מאזן בוחן ומאזן תנועות — מדריך מלא, כולל תצוגה במטבע חוץ (מט"ח)

מאזן בוחן ומאזן תנועות — כולל תצוגה במטבע חוץ

מאזן בוחן מרכז את היתרות של כל החשבונות בהנהלת החשבונות של הלקוח, בחלוקה לחובה ולזכות. הוא עוזר לבדוק שהרישום תקין, ומשמש בסיס לדוחות הכספיים.

אפשר להציג בדוח גם את הסכומים במטבע חוץ. חשבון שיש לו תנועות בדולר, ביורו או בכל מטבע אחר מוצג עם הסכום במטבע המקורי, לצד הסכום בשקלים.

שלב 1: פתיחת מאזן הבוחן

1. היכנסו ללקוח שעבורו תרצו להפיק את הדוח.
2. בתפריט הצד לחצו על "דוחות".
3. בחרו "מאזן בוחן".

טיפ: בראש הדוח, ליד התאריכים, יש כפתור סימן שאלה ("מדריך והסבר לדוח"). הוא פותח הסבר קצר על הדוח בתוך המסך.

שלב 2: בחירת התקופה

הדוח נפתח על כל התנועות מתחילת הפעילות ועד סוף השנה הנוכחית. לשינוי התקופה לחצו על טווח התאריכים בראש המסך ובחרו טווח:

• טווחים מצטברים: "הכל", "עד סוף שנה שעברה" ו-"עד סוף השנה". הם כוללים את כל התנועות מתחילת הפעילות, ולכן מתאימים לחשבונות מאזניים כמו לקוחות, ספקים ובנקים.
• טווחים תקופתיים: "החודש", "השנה", "תקופת מעמ נוכחית" ועוד. הם כוללים רק את תנועות התקופה, ומתאימים לבדיקת הכנסות והוצאות.
• טווח חופשי: "בחר תאריכים", או טווח חודשים בכפתור "בחר חודשים".

כשהתקופה מתחילה אחרי 1980 מופיע כפתור "מתחילת הפעילות". הוא שומר את תאריך הסיום ומותח את ההתחלה ל-01/01/1980, כך שמקבלים את היתרה המצטברת לאותו מועד.

שלב 3: מאזן בוחן או מאזן תנועות

בראש המסך מוצגים סיכומי הדוח, ומתחתם טבלת החשבונות לפי קבוצות קוד מיון, עם שורת סה"כ לכל קבוצה. יש שני מצבי תצוגה:

• מאזן בוחן (ברירת המחדל): לכל חשבון מוצג ההפרש בין החובה לזכות בתקופה, בעמודה "חובה" או בעמודה "זכות". בשורות הסה"כ מוצג גם "הפרש".
• "מאזן תנועות": לחיצה על הכפתור מוסיפה את העמודה "יתרת פתיחה" ומציגה לכל חשבון חובה וזכות בנפרד. העמודה האחרונה היא "יתרה": יתרת הפתיחה ועוד תנועות התקופה.

שלב 4: הפעלת תצוגת מטבע חוץ

1. לחצו על "אפשרויות תצוגה".
2. סמנו "מטבע חוץ".

לטבלה נוספות עמודות במטבע המקורי. סמל המטבע מופיע ליד כל סכום, כמו סימן השקל:

• במאזן בוחן: "חובה (מט"ח)" ו-"זכות (מט"ח)".
• במאזן תנועות: גם "יתרת פתיחה (מט"ח)" ו-"יתרה (מט"ח)".

העמודות האלה מתמלאות רק בשורות של מטבע חוץ. האפשרות כבויה כברירת מחדל, ואינה זמינה בתצוגת "הצג חודשים".

שלב 5: איך מוצג חשבון במטבע חוץ

• חשבון במטבע אחד: אם כל התנועות של החשבון בדוח הן באותו מטבע חוץ, הוא מוצג בשורה אחת, עם הסכום בשקלים והסכום במטבע.
• חשבון בכמה מטבעות: חשבון עם תנועות בכמה מטבעות, כולל שקלים, מוצג בשורה לכל מטבע. קודם שורת השקלים, ואחריה שורה לכל מטבע חוץ עם הערך השקלי שלו. סכום השורות תמיד שווה ליתרת החשבון.
• שורות סה"כ: בסה"כ של כל קבוצה, בשורות של "סיכומי קבוצות" ובסה"כ של הדוח יש שורה לכל מטבע חוץ. המטבע הראשון מוצג בשורת הסה"כ עצמה, והשאר בשורות שמתחתיה.

במאזן תנועות מוצגות גם יתרת הפתיחה והיתרה במטבע:

חשוב לדעת:
• חשבון שיתרתו בשקלים היא אפס, אבל יש לו יתרה במטבע חוץ, ממשיך להופיע גם כש-"הסתרת יתרות אפס" מסומנת.
• הפרשי שער שנרשמו במסך "התאמות כרטיסים" על תנועות במטבע חוץ נספרים בשורה של אותו מטבע. הם משנים את הסכום בשקלים ולא את הסכום במטבע.
• העמודות במטבע חוץ נכללות גם בייצוא ל-"אקסל" ול-"PDF". ה-PDF של התצוגה הזאת יוצא לרוחב הדף.

שלב 6: מעבר מהשורה לכרטסת החשבון

לחיצה על שם של חשבון פותחת את "כרטסת חשבון" שלו, על אותה תקופה. בתצוגת מטבע חוץ, לחיצה על שורה של מטבע פותחת את הכרטסת רק עם התנועות של אותו מטבע:

• מעל הטבלה מופיע סינון עם המטבע של השורה, למשל "מטבע: $". לחיצה על ה-X שבו מציגה את כל התנועות של החשבון.
• שורה של מטבע חוץ נפתחת בתצוגה "מטבע מקור לצד מטבע שקל", כך שרואים כל תנועה במטבע ובשקלים.
• שורת השקלים של חשבון בכמה מטבעות נפתחת על התנועות בשקלים בלבד.
• הסיכומים בראש הכרטסת מחושבים רק מהתנועות של אותו מטבע, ולכן הם מתאימים לשורה שממנה הגעתם.
• בחירת חשבון אחר בכרטסת מבטלת את סינון המטבע.

שלב 7: אפשרויות נוספות וייצוא

בתפריט "אפשרויות תצוגה" יש עוד כמה אפשרויות:

• "סיכומי קבוצות": מוסיף שורות סיכום ביניים לפי קודי המיון, למשל 10* ו-1**.
• "הסתרת יתרות אפס": מסתירה חשבונות שהיתרה או ההפרש שלהם אפס. האפשרות מסומנת כברירת מחדל.
• "סעיפי רווח והפסד": מציג רק את חשבונות הרווח וההפסד.
• "סימולציית סגירת שנה": מציגה את הדוח כאילו סעיפי הרווח וההפסד נסגרו לעודפים, בלי ליצור תנועות.

ובשורת הכפתורים שמעל הטבלה:

• "הצג חודשים": פורס את התנועות לעמודה לכל חודש, עד 12 חודשים. לחיצה על סכום של חודש פותחת את הכרטסת של אותו חודש.
• "חיפוש מתקדם": סינון לפי תאריכים, טווח קבוצות קוד מיון או חשבון אחד.
• "אקסל" ו-"PDF": ייצוא הדוח לקובץ. כפתור המעטפה שלידם שולח את הדוח ללקוח במייל.
• "סטטוס ביקורת": מוסיף לכותרת ה-PDF את המילה "מבוקר" או "לא מבוקר".

בסוף כל שורת חשבון יש כפתור עריכה. הוא פותח את פרטי החשבון באותו חלון של "אינדקס חשבונות".

סיום בהצלחה

זהו, אתם יודעים להפיק מאזן בוחן, לעבור בין מאזן בוחן למאזן תנועות ולראות כל חשבון גם במטבע המקורי שלו.

טיפים נוספים לייעול העבודה:
• לסגירת שנה בפועל לחצו על "הגדרת סגירת שנה" בראש המסך.
• כפתור שלוש הנקודות שליד שם הדוח פותח רשימה של דוחות נוספים, כך שאפשר לעבור ביניהם בלי לחזור לתפריט.
• למדריך המלא על הכרטסת, לחצו כאן.

---