה ומנפיקים את חשבונית המס כחוק.

ומה לגבי קבלה? זהו המסמך שאותו מנפיקים כאשר מוסדר התשלום. כלומר, העברת אמצעי התשלום ממקבל השירות או רוכש המוצר אל המוכר או הספק. ראוי להדגיש כי ניתן להנפיק מסמך משולב, המכונה חשבונית מס – קבלה. כמו כן, כיום מאוד מקובל לבצע הפקת חשבוניות ממוחשבות, ללא צורך בחתימה ידנית ועם אפשרות לשליחה המסמך במייל.

כל המסמכים באופן ממוחשב

לא נסיים לפני שנעיר כי את כלל המסמכים ניתן להנפיק כיום בצורה ממוחשבת, קלה ופשוטה. ההרשמה לשירות נעשית באינטרנט. עוסקים מורשים, עוסקים פטורים וגם חברות כבר הפנימו שאין צורך להזמין פנקסים של קבלות, חשבוניות מס, חשבוניות עסקה. כמו כן, ניתן להפיק באופן מקוון (עם חתימה אלקטרונית) גם מגוון נוסף של מסמכים למשל תעודת משלוח, הצעות מחיר ויוצא באלה. ויתרון נוסף – באותה מערכת להפקת מסמכים ניתן לקבל נתונים אודות חובות פתוחים, הכנסות תקופתיות ואף לבצע העברת קבצים לרואה החשבון.