הקמת חשבון בנק וכרטיס אשראי — מאיזה תאריך למשוך תנועות ומה עושים עם התנועות הפתוחות

הקמת חשבון בנק וכרטיס אשראי — מאיזה תאריך למשוך תנועות

כשמקימים חשבון בנק או כרטיס אשראי בעסק של לקוח, התנועות שלו יורדות למערכת לבד, פעם ביום, ומחכות להתאמה. בהקמה מגדירים את הבנק, את הקופה, את פרטי הכניסה לאתר הבנק, ואת התאריך שממנו מתחילים למשוך תנועות. את התאריך הזה בוחרים לפי ההתאמה האחרונה שבוצעה לעסק, וכך העבודה ממשיכה בדיוק מהנקודה שבה היא נעצרה.

למי זה מתאים: למייצגים שמנהלים התאמות בנקים לעסק של לקוח. ההקמה נעשית מתוך העסק של הלקוח, ושמירת החשבון הראשון מפעילה בו את התאמות הבנקים.

שלב 1: פותחים את הגדרות הבנקים

1. היכנסו לעסק של הלקוח.
2. בתפריט לחצו על התאמות בנקים ← הגדרות בנקים. מופיעה רשימת חשבונות הבנק של העסק.
3. לחצו על "הוסף". נפתח החלון יצירת בנק.

שלב 2: בנק, קופה, סניף ומספר חשבון

1. בבנק בחרו את הבנק של החשבון. לחשבון עסקי בבנק הפועלים בחרו בנק הפועלים לעסקים, והמערכת גם מציעה את זה כשבוחרים בנק הפועלים.
2. בקופה בחרו את הכרטיס של החשבון בהנהלת החשבונות. אין עדיין קופה כזאת? לחצו על "+" שליד השדה, הזינו שם קופה ולחצו על "שמור". מפתח החשבון מתמלא לבד, והקופה החדשה נבחרת בחלון של הבנק.
3. מלאו מספר סניף ומספר חשבון בנק.

שימו לב: כל חשבון בנק וכל כרטיס אשראי מקבלים קופה משלהם. קופה שכבר משויכת לחשבון אחר לא תתקבל.

שלב 3: פרטי הכניסה לאתר הבנק

כדי שהתנועות יירדו לבד, המערכת צריכה את פרטי הכניסה של הלקוח לאתר הבנק. יש שלוש דרכים:

• מזינים בעצמכם: ממלאים את השדות של הבנק שבחרתם, למשל שם משתמש וסיסמה, ובחלק מהבנקים גם מספר זהות וקוד מזהה.
• הלקוח מזין בעצמו: מסמנים "שלח קישור ללקוח להזנת פרטי התחברות" ובודקים את כתובת האימייל שלו. אחרי השמירה הלקוח מקבל באימייל קישור, ומזין בו את הפרטים.
• יוזר ראשי של המשרד: משאירים את השדות ריקים, והחשבון יורד דרך היוזר הראשי שהמשרד הגדיר לבנק הזה. את היוזר הראשי מגדירים פעם אחת, מחוץ לעסקים של הלקוחות, בהתאמות בנקים ← הגדרות בנקים של המשרד.

שלב 4: מאיזה תאריך למשוך תנועות

בתאריך התחלה למשיכת נתונים בוחרים את התאריך של ההתאמה האחרונה שבוצעה לעסק, בתוכנה הקודמת או אצל מי שטיפל בו לפניכם. המערכת מושכת את תנועות הבנק מהתאריך הזה והלאה, כך שההתאמות במערכת ממשיכות בדיוק מהמקום שבו הן נעצרו.

לדוגמה: ההתאמה האחרונה של העסק בוצעה עד 30/09/2026? בוחרים 30/09/2026.

אפשר למשוך תנועות עד שנה אחורה. בבנק יהב עד חצי שנה, ובבנק הבינלאומי עד שנתיים.

שלב 5: התנועות שנשארו פתוחות

תנועות שנשארו פתוחות בהתאמה האחרונה, כלומר לא הותאמו עד התאריך שבחרתם, לא יורדות מהבנק. מכניסים אותן פעם אחת, כדי שיחכו להתאמה יחד עם התנועות החדשות:

1. בתפריט לחצו על התאמות בנקים ← תנועות בנק / אשראי.
2. בלשונית בנק:
   • לחצו על "ייבוא תנועות בנק" כדי לייבא אותן מקובץ אקסל, או
   • לחצו על "הוסף תנועת בנק" כדי להקליד אותן ידנית, אחת אחרי השנייה.
3. לכרטיס אשראי: בלשונית אשראי, הכפתורים "ייבוא תנועות אשראי" ו"הוסף תנועת אשראי".

חשוב לדעת: מכניסים רק תנועות פתוחות מלפני תאריך ההתחלה. תנועות מתאריך ההתחלה והלאה יורדות מהבנק, והכנסה שלהן גם ידנית תיצור אותן פעמיים.

שלב 6: חשבון עם מטבע חוץ

לחשבון יש גם חשבון דולרי או במטבע אחר? בלשונית מטבעות שבחלון לחצו על "הוסף", בחרו את המטבע ואת הקופה שלו. בדיסקונט ובלאומי, חשבון שכולו במטבע חוץ מסמנים במט"ח בלבד, ואת הקופות שלו מגדירים בלשונית מטבעות.

שלב 7: שומרים

לחצו על "שמור". החשבון מופיע ברשימה, והתנועות מתחילות לרדת אוטומטית פעם ביום. תנועות מופיעות במערכת עד 3 ימי עסקים אחרי התאריך שלהן, ובבנק דיסקונט עד 5, כי הבנק עוד יכול לשנות אותן בימים הראשונים.

שימו לב: אחרי שירדו תנועות מהבנק, פרטי החשבון ננעלים ואי אפשר לערוך אותם. לכן כדאי לבדוק את הבנק, הסניף, מספר החשבון והתאריך לפני השמירה.

הקמת כרטיס אשראי

1. בתפריט לחצו על התאמות בנקים ← הגדרות כרטיסי אשראי, ואז על "הוסף כרטיס אשראי".
2. מלאו 4 ספרות אחרונות של הכרטיס.
3. בבנק בחרו את חשבון הבנק שהכרטיס שייך אליו, ובקופה את הקופה של הכרטיס, או צרו חדשה ב-"+".
4. כרטיס שמנוהל ישירות מול חברת האשראי (ישראכרט, מקס או כאל) ולא דרך הבנק, מסמנים באשראי חוץ בנקאי, בוחרים את חברת האשראי ומזינים את פרטי הכניסה לאתר שלה, או שולחים ללקוח קישור.
5. בתאריך התחלה למשיכת נתונים בוחרים, גם כאן, את התאריך של ההתאמה האחרונה שבוצעה לעסק, לפי תאריך החיוב.
6. לחצו על "שמור".

סיום בהצלחה

זה הכול. התנועות של החשבון והכרטיס יורדות לבד מהתאריך שבחרתם, והתנועות שנשארו פתוחות כבר מחכות לצידן במסך ההתאמות.

טיפים נוספים לייעול העבודה:
• ייבאתם את הנתונים של העסק מהתוכנה הקודמת במבנה קבצים אחיד? תאריך ההתחלה של החשבונות שיובאו כבר ממולא, לפי התנועה האחרונה שיובאה.
• יש לכם הרבה לקוחות באותו בנק? הגדירו יוזר ראשי, כמו שמוסבר בהגדרות בנקים לכל הלקוחות בפעולה אחת.
• אחרי שהתנועות ירדו, ממשיכים להתאמות בנקים — התאמת תנועות וסגירה מהירה.

---