10 עובדות על שימוש בתוכנה להפקת חשבוניות וקבלות

יותר ויותר פעולות מתבצעות באמצעות תוכנות (או אפליקציות) ואך טבעי הוא שגם תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות תהיה מוצר מבוקש. לפניכם 10 עובדות על השימוש בתוכנה להפקת קבלות וחשבוניות באינטרנט באופן כללי. קראו, התרשמו ותבינו גם מהם היתרונות שיוכלו להועיל לכם ולעסק שלכם.

1. תוכנה להפקת קבלות וחשבוניות כולל חתימה אלקטרונית

על-מנת שניתן יהיה להנפיק חשבוניות שונות באמצעות תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות נדרשת חתימה אלקטרונית על כל חשבונית ועל כל קבלה.

למעשה חשבונית אלקטרונית נחשבת לקבילה וחוקית ע"י רשויות המס רק אם היא חתומה אלקטרונית, וזאת בהתאם לחוק חתימה אלקטרונית התשס"א 2001. בין השאר מחייב חוק זה שהחתימה הדיגיטלית תהיה ייחודית לעסק שלכם, שניתן יהיה באמצעותה לזהות שאכן אתם אלה שחתמתם על החשבונית או הקבלה, וכן על החתימה האלקטרונית המאובטחת לאפשר זיהוי ביצוע שינויים בכל מסמך לאחר שחתמתם עליו דיגיטלית.

2. עבודה בכל מכשיר

יתרון מרכזי של תוכנה להפקת חשבוניות הוא שניתן באמצעותה להפיק חשבוניות וקבלות דרך כל מכשיר – בין אם המחשב הנייח במשרד, בין אם זהו הלפטופ, בין אם דרך הסמארטפון שלכם ובין אם כל מחשב או טלפון אחר. זהו יתרון משמעותי מאוד: אין צורך לזכור להגיע עם פנקס החשבוניות לכל לקוח, כל מה שצריך לעשות הוא לשלוף את הסלולרי ולהפיק מידית את המסמך הדרוש. . עבור עסקים שפועלים בשיטה כזאת, שביעות הרצון גבוהה ביותר והנוחות, כנ"ל.

בזכות יתרון זה הסיכוי שתשכחו להנפיק חשבונית רק בגלל עומס ותסתבכו עם רשויות המס, או תיצרו עוגמת נפש אצל הלקוח שמחכה לחשבונית, פשוט אפסי.

3. התממשקות לפייפאל

תוכנה לחשבוניות גם מייעלת את הטיפול בתשלומים, פשוט מכיוון שמציעה אפשרויות תשלום נוספות, מתקדמות ונוחות. למשל, תוכנות מתקדמות להפקתן של חשבוניות וקבלות מתממשקות לפייפאל ולאפשרויות סליקה נוספות, ועל כן ניהול הגבייה הופך יעיל מאוד – אם תרצו, תוכלו להגדיר שליחת חשבונית אוטומטית לכל לקוח שמשלם לכם דרך פייפאל או באמצעות פתרון סליקה אחר, ובכלל לא תצטרכו להתעסק עם הנושא אלא תוכלו להקדיש את מלוא זמנכם ומרצכם לפיתוח העסק.

4. גמישות מוחלטת בעיצוב

תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות מאפשרת לעצב כל מסמך בהתאם לרצונכם, וגם לשנות את העיצוב בקלות ובפשטות אם תרצו בכך. בעידן שבו אנחנו רוצים שגם למסמכים הפורמליים כמו חשבונית או קבלה יהיה מראה שובה לב, בהתאם לערכים של העסק ולצבעים המאפיינים אותו, זהו יתרון בלתי מבוטל.

5. תמיכה בריבוי שפות

עניין זה רלוונטי מאוד עבור עסקים שאינם פועלים רק בארץ. בעידן הגלובלי גם עסקים קטנים רבים הינם בעלי לקוחות גם בארץ וגם בחו"ל. עסקים רבים מוכרים את מוצריהם גם ללקוחות מעבר לים, שהרי בעידן הדיגיטלי קל מאוד לשווק לחו"ל וגם לשכנע אנשים ממדינות אחרות לרכוש את המוצרים שלנו. במקרים אלה נדרשת חשבונית הן באנגלית (או בכל שפה אחרת שבה הלקוח שלכם רוצה את החשבונית שלו) והן בעברית או בערבית (שכן לפי נהלי מס הכנסה ישנה חובה לנהל את ספרי הנהלת החשבונות, גם אם הם דיגיטליים, באחת משתי שפות אלה). תוכנה לחשבוניות מאפשרת לעשות זאת בקלות ובפשטות, כולל רישום הסכום לתשלום הן במטבע שבו בוצעה העסקה והן בשקלים כפי שדורש החוק.

6. גם הסביבה נהנית

המעבר מחשבוניות נייר לחשבוניות דיגיטליות מסייע לנו גם לשמור על הסביבה – אמנם גם לחשבוניות הממוחשבות ישנה טביעת רגל אקולוגית, שכן ייצור חשמל כרוך בפגיעה בסביבה, אבל בכל זאת הנזק קטן הרבה יותר מזה שגורמת לו חשבונית הנייר. מאחר שכולנו כבר יודעים שאם לא נשנה את דרכי ההתנהגות שלנו כדור הארץ לא יוכל לספק לדורות הבאים, כלומר הילדים שלנו והילדים שלהם, חיים ברווחה ובנחת. המעבר לחשבוניות הדיגיטליות הוא צעד קל לביצוע שכדאי לאמץ, וכמובן שלכל עסק מומלצת התנהלות "ירוקה" באופן כללי כולל ניצול מלוא האפשרויות הטכנולוגיות הקיימות כיום כדי להגן על הסביבה.

7. תוכנה לחשבוניות עוזרת ליצור תדמית טובה יותר לעסק

עסקים המנפיקים חשבוניות וקבלות באמצעות תוכנה מתאימה נתפשים על ידי הלקוחות שלהם כידידותיים לסביבה, מתחשבים וגם מתקדמים, בזכות אימוץ הטכנולוגיה החדשה. שיפור התדמית רלוונטי הן לחברות גדולות והן לפרילנסרים, ובפרט בעידן שבו התדמית של כל עסק הינה אחד המרכיבים היותר חשובים בהצלחתו.

8. האם ישנן תוכנות חינמיות להפקת חשבוניות?

כן ולא.

ישנן תוכנות המאפשרות ליצור חשבוניות ממוחשבות, אולם ללא החתימה הדיגיטלית. בהתאם, אחרי שיצרתם את החשבונית הממוחשבת עליכם להדפיס אותה ולחתום עליה באופן ידני – כך שרוב היתרונות של החשבוניות הדיגיטליות לא באים לידי ביטוי בדרך זו.

למעשה אפשר להמיר תוכנה חינמית שכזו במסמך וורד פשוט שיהווה בסיס ליצירת כל חשבונית או קבלה, וקובץ אקסל שירכז אותן וכלל אין צורך בתוכנה החינמית. אך כמובן זהו עניין מסורבל, לא נוח. צריך להקפיד לא רק להכין מספור רציף לכל מסמך אלא גם לשמור לכל מסמך מקור גם עותקים. בקיצור, האפשרות החינמית כל כך לא נוחה וכל כך מסורבלת, עד שאפשר לומר שאף אחד (כמעט) לא ימצא אותה מתאימה. בוודאי שלא ביחס ליתרונות של תוכנה להפקת קבלות וחשבוניות שעושה הכל מהר ונוח.

9. ייעול הגבייה

עם תוכנת הפקת קבלות וחשבוניות, הגביה הופכת יעילה יותר והסיכון שנשכח לגבות תשלום מלקוח כזה או אחר הופך מזערי – שכן תוכנה להפקת קבלות וחשבוניות יכולה להזכיר לנו אילו חשבוניות נשארו פתוחות ועל אילו עסקאות טרם קיבלו את התמורה. כך, המשתמשים בתוכנה לחשבוניות מדווחים על שיפור של ממש בתזרים המזומנים. חשוב לא פחות, אפשר להוריד מהראש את הצורך להכין רישומים ידניים או באקסל של איזה לקוח שילם, על מה, כמה ומתי. גם מבחינה זאת, קל הרבה יותר להתרכז בניהול השוטף של העסק ומציאת דרכים נוספים לשיפור הרווחים.

10. תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות – עוד אפשרויות

חשוב לציין כי תוכנת הפקת קבלות וחשבוניות, ובאופן כללי הנהלת חשבונות באינטרנט, מציעים לנו לא "רק" דרך נוחה ויעילה להנפיק חשבוניות אלא עוד מגוון פעולות אחרות ובפרט קבלת מידע במהירות כל אימת שאנחנו זקוקים לו – דוחות הכנסות, מכירות לפי פילוחים שונים, דוחות לרשויות המס ועוד. כלומר, למעשה מדובר במערכת מתוחכמת מאוד, גם אם מאוד גם לתפעל אותה. זו תוכנה לניהול חשבונות שמעת לעת נוספות אליה פונקציות נוספות שרק משפרות את התמורה שהיא נותנת למשתמשים. ממשק עם גבייה בכרטיס אשראי, אפשרות לייצוא נתונים לקבצים והעברתם לרואה חשבון לשם הכנת דוח שנתי ועוד ועוד.

הפקת מסמכים עסקיים באינטרנט

קיבלתם היום הרבה מידע. כדי שלא תצאו עם בלגן בראש, נסכם לכם את הנקודות החשובות באמת. אם קראתם הכל בקפידה, כבר הבנתם דבר אחד: תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות יכולה לעשות את כל ההבדל בין כאוס לסדר.

אם פעם בעלי עסקים היו צריכים למלא כל מסמך ידנית ולהעביר אותו פיזית או בדואר, היום המצב שונה לחלוטין. כל מה שאתם צריכים לעשות זה להזין את הפרטים הנכונים, ללחוץ על כמה כפתורים ו… וואלה. יש לכם מסמך עסקי מעוצב יפה שהגיע עד הוואטסאפ או המייל של הלקוח. בלי להתעסק במלאי, הוצאות נלוות וייצור פסולת מוגזם.

גם רמת התיעוד עלתה בכמה רמות. אתם כבר לא צריכים להעמיס את החדר בשידות על גבי שידות שמלאות בקלסרים מפוצצים בדפים. הו לא, הימים האלה מאחורינו (תודה לאל!). תוכנה להפקת חשבוניות שומרת את כל המסמכים בצורה אוטומטית על ענן. פיצ'ר כזה נותן לכם גישה למידע הפיננסי של העסק מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט. תוכלו לחפש מסמכים, לדלות נתונים ואפילו להפיק את המסמכים הרצויים על המקום.

אחד היתרונות הגדולים של שימוש בתוכנה הוא הנאה מתזרים מזומנים משופר, שכן המערכת מסתנכרנת בזמן אמת. ככה, אף שקל לא יכול ללכת לאיבוד. דרישות התשלום שאתם מפיקים נשלחות ללקוחות באותו רגע, וכל החשבונות הפתוחים לתשלום מרוכזים במקום אחד.

כמו כן, תוכנת הפקת חשבוניות מעניקה לבעלי עסקים את החופש המוחלט להתנהל מתוך גמישות. אם הם לא נמצאים במשרד, או אולי חס וחלילה לקחו איזו חופשה קצרה – הם תמיד יכולים להתחבר לפן הפיננסי. מכל מקום ובכל זמן!

הגיע הזמן להכיר

היי, כאן מייבן – תוכנה חכמה להפקת קבלות וחשבוניות. נעים להכיר!

הרי בינינו, אם תבזבזו זמן חשוב על התעסקות עם ניירת בעל כורחכם, לא תוכלו להפנות את כל תשומת הלב לעשייה היום יומית והחשובה באמת. ובדיוק בשביל זה נוצרנו.

אנחנו כאן כדי לוודא שאתם לא הולכים לאיבוד. בסופו של יום, המטרה האמיתית שלכם היא לגרום לעסק לצמוח!

תוכנה לחשבוניות לא מסתכמת רק בהפקת מסמכים ירוקים, אחרת לא היה בה יותר מדי ערך. העניין הוא שלל הפיצ'רים המתקדמים שמתלכדים לכדי מעטפת אדמיניסטרטיבית שקל לנהל.

בואו לנסות את מייבן בעצמכם עם שלושים ימים ראשונים ללא עלות!