כל מה שחשוב לדעת על חשבוניות מס ממוחשבות באינטרנט

כל מה שחשוב לדעת על חשבוניות מס ממוחשבות באינטרנט

אנחנו מתעדכנים בחדשות דרך האינטרנט, מבצעים קניות אונליין של כמעט כל סוגי המוצרים, נהנים ממשחקים ברשת, צורכים תכנים מגוונים (מוזיקה, סרטונים וכו') באינטרנט וגם לא מעט אינטראקציות חברתיות בימינו מתקיימות במרחב הדיגיטלי – אין שום סיבה שפעולה פשוטה כמו הוצאת חשבונית מס לא תתבצע דרך האינטרנט. זה הרבה יותר פשוט מכפי שאפשר לחשוב ויש לזה המון יתרונות. ואכן ביותר ויותר עסקים בארץ כבר זיהו את המגמה והחליטו להצטרף. עסקים מכל הענפים כבר עברו לחשבוניות הדיגיטליות במקום חשבוניות חשבוניות מס מנייר, המיושנות והלא יעילות.

מה זה בעצם חשבוניות מס באינטרנט?

אי אפשר סתם כך להכין חשבוניות מס ממוחשבות במעבד תמלילים ואז לשלוח זאת במייל. זה לא רק לא יעיל אלא אפילו אסור מבחינת רשויות המס. אז מה זה כן: כשמדברים על הוצאת חשבוניות מס באינטרנט הכוונה היא למעשה לשימוש בתוכנה שמאפשרת הנפקת חשבוניות דיגיטליות, שלעתים נקראות גם חשבוניות ממוחשבות. חשוב להדגיש במפורש שעל-פי הוראות מס הכנסה אי אפשר סתם להדפיס חשבוניות במחשב ולשלוח אותן ללקוחות דרך המייל משום שזה פתח לאי סדר, לבלגן ולאי עמידה בתקנות של ניהול ספרים נכון. המסמך הזה, חשבוניות דיגיטלית, חייב להיות תואם לתקנות. אותן תקנות המאושרת ע"י רשויות המס. רק אם היא גם חתומה דיגיטלית, כלומר הופקה באמצעות תוכנה ייעודית שעומדת בכל הנהלים של מס הכנסה, זה תקין, מתקבל וגם נוח ויעיל.

מהי חתימה דיגיטלית?

חשבונית מס אי אפשר להנפיק סתם כך, ממש כפי שאי אפשר להדפיס שיקים לבד, בכל מדפסת רגילה. זה לא רק עניין של איכות הנייר כמובן אלא עניין חוקי, יש היבט של רגולציה. היה צורך בהיבטים של חקיקה ותקנות של רשויות המס על מנת לאפשר את הפיכת ההנפקה של חשבונית אלקטרונית לדבר מה נכון מבחינה לא רק מעשית אלא גם חוקית. לכל התהליך הזה אפשר להתייחס תחת הכותרת חתימה דיגיטלית ויש לנו מעט רקע כדי להסביר לכם במה הדברים אמורים. אחרי הכל, חשוב לדעת זאת משום שבניגוד לחשבונית רגילה, שנושאת את חתימתו של בעל העסק או של מורשה חתימה, בחשבונית האלקטרונית אין צורך לחתום, שהרי אפשר לשלוח את הכל במייל, ללא צורך בהדפסה מוקדמת (זה החידוש של כל העניין). בשנת 2001 – על-מנת לאפשר הוצאת חשבוניות מס ממוחשבות באינטרנט, מהלך מתבקש בעידן הדיגיטלי וגם כדי לצמצם את צריכת הנייר הבעייתית – חוקק "חוק החתימה האלקטרונית". החוק מגדיר מהי חתימה אלקטרונית מאובטחת, כלומר קוד ייחודי שמצורף למסמך כלשהו (במקרה זה חשבוניות מס) ובזכות היותו ייחודי מבטיח שכל התוכן במסמך אכן נכתב או מולא ע"י החתום עליו.

הפקת חשבוניות אונליין זה פשוט וזה כדאי

נסו חודש ראשון בחינם

או התקשרו לקבלת פרטים 03-9497979

לפי חוק חתימה אלקטרונית, חתימה שכזו נחשבת למאובטחת אם מתקיימים התנאים הבאים: ראשית, היא חייבת להיות ייחודית לבעל אמצעי החתימה. שנית, היא מופקת באמצעי שנתון לשליטה בלעדית של החותם על המסמך, היא מאפשרת לזהותו ובנוסף היא מאפשרת לזהות אם בוצע שינוי כלשהו במסמך הדיגיטלי לאחר המועד שבו הוא נחתם ע"י אותה חתימה אלקטרונית.

חשבוניות שחתומות בחתימה אלקטרונית שעומדת בכל התנאים הנ"ל מוכרות ע"י רשויות המס ומהוות מסמך חוקי לכל דבר.

מי מורשה להוציא חשבוניות מס דרך האינטרנט?

כעת אתם בוודאי שואלים את עצמכם – האם אתם רשאים ויכולים להוציא את החשבונית הזאת. הרי יש הגדרות שונות של עסקים, עוסקים, חברות, מלכ"רים וכיוצא בזה. הכלל הוא די פשוט ולא נתקשה להסביר אותו: כל בעל עסק שמחויב בהנפקת חשבוניות מס על כל עסקה – כלומר מי שהוא עוסק מורשה (או חברה) ולא עוסק פטור – רשאי להנפיק חשבוניות אלה דרך האינטרנט. כמובן שחובה להצטייד בתוכנה מתאימה שמבטיחה חתימה דיגיטלית בהתאם ללשון החוק, וכן למלא כל חשבונית על-פי הנהלים העדכניים של מס הכנסה ומס ערך מוסף. עבור מי שמורשה להוציא את החשבונית הזאת, מדובר בתהליך חסכוני, יעיל וחדשני. זה חוסך לא מעט עבודה, חוסך כסף וזמן וגם תהליך שהוא מאוד נכון מבחינה סביבתית. לא צריך לבזבז ניירות, לא צריכים לתייק מסמכים. הכל שמור בענן ויש גישה למידע כהרף עין.

היתרונות העיקריים של הוצאת החשבוניות באינטרנט

עסקים לא ממהרים לעשות שינויים, אלא אם כן הם בודקים לפני כן את היעילות של הצעד הזה, את היתרונות ואת ההשלכות. גם מעבר מחשבונית רגילה להפקת מסמכים דיגיטליים, למרות שהוא פשוט לביצוע, תרצו בוודאי לבחון מהזווית העסקית ומבחינת היעילות.

הנפקת חשבוניות המס אונליין, ובאופן כללי הנהלת חשבונות באינטרנט, מציעות מספר יתרונות משמעותיים לכל בעלי העסקים ובפרט לבעלי עסקים קטנים שנאלצים להקדיש זמן רב לפרוצדורות השונות הכרוכות בחשבוניות.

היתרון הראשון הוא החיסכון בזמן – עניין בעל משמעות שכן לעסקים, זמן שווה כסף. ולאף אחד אין עודף זמן. לאחר שתתנסו תראו בעצמכם עד כמה קל יותר ופשוט יותר להנפיק חשבוניות מכל הסוגים דרך האינטרנט, ומאחר שאחד המשאבים היקרים ביותר בניהול עסק הוא זמן, מדובר בשיפור ניכר במצבו של כל בעל עסק. החיסכון בזמן מושג גם בזכות העובדה שקל יותר לאתר חשבוניות מס באינטרנט כשיש צורך בכך, כשלמעשה הסיכון שחשבונית מסוימת או פנקס שלם ילכו לאיבוד פשוט לא קיים. כשעושים שימוש בחשבוניות באינטרנט הכל שמור אצל ספק השירות במעין שירות ענן מקוון.

יתרון שני הוא התדמית הטובה יותר שיש לעסק שעובר להנפקת חשבוניות דיגיטליות – הוא נתפש כמתקדם (גם אם כאמור יותר ויותר עסקים כבר מוציאים את חשבוניות המס שלהם דרך האינטרנט) וכ"ירוק", איכות חשובה מאוד בימינו (אמנם גם לשימוש באינטרנט ישנה טביעת רגל אקולוגית, אבל היא פחותה בהרבה מזו שמייצר השימוש בחשבוניות נייר). עוד כדאי לדעת שלכל חשבונית שמוצאת דרך האינטרנט ישנו גיבוי מידי ואוטומטי, וגם זהו יתרון משמעותי שמונע תסבוכות מיותרות ומקל על המעקב אחרי החשבוניות, לכל הצרכים השונים (מעקב אחרי הגבייה, דוחות שונים לטובת ניהול העסק וכו').

במידה ופתחתם לא מזמן עסק חדש ובדיוק התחלתם למכור או להעניק שירותים מסוג כלשהו ללקוחות הראשונים שלכם, זה בדיוק הזמן המתאים ביותר להתחיל להוציא חשבוניות מס באינטרנט וכדאי לכם להתחיל ברגל ימין, כלומר להתחיל יישר להשתמש בתוכנה שמאפשרת לעשות את זה בצורה קלה, מהירה ובאופן ההכי מסודר שאפשר להעלות על הדעת. אם תעשו את הצעד הזה מהרגע שהעסק שלכם מתחיל לעבוד, תוכלו להמשיך להתרכז בעבודה עצמה ובשיפור והרחבה של הפעילות שלו, מבלי שיהיה לכם צורך להקדיש זמן רב להתעסקות עם הוצאה של חשבוניות ותיעוד שלהן. בנוסף לזמן שתחסכו עכשיו, אתם גם תחסכו זמן שעלול להתבזבז על חיפוש כל החשבוניות הרגילות (המודפסות) בתקופה שלפני הגשת דו"ח שנתי, כי כל המידע יישמר באופן אוטומטי. תקופה של דו"ח שנתי ידועה בתור תקופה עמוסה ולחוצה אצל רואי חשבון ואצל בעלי עסקים שלא מתנהלים בצורה מסודרת באופן מושלם מבחינת כל מה שקשור לפן הפיננסי של העסק שלהם. תוכנה שבעזרתה תוכלו להוציא חשבוניות באינטרנט, לא תוכל להעניק במקומכם את השירות או למכור את המוצרים שהעסק שלכם מציע, אבל באופן עקיף – היא יכולה לתרום לכך רבות, בכך שהיא תפנה לכם משאב חשוב ויקר מאוד, שהוא זמן, שתוכלו להקדיש למה שבאמת מביא לעסק שלכם רווחים כספיים ולהגדלת ההכנסות שלכם.

מה כוללת חשבוניות מס ממוחשבות?

חשבונית אלקטרונית זהה בכל מרכיביה לחשבונית הנייר הרגילה (פרט כמובן לחתימה שהיא דיגיטלית). בהתאם, ועל-פי נהלי מס הכנסה, חשבוניות מס ממוחשבות באינטרנט מחויבות לכלול את הפרטים הבאים:

* מספר סידורי – שחייב כמובן להיות ייחודי לכל חשבונית וחשבונית. כך ניתן לעקוב אחר כל מסמך ומסמך. זה מכניס סדר בדברים וחיוני גם מבחינת תקנות המס (מסמך ללא מספר איננו תקין).

* צמד המלים "חשבונית מס" – כדי שיהיה ברור שמדובר בחשבונית מס ולא באחד מסוגי החשבוניות האחרים (קבלה, חשבונית עסקה וכו')

* המילה "מקור" (על גבי החשבונית המקורית בלבד). אם מוציאים העתקים, עליהם כמובן לא תופיע המילה מקור אלא יצוין שמדובר בעותק, לכל דבר ועניין.

* שם העסק

* מספר הח.פ. של העסק או לחילופין מספר העוסק המורשה

* כתובת מלאה של העסק ומספר הטלפון של העסק

* תאריך הנפקת החשבונית

* פרטי הלקוח – בחלק מהמקרים נדרש בנוסף לשם גם מספר תעודת זהות (או מספר ח.פ. אם מדובר בלקוח עסקי) וכתובתו של הלקוח. כשמנפיקים חשבונית באינטרנט הפעולה פשוטה וקלה כך שכדאי בכל מקרה להוסיף פרטים אלה

* מהות העסקה – מהם השירותים שניתנו ללקוח או המוצרים שנמסרו לו, כולל כמויות מפורטות

* הסכום שמהווה את תמורת העסקה – יש לרשום את הסכום ללא מע"מ, את המע"מ ואת הסכום הכולל

ישנן חשבוניות מס שמהוות גם קבלה, וזאת כשבעל העסק רוצה לצמצם את כמות המסמכים ולמנוע בלגן. במקרים אלה יש לציין את גם את אופן התשלום – מזומן, צ'ק (כולל מספר הצ'ק, פרטי חשבון הבנק ומועד הפירעון), אשראי או העברה בנקאית (עם פרטי חשבון הבנק).

הפקת חשבוניות אונליין זה פשוט וזה כדאי

נסו חודש ראשון בחינם

או התקשרו לקבלת פרטים 03-9497979

אולי יעניין אתכם גם:

אזור תוכן, לקיצור דרך לחצ/י כפתור ALT + zאזור פוטר, לקיצור דרך לחצ/י כפתור ALT + x