חשבוניות דיגיטליות וחוקי פרטיות המידע: חדשנות טכנולוגית ואחריות רגולטורית

המעבר לחשבוניות דיגיטליות מסמל שינוי משמעותי באופן שבו בעלי עסקים מנהלים מידע פיננסי, מתקשרים עם לקוחות, ומשלבים בין תפעול שוטף לאוטומציה חכמה. אבל יחד עם היתרונות הברורים של מהירות, יעילות וחיסכון במשאבים מגיעה אחריות כבדה: שמירה על פרטיות המידע ואבטחתו.

ההיסטוריה כבר הוכיחה שדאטה פיננסי הוא אחד הנכסים המבוקשים ביותר עבור האקרים, ובעל עסק שמנפיק חשבוניות ישראל אבל אינו מבין את המשמעות המלאה של תקנות כמו GDPR עלול למצוא את עצמו במרכז של משבר אמון יקר במיוחד.

GDPR: סטנדרט גלובלי

תקנות GDPR (General Data Protection Regulation) נחקקו באירופה, אבל השפעתן חוצה גבולות עם השפעה על ההתנהלות הדיגיטלית בעסקים. הן מחייבות בעלי עסקים להחזיק במנגנוני הגנה אקטיביים, ליידע לקוחות בצורה שקופה על אופן השימוש בנתונים שלהם, ולאפשר יכולת מחיקה או העברת המידע על פי דרישה.

במערכות שמאפשרות הוצאת חשבוניות, המשמעות היא תכנון חכם של זרימת המידע מהשלב שבו הנתון נוצר ועד הרגע שבו הוא נמחק או עובר למערכת אחרת.

הקונפליקט בין נוחות המשתמש לבין אבטחה

מערכות לניהול חשבוניות נמדדות לעיתים קרובות לפי חוויית המשתמש, כלומר, כמה מהר ניתן להפיק מסמך, לשתף אותו או לשחזרו. אולם נוחות עלולה לבוא על חשבון אבטחה אם לא מקפידים על תכנון מודע. לדוגמה, אחסון נתונים בענן עם גישה פתוחה מדי, או שליחת חשבוניות בדוא"ל ללא שכבת הצפנה מתאימה, עשויים להוות פרצה שעלולה לחשוף מידע עסקי רגיש.

המתח הזה בין UX לאבטחת מידע דורש מבעלי החברות למצוא פתרונות יצירתיים שמאזנים בין שני הקטבים, כמו שימוש באימות רב-שלבי, חתימה דיגיטלית מוצפנת והפרדה בין ממשק המשתמש למערכות הליבה.

למה אבטחת המידע בעסק שלכם היא אחריות משותפת

בעלי עסקים רבים מניחים בטעות שמערכת חשבוניות מס או ספק הענן "מטפלים" בכל סוגיית הפרטיות והאבטחה.

בפועל, האחריות היא משותפת: הספק נדרש להטמיע מנגנוני הגנה, אבל הלקוח מחויב להגדיר מדיניות גישה פנימית, להדריך עובדים ולהקפיד על נהלי עבודה מאובטחים.

חשבונית דיגיטלית עם הגנת פרטיות מקסימלית

הפקת חשבונית דיגיטלית באמצעות המערכת שלנו מאפשרת לכם לעמוד בתקני פרטיות המידע המחמירים ביותר. הפתרון שלנו בנוי כך שכל פרטי בית העסק והלקוחות יישמרו בפורמט מוצפן ומוגן.

כל מסמך מופק בהתאם למבנה התקני, כולל מספר ותאריך חשבונית, פרטי בית העסק והלקוח, פירוט השירות והמע"מ, ובמקרים הרלוונטיים גם קבלה ירוקה, במסגרת התנהלות שמבוססת על מנגנוני אבטחה המונעים גישה בלתי מורשית או שימוש לא מורשה במידע.

ניהול פיננסי חכם ובטוח עם עדכונים שוטפים והגנה על המידע בכל רגע

המערכת מתעדכנת באופן רציף בהתאם להנחיות הרשויות וסטנדרטים בינלאומיים, כך שתמיד תדעו שאתם עומדים בכללים מבלי לחשוש להפרות פרטיות.

יש גם אפשרות להפיק מספרי עסקאות ודוחות פיננסיים תקופתיים, תוך שמירה וגיבוי מאובטח בזמן אמת. כך אתם מקבלים הגנה מקיפה על המידע הרגיש ביותר של העסק והלקוחות שלכם.

איך מייבן הופכת את הציות לחוק להזדמנות עסקית

עמידה בחוקי פרטיות המידע היא עיקר הפעילות העסקית. זהו הבסיס לאמון הלקוחות, לשרידות הארגון וליכולת להתרחב לשווקים בינלאומיים. בעל עסק שרואה באבטחת מידע רק חובה משפטית מפספס את הפוטנציאל האסטרטגי שלה; זהו כלי שמבדל בין בעלי עסקים שמנפיקים חשבוניות בלבד, לבין בעלי עסקים שמספקים חוויית שירות בטוחה ואמינה.

בחירה בשירותי חברת מייבן, שמספקת מערכת דיגיטלית של הפקת חשבוניות וקבלות, לצד כלי ניהול מתקדמים תאפשר לכם לעמוד היטב בתקנות ולהקדים את המתחרים.