הפקת הזמנת רכש

כאן נפרט מה יש להזין בכל שדה בעת מילוי הזמנת רכש

• תאריך המסמך – שדה חובה. ניתן לבחור תאריך מוקדם מהיום אך חובה לבחור תאריך שלא יהיה מוקדם יותר מהזמנת הרכש הקודמת שהופקה במערכת.

• ספק – בחירת ספק נעשית באמצעות הקלדת שם הספק. אם הספק קיים במערכת יש לבחור ספק מתוך רשימת הספקים שלכם. במידה ויוצרים ספק חדש המערכת תציין לכם 'ספק מזדמן – ללא כרטיסיה'. במידה ועדיין רוצים להכניס את הספק הנ"ל לספקים הקבועים ניתן ללחוץ על כפתור 'חדש' משמאל לספק ולהזין את פרטי הספק למאגר הספקים הקבועים.

• תיאור – כותרת המסמך, שדה שאינו חובה למילוי

• הפק מסמך באנגלית – יופיע במידה ומוגדר לחברה הקמת מסמך באנגלית. מוגדר דרך מסך הגדרות -> פרטי העסק. ניתן לסמן 'הפק מסמך באנגלית'. במידה והמסמך מופק באנגלית המקור תמיד יישמר בעברית וישלח לספק העתק המסמך באנגלית.

המחיר בפריטים כולל מע"מ – יופיע במידה ומוגדר לחברה אפשר את האופציה או ברירת מחדל כולל מע"מ עבור האפשרויות ב-'כלול מע"מ במחירי הפריטים במסמכים'. מוגדר דרך מסך הגדרות -> פרטי העסק. במידה ומסומן הסכום שיוקלד בתוך הפריט יהיה כבר כולל את המע"מ בתוכו.

מטבע ראשי של המסמך – יופיע במידה ומוגדר לחברה שערי מטבע. מוגדר דרך מסך הגדרות -> פרטי העסק. סוג המטבע של הסכום הסופי של המסמך. שער המטבע המחושב במסמך הינו השער המעודכן להיום של המטבע הנבחר. במידה וצריך לעדכן שער אחר משער המטבע של היום ניתן לערוך אותו עם כפתור העיפרון הממוקם ליד בחירת המטבע שער הראשי

• פירוט תשלומים:
  • פירוט – פרטי המוצר / שירות העסקה. חובה למלא.

• הוספת פריט חדש לרשימת הפריטים – ברגע שמקלידים פריט שלא מופיע ברשימת הפריטים מופיע כפתור: הוסף פריט חדש. בלחיצה עליו תיפתח חלונית מבלי לצאת ממסך עריכת הזמנת הרכש ובה ניתן להגדיר את הפריט ואת המק"ט, את המחיר הקבוע כמו במסך פריטים.

• פריטים קיימים:
  • מע"מ – ניתן לבחור רגיל / כולל / פטור (האפשרות של פטור רק עבור עסקים היכולים להוציא חשבוניות מעורבות)
  • מק"ט – תוכלו לבחור מרשימת הפריטים שלכם או להשאיר ריק
• כמות – מסמלת את כמות הפריטים הנמכרת. להשאיר 1 אם לא רלוונטי.

• מחיר ליחידה – כאן יוגדר המחיר ליחידה אחת של הפריט. המערכת תכפיל את המחיר בכמות הפריטים ותוסיף לתוצאה הסופית את המע"מ. (למעט במקרה שמסומן: 'המחיר בפריטים כולל מע"מ')

• מטבע – סוג המטבע של סכום שורת התשלום – יופיע במידה ומוגדר לחברה שערי מטבע. מוגדר דרך מסך הגדרות -> פרטי העסק. סוג המטבע של הסכום הסופי של המסמך.

• הנחה לפריט – באחוזים –  יופיע במידה ומוגדר לחברה הנחה לפריט. במידה ונדרשת הנחה בקשו מאיתנו ונוסיף לכם.

• שינוי שער המטבע עבור שורת הפריט – יופיע במידה ומוגדר לחברה שערי מטבע. מוגדר דרך מסך הגדרות -> פרטי העסק. שער המטבע המחושב במסמך הינו השער המעודכן להיום של המטבע הנבחר. במידה וצריך לעדכן שער אחר משער המטבע של היום ניתן לערוך אותו עם כפתור העיפרון הממוקם ליד בחירת המטבע.

• אם טעיתם במילוי פרטי השורה, תוכלו ללחוץ על כפתור המחיקה בסוף השורה.
• הערות – יופיעו מתחת לפירוט המסמך
• הערות קבועות – אלו הערות קבועות שמופיעות בתחתית המסמך אשר ניתן להגדירם במסך: 'הערות קבועות למסמך -> מסמכים בעברית/מסמכים באנגלית'. הן יופיעו מתחת להערות המסמך ובהפקת המסמך ניתן לערוך גם אותן.
• תוכן בתחתית המסמך – יופיע בתחתית המסמך
• תוכן נוסף במייל לספק – במידה ותרצו, תוכלו להוסיף תוכן נוסף אשר ישלח לספק במייל שעימו מועבר המסמך.

בסיום מילוי פרטי הזמנת הרכש תוכלו ללחוץ על "תצוגה מקדימה". דוגמא של המסמך תיפתח בתוך חלונית. במידה והמסמך נראה תקין, לחצו על "הפק את המסמך".

מייל עם לינק להזמנת רכש מקור תישלח לספק עם קובץ PDF חתום דיגיטלית. גם ליוצר הזמנת הרכש יישלח מייל דומה. ניתן לבטל את המייל שנשלח ליוצר הזמנת הרכש במסך הגדרות -> התראות.