ספירת מלאי פיזית במחסן והתאמת היתרות במערכת

ספירת מלאי פיזית במחסן והתאמת היתרות במערכת

במסך "ספירת מלאי" סופרים מחסן בפועל ומשווים את הספירה למלאי שבמערכת. בסיום הספירה היתרות מתעדכנות לפי מה שספרתם, וכל הפרש נרשם. בתפריט לחצו על "ניהול מלאי" ← "ספירת מלאי".

חשוב לדעת: המסך זמין בעסק עם התוסף "ניהול מלאי ומחסנים".

שלב 1: פותחים ספירה חדשה

ספירה נעשית למחסן אחד בכל פעם. מלאו את הטופס שבראש המסך:

1. בשדה "מחסן" בחרו את המחסן שאתם סופרים (שדה חובה).
2. בשדה "תאריך ספירה" מופיע התאריך של היום, ואפשר להקליד תאריך אחר, למשל 31/10/2026.
3. בשדות "שמות הסופרים" ו"הערות" אפשר לרשום מי ספר וכל הערה על הספירה; שניהם לא חובה, והם מודפסים בגיליון הספירה.
4. לחצו על "התחל ספירה".

אחרי הלחיצה נטענים לטבלה כל הפריטים שמנהלים עבורם מלאי, גם פריט שאין ממנו כמות במחסן שבחרתם.

שלב 2: מזינים את הכמויות שנספרו

בטבלה שורה לכל פריט, עם העמודות "קוד" ו"פריט". בכל שורה עוברים על השדות האלה:

• "כמות במערכת": הכמות שרשומה עכשיו במחסן, גם אם בחרתם תאריך ספירה אחר.
• "כמות שנספרה": הכמות שספרתם בפועל, והיא מתחילה שווה לכמות במערכת, ולכן מעדכנים רק פריטים שיש בהם הפרש.
• "מצב פריט": תקין, מיושן, פגום, איטי תנועה או פסולת, וברירת המחדל היא תקין.
• "בעלות": שלנו, של אחרים אצלנו או שלנו אצל אחרים, וברירת המחדל היא שלנו.
• "ערך מימוש נטו": השווי ליחידה שבו אפשר למכור את הפריט, והשדה לא חובה.

הפריטים בטבלה מסודרים לפי "מיקום במחסן" שהזנתם בכרטיס הפריט, למשל מדף A3, והמיקום מופיע מתחת לשם הפריט. כך עוברים במחסן מדף אחרי מדף. פריטים בלי מיקום מופיעים בסוף, לפי השם.

שדה "כמות שנספרה" ריק מסמן שהפריט לא נספר: הכמות שלו נשארת כפי שהיא ואין לו הפרש. פריט שספרתם ולא נמצא ממנו כלום מסמנים בהקלדת 0.

אם הוקלד ערך שאינו מספר, תופיע הודעה עם שם הפריט, והספירה לא תסתיים עד שתתקנו אותו.

שלב 3: מסיימים את הספירה

1. עברו שוב על הכמויות ולחצו על "סיים ספירה".
2. אשרו בחלון האישור שנפתח.
3. תופיע ההודעה "הספירה נשמרה והמלאי עודכן", והטופס מתרוקן לספירה הבאה.

הכמות במחסן שווה עכשיו לכמות שספרתם.

בכל פריט שהיה בו הפרש נרשמה תנועה מסוג "התאמת ספירה" עם ההערה "ספירת מלאי" ומספר הגיליון. את התנועות רואים בתפריט "ניהול מלאי" ← "יומן תנועות מלאי".

הכמות של הפריט במסך "פריטים" מתעדכנת באותו הפרש (בתפריט "ניהול מלאי" ← "פריטים").

שימו לב: עד שתלחצו על "סיים ספירה" שום דבר לא נשמר, ואם תעזבו את המסך הנתונים שהוזנו יימחקו. ספירה שהסתיימה אי אפשר לבטל מהמסך, ולכן אם נפלה טעות מבצעים ספירה נוספת שמתקנת אותה.

ספירות שבוצעו והדפסת גיליון ספירה

בכרטיס "ספירות שבוצעו", מתחת לטופס, מופיעה כל ספירה שסיימתם. העמודות:

• "מספר גיליון": מספר רץ שנקבע בסיום כל ספירה.
• "תאריך", "מחסן" ו"שמות הסופרים": הפרטים שהזנתם בפתיחת הספירה.
• "פריטים": מספר הפריטים שנכללו בספירה.
• "הפרש": סך ההפרשים של כל הפריטים בספירה, כשחוסר ועודף נספרים שניהם כמספר חיובי.

אפשר לסנן את הרשימה בשורת הסינון שמעל הטבלה.

לחצו על "הדפס גיליון ספירה" בשורת הספירה כדי להוריד אותה כקובץ PDF. הגיליון כולל את פרטי העסק, את מספר הגיליון, התאריך, המחסן, שמות הסופרים וההערות, ולכל פריט את הכמות במערכת, הכמות שנספרה, ההפרש, מצב הפריט והבעלות.

בתחתית הגיליון יש סיכום של מספר הפריטים וסך ההפרשים, ושורות לחתימה של הסופרים ושל המנהל.

סיום בהצלחה

זה הכול. אחרי כל ספירה היתרות במחסן תואמות את המציאות, ויש לכם גיליון ספירה להדפסה ולשמירה.

טיפים נוספים לייעול העבודה:
• רשמו בכל ספירה את שמות הסופרים, כדי שיהיה ברור מי ביצע אותה.
• כדי לראות מה השתנה בעקבות ספירה, בתפריט לחצו על "ניהול מלאי" ← "יומן תנועות מלאי" וחפשו תנועות מסוג "התאמת ספירה".
• למדריך המלא על המחסנים, היתרות, ההעברות והתנועות, לחצו כאן.

---