תוכנת הפקת חשבוניות ב-2020, דגשים ותובנות

כבר יותר מעשור חלף מאז החלו ברשות המיסים לקדם את השינוי הדרמטי בתחום החשבוניות והקבלות לעסקים. כבר יותר מעשור חלף מאז הציבור החל להיחשף לאפשרות של הפקת חשבוניות באינטרנט. ובעוד המוני עסקים כבר הצטרפו לאפשרות הזאת מזמן, עדיין יש עסקים שמהססים, מתלבטים, חוששים או קצת פחות מבינים. אם אתם מקימים עסק בימים אלה או שהייתם רוצים לקדם את העסק בצורה לא מסובכת ואפילו לחסוך תוך כדי כך לא מעט כסף, נגיש לכם שלל תובנות, הסברים, דגשים והארות בנושא זה.

האם הצירוף לתוכנה מחייב פרוצדורה מסובכת

קודם כל, נרצה לשבור מיתוס וותיק. הציבור הרחב סבור כי כל מה שקשור עם מס הכנסה או עם רשות המיסים מחייב המון פרוצדורות, חתימות, טפסים, פגישות עם פקיד השומה וכדומה. אבל מסתבר שבשנים האחרונות ברשות המיסים הרבו להתייעל ואם חשבתם שהתקנה של תוכנת הפקת חשבוניות חדשה מחייבת אישור מפקיד השומה, קבלו הפתעה. אין שום צורך לבקש את אישורו של פקיד השומה. לא צריך להגיע לפגישה, לא צריך למלא טפסים, לא צריך אפילו להתקשר. כל מי שרוצה להתחיל לעבוד חכם יותר, מוזמן. כל זאת, בתנאי שמדובר על תוכנה מורשית, כמובן.

איך מזהים תוכנה מורשית וחוקית

בהמשך נסביר קצת יותר בפירוט אך מתחברים והאם צריך להוריד תוכנת הפקת חשבוניות למחשב. קודם לכן כמה מילים על הדרך הטובה ביותר לזהות תוכנה להפקת חשבוניות שהיא מורשית וחוקית. בית תוכנה שפועל באישור וכחוק, צריך לחדש את האישור מדי פעם בפעם, מול רשות המיסים. כלומר, בכל רגע נתון אתם יכולים לבדוק ברשות המיסים שהתוכנה שבה אתם מתעניינים עומדת בדרישות החוק ומותר ונכון עבורכם להשתמש בה. בתי התוכנה המובילים ישמחו להציג לפניכם עותק של אישור כתוב או ממוחשב מסוג זה. אם אתם מאלה שאוהבים לבדוק כל דבר בשבע עיניים, תשמחו לדעת שגם באתר רשות המיסים קיים פירוט בעניין. אתר הרשות מאפשר למצוא בלחיצת כפותר אילו בתי תוכנה פיתחו תוכנת הפקת חשבוניות שפועלת בצורה מורשית, נכון לרגע זה ממש.

האם התוכנה מאפשרת להפיק רק חשבוניות

לאחר הצטרפות, תגלו די מהר שאתם חוסכים הרבה כסף וזמן, באופן שוטף. הפקת חשבוניות באינטרנט חוסכת לכם את הכסף של הזמנת פנקסים מודפסים. לא צריך להפעיל את המדפסת והכל אפשר לשלוח ללקוחות, במייל. אבל יש דגש נוסף שצריך להבין היטב: התוכנה יכולה לעשות עוד הרבה יותר מזה. ראשית, אפשר להפיק לא רק חשבוניות מס אלא גם חשבונית עסקה, קבלה, תעודת משלוח ועוד כל מסמך אחר שיעזור לכם לנהל את העסק בצורה נכונה, מתועדת ונוחה עבורכם ועבור הלקוחות שלכם.

בנוסף, אפשר גם להיעזר במערכת לצרכי גביה, תוכלו להוציא דוח שיפרט את ההכנסות לשנה, לרבעון, ליום או לשבוע. מבלי להתאמץ, יהיה לכם בכל רגע כל המידע שתצטרכו, על ניהול העסק, חובות פתוחים, רשימת לקוחות. בנוסף, באותה מערכת ניתן גם לרשום את כל פרטי הלקוחות הקבועים שלכם, אנשי קשר, רשימת טלפונים, מיילים ועוד ועוד. כלומר, אפשר להשתמש בתוכנה להפקת חשבוניות או קבלות, אבל אפשר גם להשתמש בה לעוד הרבה יותר מזה. ואגב, אפשר להעניק למסמכים שלכם עיצוב אישי, עם הלוגו שלכם, עם הפרטים שלכם, כך שהמיתוג שלכם משתפר בלי צורך במשרד פרסום או מעצב גרפי.

איך אפשר להנפיק מסמך עסקי מחייב, בלי חתימה?

כל מסמך עסקי מחייב, קבלה, חשבונית וכדומה, צריך לשאת את החתימה של בעל העסק (או עובד שמייצג אותו, מורשה חתימה). לכן, לכאורה לא ברור כיצד ניתן להשתמש בתוכנה, שמאפשרת לשלוח מסמכים במייל, ללא ניירת. אכן, בעבר ניתן היה להכין מסמך ממוחשב, אבל הייתה דרישה להדפיס ואז לחתום ולעיתים להוסיף חותמת. כיום, באישור רשות המיסים, אין בכך שום צורך. כל זה בזכות פלא טכנולוגי שנקרא חתימה דיגיטלית וממוחשבת. החתימה הדיגיטלית הזאת איננה סתם דוגמת חתימה שהכינו עבורכם. זהו אות דיגיטלי, שמייצג את המחשב שלכם. כלומר, זוהי עדות לכך שאתם הפקתם את המסמך המקורי הזה ומשום כך, לא צריך לחתום כמקובל.

איך מצטרפים בכמה צעדים פשוטים

פעם, תוכנת הפקת חשבוניות חייבה רכישה של תוכנה פיסית, שהייתם צריכים להתקין במחשב שלכם. אמנם, צורת עבודה שכזאת עדיין קיימת, אבל זה לא רק מיושן אלא אפילו מיותר. אין שום סיבה להזמין טכנאי או לטרוח על התקנת התוכנה, כאשר אתם יכולים לגשת אליה אונליין, מכל מחשב ואפילו דרך הסמרטפון. אין צורך להתקין שום דבר, כך שגם לא צריך בהמשך לבצע שדרוגים או עדכונים. אבל בוודאי תרצו לדעת כעת, איך מצטרפים? אז אין קל מזה.

1. קודם כל חפשו תוכנה חוקית, שמאושרת על ידי רשות המיסים. אם אינם יודעים כיצד, חזרו לפסקה הקודמת שם הסברנו את כל זה בפירוט.
2. באתר של בית התוכנה, תוכלו לקרוא על השירות שהם מציעים וכל על המסלולים האפשריים.
3. כדאי לבדוק האם קיימת אפשרות להתנסות בתוכנה, ללא עלות. כך אתם יכולים לדעת ולהיווכח בעצמכם תוך זמן קצר, האם זה כדאי או לא כדאי עבורכם.
4. כדאי לשים לב לתמיכה הטכנית שעומדת לרשותכם. זה יכול להיות לעזר, במיוחד בשלבי ההיכרות עם המערכת.
5. נרשמים לשירות, ומקבלים שם משתמש וסיסמא.
6. ניתן מיד להיכנס לתוכנה, לנסות, לבדוק את הפונקציות השונות ואפילו להוציא כל מסמך עסקי שעולה בדעתכם.