הפקת שיקים לספקים — הדפסה, פיצול לשיקים דחויים וסגירת כרטיס הספק
הפקת שיקים לספקים — הדפסה, פיצול לשיקים דחויים וסגירת כרטיס הספק
במקום למלא שיקים בכתב יד — בחרו ספק, סמנו את ההוצאות הפתוחות שלו, והמערכת תפיק שיק מודפס מסודר עם ספח, פירוט האסמכתאות והסכום במילים. באותה פעולה גם נסגר כרטיס הספק בהנהלת החשבונות — בלי לרשום תנועה ידנית. אפשר לפצל לשיקים דחויים ולנכות מס במקור, והכול בתהליך אחד.
למי זה מתאים: משרדי רואי חשבון ומנהלי חשבונות המשלמים לספקים עבור הלקוחות. התכונה זמינה בתצוגת לקוח (כשנכנסים לחברת לקוח), ויש להפעיל אותה פעם אחת בהגדרות המשרד.
הפעלה חד-פעמית
התכונה כבויה כברירת מחדל. כדי להפעילה, היכנסו למסך "הגדרות הרואה חשבון" של המשרד וסמנו את "הפקת שיקים לספקים". לאחר ההפעלה יופיע הכפתור "הפקת שיקים" בתפריט הצד כשתיכנסו לחברת לקוח.
שלב 1: בחירת ספק וסימון ההוצאות לתשלום
- היכנסו לחברת הלקוח (מתוך "הלקוחות שלי") ובתפריט הצד לחצו על "הפקת שיקים".
- בראש המסך, בחרו את הספק בשדה החיפוש "בחר ספק". יוצגו ההוצאות הפתוחות שלו.
- סמנו את ההוצאות שברצונכם לשלם (אפשר לבחור כמה יחד, ולסנן לפי סכום או תאריך).
- למעלה יוצג הסיכום "נבחרו X הוצאות בסך Y", ולצדו הכפתור "הפקת שיקים".
שימו לב: אם אין לספק הוצאות פתוחות, תוצג הודעה בשדה החיפוש.
שלב 2: הגדרת השיקים
לחיצה על "הפקת שיקים" פותחת חלון הגדרה. רוב השדות ממולאים מראש — בדקו ועדכנו לפי הצורך:
- בנק: חשבון הבנק שממנו יופקו השיקים. מספר השיק הבא נקבע אוטומטית לפי הבנק.
- חשבון המחאות לפירעון: הקופה שאליה ייזקפו השיקים הדחויים בכרטסת (חובה ספק / זכות חשבון זה). זהו שדה חיפוש — בחרו את הקופה פעם אחת; הבחירה נשמרת לפעם הבאה ומוצגת ממולאת מראש, וניתן לשנותה בכל עת.
- ניכוי מס במקור %: אחוז הניכוי נטען אוטומטית מכרטיס הספק (ניתן לעדכן). המערכת מחשבת את סכום השיקים נטו (לאחר הניכוי).
- מספר שיקים (פיצול): לפיצול לשיקים דחויים — כל שיק נדחה בחודש מהקודם.
- מספר שיק ראשון: המספר הרץ בפנקס; השיקים הבאים ממוספרים אוטומטית ברצף.
- תאריך שיק ראשון: תאריך הפירעון של השיק הראשון.
בתחתית החלון מוצגת תצוגה מקדימה הניתנת לעריכה של כל השיקים (מספר, תאריך וסכום): אפשר לשנות סכום של שיק מסוים, לנעול שורה ("אל תשנה"), והמערכת תאזן את היתרה שווה בשאר השיקים. כפתור ההפקה נפתח רק כשהחלוקה מאוזנת.
שלב 3: ההפקה — מה מקבלים ומה נרשם
לחצו "הפקת שיקים". המערכת מפיקה קובץ PDF של השיקים (שניים בעמוד, מוכן להדפסה). כל שיק מופק עם ספח המפרט את האסמכתאות שנכללו, סה"כ, ניכוי מס במקור וסכום לתשלום — וכן הסכום במילים והערת הגנה מפני שינוי. הספח מהווה גם אישור על ניכוי מס במקור.
במקביל, ההוצאות שסומנו נסגרות, ונרשמת אוטומטית תנועת תשלום שסוגרת את כרטיס הספק:
- הספק מחויב בסכום ששולם — כך החוב אליו מתאפס בכרטסת.
- הזיכוי נרשם לחשבון "המחאות לפירעון" שבחרתם (ולא ישירות לבנק), כיוון שהשיקים דחויים.
- אם הוגדר ניכוי מס במקור — נרשמת בנוסף תנועת ניכוי מתאימה.
- הבנק עצמו ייזקף בהמשך, בעת פירעון השיק והתאמת דף הבנק.
סיום בהצלחה
הפקתם שיקים מסודרים לספק בתהליך אחד — כולל ספח, ניכוי מס במקור, פיצול לשיקים דחויים, סגירת ההוצאות וסגירת כרטיס הספק בהנהלת החשבונות.
טיפים נוספים לייעול העבודה:
• חשבון "המחאות לפירעון" נשמר ברמת הלקוח — בחרו אותו פעם אחת, ובפעמים הבאות הוא יופיע ממולא מראש.
• הגדירו את אחוז ניכוי המס בכרטיס הספק — הוא ייטען אוטומטית בכל הפקה.
• לתשלום בפריסה — השתמשו בפיצול לשיקים דחויים; המערכת תמספֵר, תתארֵך ותפזר את הסכום אוטומטית.
• בתצוגה המקדימה אפשר לנעול שורה ולאזן את היתרה בשאר השיקים.