ימי היעדרות וצירוף מסמכים
ימי היעדרות וצירוף מסמכים
מלבד דיווח שעות, ב-Invoice Maven אפשר לסמן ימים שלמים כימי היעדרות, ולצרף לכל היעדרות מסמך – למשל אישור מחלה מהרופא. כך העובד מעלה את האישור פעם אחת, והכול שמור במקום אחד לצורך חישוב השכר והעברה לרואה החשבון.
סוגי ההיעדרות
אפשר לסמן היעדרות מ-3 סוגים:
- חופש – חופשה רגילה.
- מחלה – יום מחלה.
- מילואים – יום שירות מילואים.
איך מוסיפים יום היעדרות
בעמוד שעות עבודה לוחצים על "הוסף יום היעדרות", בוחרים את סוג ההיעדרות ומזינים טווח תאריכים (מתאריך – עד תאריך). המערכת מסמנת את כל הימים בטווח, וכל יום נספר בנפרד בסיכום החודשי.
חלון הוספת יום היעדרות – סוג ההיעדרות, טווח התאריכים ואזור "קובץ מצורף".
הסיכום החודשי יציג לכם בנפרד:
- סך ימי חופש, ימי מחלה, ימי מילואים.
- סך ימי היעדרות – הסכום של כל הסוגים.
טיפ: כל יום נספר פעם אחת בלבד גם אם הזנתם אותו ביותר משורה אחת – ככה הספירה מדויקת גם אם רשמתם את אותו יום פעמיים בטעות.
צירוף קובץ להיעדרות 📎
לכל יום היעדרות אפשר לצרף קובץ – אישור מחלה מהרופא, אישור מילואים (טופס 3010) או אישור חופשה. העובד מעלה את המסמך פעם אחת, וכך אין צורך לרדוף אחרי קבצים במייל או ב-WhatsApp בסוף החודש.
איך מצרפים?
- בחלון הוספת / עריכת יום היעדרות יש אזור "קובץ מצורף".
- לוחצים על אזור ההעלאה או גוררים לתוכו קובץ – PDF או תמונה (צילום או סריקה של האישור).
- לוחצים שמור – והקובץ נשמר ומשויך להיעדרות.
קובץ אחד לכל האירוע: אם ההיעדרות משתרעת על כמה ימים ברצף (למשל 3 ימי מחלה), מצרפים את הקובץ פעם אחת והוא משותף לכל ימי הטווח – לא צריך להעלות אותו שוב לכל יום.
איפה רואים ומורידים את הקובץ
ליד כל שורת היעדרות שיש לה מסמך מופיע סמל אטב 📎. לחיצה עליו פותחת ומורידה את הקובץ מיד – נוח במיוחד למנהל החשבונות שרוצה לאסוף את כל האישורים.
שלושה ימי מחלה רצופים (12–14/08) עם אותו אישור מצורף – סמל האטב מופיע ליד כל יום.
כדי להחליף או להסיר את הקובץ – פותחים את היום בעריכה (סמל העיפרון), ומעלים קובץ חדש או מסירים את הקיים. השינוי חל על כל ימי אותו אירוע.
דוגמה מהחיים: מיכל אברהם חשה ברע ונעדרה שלושה ימי מחלה ברצף, 12–14 באוגוסט. בחלון "הוסף יום היעדרות" היא בחרה סוג "מחלה", הזינה טווח 12/08 עד 14/08 וצירפה אישור מחלה אחד מהרופא. המערכת יצרה שלושה ימי מחלה, וליד כל אחד מהם מופיע סמל האטב 📎 שממנו מנהלת החשבונות מורידה את אותו אישור – בלי לבקש אותו שוב.
קשור לנושא: חישוב שעות עבודה • הוספת שעות עבודה